Ghidul companiei privind angajarea în 2016: obligații legale înainte și după ce ai recrutat un nou salariat

În vederea derulării relatiilor de muncă, angajatorul trebuie să țină cont de următoarele aspecte:

1. Efectuarea examenului medical la angajare – anterior angajării

O persoană poate fi angajată în muncă numai în baza unui certificat medical, care constată că cel în cauză este apt pentru prestarea muncii. Certificatul medical emis de medicul de medicina muncii poartă denumirea de fișa de aptitudini. Nerespectarea acestor prevederi atrage nulitatea contractului individual de muncă.

2. Întocmirea contractului individual de muncă – anterior angajării

Încadrarea în muncă a unei persoane se realizează, potrivit Codului Muncii, numai prin încheierea unui contract individual de muncă, în temeiul căruia persoana fizică, în calitate de salariat, se obligă să presteze muncă pentru și sub autoritatea unui angajator, persoana fizică sau juridică, în schimbul unei remunerații denumite salariu.

Contractul individual de muncă se încheie în baza consimțământului părților, în formă scrisă, în limba română. Obligația de încheiere a contractului individual de muncă în formă scrisă revine angajatorului.

Menționăm că în contractele individuale de muncă nu pot fi incluse clauze contrare sau drepturi sub nivelul minim stabilit prin acte normative ori prin contracte colective de muncă.

Un exemplar al contractului individual de muncă se înmânează salariatului la momentul semnării acestuia, adică anterior începerii efective a activității, încălcarea acestei obligații de către angajator constituie contravenție și se sancționează cu amendă între 1500 – 2000 lei.

Anterior încheierii sau modificării contractului individual de muncă, angajatorul are obligația de a informa persoana selectată în vedera angajării ori, după caz, salariatul, cu privire la clauzele esențiale pe care intenționează să le înscrie în contract sau să le modifice. Obligația de informare a persoanei selectate în vederea angajării sau a salariatului se consideră îndeplinită de către angajator la momentul semnării contractului individual de muncă sau a actului adițional, după caz.

3. Înregistrarea contractului individual de muncă în Registrul General de Evidență a Salariaților – anterior angajării

Fiecare angajator are obligația de a înființa și transmite la Inspectoratul Teritorial de Muncă un registru general de evidență a salariaților și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Anterior începerii activității, contractul individual de muncă se înregistrează în registrul general de evidență a salariaților, care se transmite inspectoratului teritorial de muncă.

Angajatorul este obligat ca, anterior începerii activității, să înmâneze salariatului un exemplar din contractul individual de muncă.
HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților stabilește metodologia de întocmire și completare a registrului general de evidență a salariaților, înregistrările care se efectuează și orice alte elemente în legătură cu acesta.

4. Întocmirea dosarului personal al salariatului

Angajatorul are obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariați, de a-l păstra în bune condiții la sediu, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului va conține cel puțin următoarele documente:

• Documente de identitate: copie CI/BI, certificat de naștere, certificat de căsătorie(*), certificate de naștere copii(*);
• Documente de studii: diploma de absolvire de la ultima instituție de învățământ, certificate cursuri de calificare/specializare/perfecționare;
• Documente de muncă: nota de lichidare de la ultimul angajator, adeverința privind stagiul de cotizare la CASS cu zilele de stagiu și veniturile realizate în ultimele 6 lunii la ultimul angajator, copie carnet de muncă(*);
• Documente de bonitate: cazier judiciar(*), permis auto(*);
• Declarații pe propria răspundere a viitorului angajat: declarația privind funcția de bază, declarația privind persoanele în întreținere, declarația privind persoanele coasigurate, declarație privind casa de sănătate la care este arondat;
• Declarația salariatului că a luat la cunoștință de prevederile Regulamentului de Ordine Interioară;
• Extras de cont bancar;
• Contractul individual de muncă și fișa de post semnate de ambele părți.

Pe durata derulării cotractului individual de muncă, dosarul de personal va fi completat cu  actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă.

5. Salarizarea

Salariul reprezintă contraprestația muncii depuse de salariat în baza contractului individual de muncă. La stabilirea și la acordarea salariului este interzisă orice discriminare pe criterii de sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârstă, apartenență națională, rasă, culoare, etnie, religie, opțiune politică, origine socială, handicap, situație sau responsabilitate familială, apartenență ori activitate sindicală.

Salariile se plătesc înaintea oricăror alte obligații bănești ale angajatorilor.

Angajatorul are obligația să plătească toate contribuțiile și impozitele aflate în sarcina sa, precum și să rețină și să vireze contribuțiile și impozitele datorate de salariați, în condițiile legii.

• Salariul de bază minim brut pe țară garantat în plată

În prezent cuantumul salariului de bază minim brut pe țară este de 1050 lei. Totuși, trebuie ținut cont că, în conformitate cu prevederile HG nr. 1017/2015, începând cu data de 1 mai 2016, salariul de bază minim brut pe țară garantat în plată se stabilește la 1250 lei lunar.

Stabilirea salariului de bază sub nivelul celui de mai sus constituie contravenție și se sancționează cu amenda de la 1.000 lei la 2.000 lei, pentru fiecare contract individual de muncă în care salariul minim este stabilit sub cel menționat de lege.

6. Contribuții sociale în anul 2016

Angajator

a) Cotele de contribuție de asigurări sociale pentru 2016 sunt:

• pentru condiții normale de muncă – 15,8%
• pentru condiții deosebite de muncă – 20,8%
• pentru condiții speciale de muncă si pentru alte condiții de muncă – 25,8%

b) Contribuția la somaj - 0,5%.
c) Cota de contribuție de asigurări sociale de sănătate -  5,2%
d) Cota de contribuție pentru concedii si indemnizatii de asigurări sociale de sănătate - 0,85%
e) Cota de contribuție la fondul de garantare a creanțelor salariale - 0,25%
f) Cota de contribuție de asigurare pentru accidente de muncă și boli profesionale - între 0, 15% și 0,85% diferențiată în funcție de clasa de risc, conform legii.
g) Cota de contribuție la fondul de handicap - conform prevederilor Legii nr. 448/2006 privind protectia și promovarea drepturilor persoanelor cu handicap.

Angajat
a) Cota de contribuție de asigurări – 10.5%
b) Contribuțiile la somaj - 0,5%.
c) Cota de contribuție de asigurări sociale de sănătate - 5,5%
d) Impozitul pe venitul din salarii - 16%

Menționăm că salariații beneficiază de deducerea personală după cum urmează:

Deducerea personala se acordă pentru persoanele fizice care au un venit lunar brut de până la 1.500 lei inclusiv (pana la 1.000 lei inclusiv – in 2015), astfel:

a. pentru contribuabilii care nu au persoane în întreținere – 300 lei;
b. pentru contribuabilii care au o persoana în întreținere – 400 lei;
c. pentru contribuabilii care au doua persoane în întreținere – 500 lei;
d. pentru contribuabilii care au trei persoane în întreținere – 600 lei;
e. pentru contribuabilii care au patru sau mai multe persoane în întreținere – 800 lei.

Pentru contribuabilii care realizeaza venituri brute lunare din salarii cuprinse între 1.501 lei și 3.000 lei, inclusiv, deducerile personale sunt degresive față de cele de mai sus și se stabilesc prin ordin al ministrului finanțelor publice.

Pentru copilul minor aflat în întreținerea părinților sau a tutorelui deducerea personală se acordă fiecăruia dintre părinți, respectiv tutorelui.