UPDATE: Vrei să lucrezi cu interni? Șapte lucruri pe care trebuie să le știi

Legea privind internshipul nr. 176/2018 este cea care trasează regulile pentru organizarea internshipurilor în mediul privat și nu numai. Practic, apariția acestei legi, în august 2018, a făcut ca toate programele de internship pe care companiile le derulau la vremea respectivă să trebuiască să se deruleze pornind de la principiile și normele din noua lege. În contextul acestei legi, cel care organizează programul de internship poartă denumirea de organizație-gazdă.

1. Cine poate lucra cu interni?

"În funcție de numărul de salariați, organizația-gazdă poate încheia în mod simultan contracte de internship pentru un număr de interni care nu poate fi mai mare de 5% din numărul total al salariaților. Prin excepție (...) organizația-gazdă care are încadrați cel mult 20 salariați poate încheia simultan cel mult două contracte de internship", scrie în lege. Practic, asta înseamnă că și o firmă cu doi angajați poate avea unul sau doi interni.

Concret, organizația-gazdă este o entitate cu personalitate juridică, la care internul desfășoară o activitate specifică, în baza unui contract de internship. Încheierea contractului de internship este obligatorie, iar o persoană nu poate fi decât o dată intern la aceeași companie.

Cine nu poate încheia contracte de internship, potrivit actului normativ:

• organizațiile gazdă care au mai fost în raporturi de muncă sau de serviciu cu persoanele care doresc să încheie contract de internship;
• organizațiile gazdă la care calitatea de administrator/asociat este deținută de una sau mai multe persoane fizice sau juridice care au calitatea de administrator/asociat față de alți angajatori/ organizații gazdă cu care persoanele au mai fost în raporturi de muncă sau de serviciu;
• cei care au încheiat contractul de internship cu scopul de a evita încheierea unui contract de muncă (chestiune interzisă, contractul fiind nul), pe o perioadă de trei ani de la data aplicării sancțiunii.

2. Desemnarea unuia dintre angajați ca îndrumător al internului

Internul trebuie să lucreze în organizația gazdă sub coordonarea directă a unui îndrumător, ales dintre salariații calificați, cu o experiență de cel puțin un an în domeniul de activitate în care se face internshipul respectiv. Asta înseamnă că, dacă firma va avea un internship pe vânzări și un altul pe IT, să zicem, fiecăruia dintre ei îi va trebui un alt îndrumător (iar fiecare se poate ocupa de maximum trei interni, potrivit legii).

"Exercitarea activităţii îndrumătorului se include în fișa postului și în programul normal de lucru al acestuia", se prevede în act. Totuși, firma nu poate desemna ca îndrumător un salariat sancționat disciplinar (și pentru care sancțiunea nu a fost radiată). În plus, îndrumătorul nu poate fi remunerat suplimentar pentru asta, pentru că activitatea sa în legătură cu internshipul va fi inclusă în programul său normal de lucru.

3. Contract înregistrat + indemnizație minimă

Internshipul nu mai poate fi făcut fără contract, pentru că organizatorul riscă amenzi de până la 20.000 de lei pentru fiecare persoană găsită fără contract și pentru care se pretinde prestarea activității în regim de internship. Este practic aceeași sancțiune ca pentru neîncheierea contractului de muncă. Există stabilit inclusiv un model oficial de contract de internship.

În plus, firmele riscă aceleași amenzi dacă nu declară la stat contractele respective. Avem, așadar, la fel ca în cazul contractelor de muncă, obligația de a le înregistra pe cele de internship într-un registru special, accesibil aici. Practic, în acest registrul electronic se completează date cu privire la fiecare dintre interni: elemente de identificare, data la care s-a încheiat contractul, data de începere a activității, durata (maximum șase luni, în orice caz), cu cât este plătit internul, ce activitate se prestează în internship și data încetării contractului. Completarea registrului electronic se va face în ordinea încheierii contractelor, prevede legea.

Prin contract trebuie prevăzută în mod obligatoriu suma de bani pe care o va primi internul lunar. Legea impune un cuantum minim al indemnizației de internship: cel puţin 50% din salariul de bază minim brut (care, în iulie 2023 înseamnă 1.500 de lei), suma fiind acordată proporţional cu numărul de ore de activitate desfăşurată. 

Câte ore poate munci internul? Durata timpului de muncă pentru un intern este de maximum 40 de ore pe săptămână şi se stabileşte prin contractul de internship. În cazul internilor sub 18 ani, legea stabilește maximum 30 de ore pe săptămână, dar nu mai mult de 6 ore pe zi. Cât despre întinderea contractului de internship, maximul e dat de chiar durata maximă a unui program de internship - 720 de ore într-o perioadă de șase luni.

De asemenea, trebuie reținut că indemnizația de internship e asimilată salariilor și impozitată ca atare.

4. Ce (nu) poate face internul pentru organizația-gazdă

În contractul de internship (și, mai detaliat, în fișa de internship) trebuie menționat obligatoriu cu ce anume se va ocupa internul în firma respectivă. Regula este că el nu va putea fi folosit pentru alte activități decât cele care sunt trecute în contract și în fișa de internship, eventual. De asemenea, legea prevede că internii nu pot fi puși să facă muncă necalificată sau în condiții vătămătoare sau grele.

De altfel, ca și pentru salariații săi, firma trebuie să-i asigure internului condițiile de securitate și sănătate în muncă și să-l instruiască pe acesta despre riscurile din unitate. Totuși, firma va putea să-l sancționeze pe intern, dacă acesta încalcă regulamentele interne, contractul și/sau fișa de internship.

Internul nu poate lucra mai mult de 40 de ore săptămânal, iar legea interzice efectuarea de ore suplimentare și impune firmei respective să țină evidența strictă a timpului în care internul lucrează, evidență pe care va trebui să o prezinte inspectorilor veniți în control ori de câte ori va fi cerută. Nerespectarea duratei maxime a timpului prevăzut pentru activitatea de internship îi poate aduce firmei o amendă între 4.000 și 6.000 de lei.

5. Obligații la finalul stagiului

Legea prevede obligația desfășurării unei proceduri de evaluare a internului. Asta presupune un referat de evaluare, pe care-l va face îndrumătorul, în termen de cinci zile lucrătoare de la finalizarea programului. "În situația în care contractul de internship încetează din motive neimputabile organizației-gazdă anterior termenului pentru care a fost încheiat, îndrumătorul va încheia referatul de evaluare pentru perioada desfășurată din contractul de internship, cu precizarea explicită a motivului încetării acestuia", scrie în lege.

Referatul trebuie să-i fie dat internului în termen de cinci zile lucrătoare de la finalizarea programului. Următorul pas obligatoriu este eliberarea unui certificat de internship din care să reiasă în ce perioadă s-a făcut stagiul, ce activități s-au desfășurat și ce calificativ a luat internul la evaluare. "Certificatul de internship poate atesta inclusiv efectuarea practicii de specialitate obligatorii prevăzute în planul de învățământ, în conformitate cu Legea nr. 258/2007 privind practica elevilor și studenților", scrie în actul normativ.

Notă: Organizația gazdă care pune în contract clauze contrare prevederilor din lege riscă amenzi între 300 și 1.000 de lei. De asemenea, cu amenzi de până la 4.000 de lei pot fi sancționați și cei care nu le dau internilor înainte un exemplar din contractul de internship, care folosesc internii pentru alte activități decât cele stabilite la început și care-i pun să facă muncă necalificată sau periculoasă.

6. Putem lucra cu interni la distanță?

Într-o companie unde specificul activității permite procesul de învățare și munca efectivă să fie prestate din orice alt loc decât sediul angajatorului, din fața unui laptop, poate fi ușor de imaginat și un program de internship care se petrece integral la distanță. Ca să vedem în ce măsură internshipul s-ar putea face la distanță, adică fără ca internul să vină la sediul companiei, trebuie să vedem care sunt caracteristicile programului de internship și dacă apare pe undeva în Legea 176 condiția ca acesta să fie fizic prezent în firmă.

Pe perioada programului de internship, internul se obligă să presteze activitățile prevăzute în contractul de internship pentru și sub autoritatea organizației-gazdă, sub directa coordonare a unui îndrumător, desemnat de conducătorul organizației-gazdă dintre salariații calificați, cu o experiență de cel puțin un an în domeniul de activitate în care urmează să se desfășoare programul de internship. În legea nu este prevăzut că această coordonare nu se poate face la distanță, via Zoom, de pildă.

7. Un contract de internship se poate „transforma” într-unul de muncă?

Da. Da, tocmai de aceea Legea internshipului conține un stimulent financiar pentru firmele care fac asta - o primă de câte 1.000 de euro pentru fiecare contract de internship devenit contract de muncă pe perioadă nedeterminată (cu același intern care devine angajat, desigur), bani pe care firmele îi pot cere de la stat (prima se acordă o singură dată). 

Merită să citești și: Internshipul nu e perioadă de probă și orice lucrător care prestează activitate pentru angajator trebuie remunerat

În fine, dacă tot suntem aici, e cazul să subliniem o chestiune foarte importantă, care poate duce la ceva confuzii în practică. Internshipul și stagiatura, reglementată prin Legea nr. 335/2013 privind efectuarea stagiului pentru absolvenții de învățământ superior, sunt două chestiuni total diferite. Pentru angajatori, din perspectiva subvențiilor pe care le pot cere de la stat pentru contractele încheiate cu interni ori stagiari, deosebirea dintre stagiatură și internship este cu atât mai importantă. Comparația dintre cele două este detaliată în acest material.