Ghid ONPCSB: Cum își pot da seama firmele sau specialiștii dacă un client prezintă riscuri de spălare a banilor

Ghidul este inclus în Ordinul ONPCSB 24/2021 și este disponibil exclusiv online pe site-ul Oficiului. Acesta se adresează în principal firmelor și specialiștilor care au obligații legale în domeniul prevenirii spălării banilor.

Conform documentului, poate cel mai important instrument de care trebuie să se folosească firmele pentru a identifica riscurile ridicate sau scăzute de spălare a banilor este reprezentat de (1) aplicarea eficientă a regulilor indicate la articolul 24 din Legea 129/2019 (cadrul legal al prevenirii și combaterii spălării banilor). Mai precis, este vorba, în esență, de:

• măsuri de cunoaștere a clientelei;
• măsuri de raportare, păstrare a evidențelor și a tuturor documentelor conform cerințelor legale și de furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităților;
• măsuri de control intern, evaluare și gestionare a riscurilor, managementul de conformitate și comunicare;
• măsuri de protecție a personalului propriu (implicat în procesul de aplicare a acestor politici) împotriva oricăror amenințări ori acțiuni ostile sau discriminatorii;
• instruirea și evaluarea periodică a angajaților.
• termenul în care elementele comune ale operațiunilor care au o legătură între ele prezintă relevanță, precum și orice alte scenarii ce ar putea da naștere unor tranzacții legate între ele.

„Precizăm că emiterea și aplicarea respectivelor norme și proceduri nu este condiționată în nicio circumstanță de existența situațiilor prezentate exemplificativ în acest ghid, fiind o obligație care decurge din lege și a cărei neîndeplinire sau îndeplinire incompletă/defectuoasă constituie contravenție. Astfel, fără aplicarea riguroasă de către entități a măsurilor specifice detaliate în normele și procedurile interne, recunoașterea situațiilor de risc ridicat/scăzut de spălare a banilor care pot interveni în derularea activităților curente devine dificilă sau chiar imposibilă”, scriu cei de la ONPCSB în actul normativ.

Desigur, chestiunile indicate de autorități trebuie adaptate de fiecare companie la specificul activității, dar și în funcție de relațiile de afaceri, clienți, produse sau servicii.

Din moment ce salariații sunt cei expuși la situațiile în care poate apărea un risc ridicat sau scăzut de spălare a banilor, este foarte important ca aceștia să fie instruiți cel puțin o dată pe an. Totodată, este esențial ca politicile, normele, procedurile și mecanismele să fie prezentate salariaților, pentru ca aceștia să le poată pune în aplicare efectiv.

O a doua chestiune majoră este, potrivit autorităților, ideea de (2) a aplica măsurile de cunoaștere a clientelei în funcție de riscurile identificate. Astfel, Legea 129/2019 face referire la măsuri standard de cunoaștere a clientelei și, în funcție de situație, la măsuri suplimentare sau la măsuri simplificate.

Principalele indicii în funcție de care ONPCSB spune că firmele își pot da seama că un client prezintă un risc ridicat de spălare a banilor (caz în care trebuie aplicate măsuri suplimentare) se referă la:

• relația de afaceri se derulează în circumstanțe neobișnuite;
• clienții au reședința în zone geografice cu risc ridicat;
• persoane juridice sau entități fără personalitate juridică cu rol de structuri de administrare a activelor personale;
• societăți cu acționari aparenți sau acțiuni la purtător;
• activități comerciale în cadrul cărora se rulează mult numerar;
• structura acționariatului societății pare neobișnuit sau excesiv de complexă, prin raportare la activitatea derulată.

Pe de altă parte, indicii care dau de înțeles că vorbim de clienți cu risc redus (caz în care se pot aplica măsuri simplificate) sunt cele în care vorbim de clienți cu reședința în zone geografice cu risc redus, administrații publice sau întreprinderi publice, societăți publice cotate la bursă.

Mai departe, documentul amintit prezintă indicii de risc care se referă la produsele, serviciile, tranzacțiile și canalele de distribuție din activitatea clienților. Un risc ridicat apare dacă vorbim de:

• produse sau tranzacții care pot favoriza anonimatul;
• relații de afaceri sau tranzacții la distanță fără măsuri de identificare;
• plăți primite de la terți necunoscuți sau neasociați;
• produse noi, practici comerciale noi și mecanisme de distribuție noi;
• tranzacții cu petrol, arme, metale prețioase, produse din tutun, obiecte de artă;
• tranzacții sau relații de afaceri cu persoane expuse public sau cu clienți ai căror beneficiari reali sunt persoane expuse public.

Indicii de risc scăzut în această zonă sunt, de exemplu, produsele care sunt încadrate la categoria de risc redus, produsele în cazul cărora riscul de spălare a banilor este gestionat prin limite financiare sau transparența proprietății.

Apoi mai sunt amintite și indicii ce țin de localizarea geografică, ce pot arăta că o activitate este de risc ridicat:

• țări lipsite de sisteme efective de combatere a spălării banilor;
• țări cu un nivel ridicat al corupției;
• țări supuse unor sancțiuni ori embargouri de către Uniunea Europeană sau Organizația Națiunilor Unite, de exemplu;
• relații de afaceri și tranzacții ce implică persoane din țări care nu aplică (suficient) standarde internaționale de prevenire și combatere a spălării banilor sau care sunt cunoscute ca fiind necooperante;
• persoane fizice sau juridice stabilite în țări terțe cu grad ridicat de risc (identificate astfel de Comisia Europeană).

Pe de altă parte, indicii despre riscuri reduse de spălare a banilor sunt, printre altele:

• țări care fac parte din Uniunea Europeană;
• țări terțe care au sisteme eficiente de combatere a spălării banilor;
• țări terțe cu un nivel scăzut al corupției.

„Aplicarea circumstanțiată pe bază de risc a măsurilor de cunoaștere a clientelei constituie un principiu și un suport esențial în recunoașterea concretă de către entitățile reglementate a situațiilor de risc scăzut/ridicat. Beneficiile unei astfel de abordări constau în principal în evitarea alocării inutile a unor resurse în cazul clienților cu risc scăzut și posibilitatea focalizării atenției asupra clienților ce presupun vulnerabilități majore”, este explicat în ordinul ONPCSB.

Prin urmare, atunci când analizează riscurile, regula de bază este ca în toate situațiile firmele să ia în considerare factorii de risc indicați în lege, dar și aspecte precum:

• scopul inițierii unei relații sau efectuării unei tranzacții ocazionale; nivelul activelor care urmează a fi tranzacționate de un client sau dimensiunea tranzacțiilor deja efectuate; regularitatea sau durata relației de afaceri;
• dacă tranzacțiile sunt complexe, cu valori neobișnuit de mari, neîncadrate în tiparul obișnuit sau n-au un scop economic, comercial sau legal evident.

În baza analizelor făcute de firme, fiecare client este încadrat într-o anume categorie de risc. De aici pornește și tratamentul diferențiat pe care firmele îl aplică pe durata relației cu respectivii clienți.

Mai departe, crucial este ca (3) strategia folosită pentru stabilirea riscurilor să fie revizuită periodic, din moment ce metodele și tehnicile de spălare a banilor sunt într-un proces constant de evoluție.

De asemenea, alt aspect important ține de (4) sursele de informare folosite de către companii. „Un alt aspect important, cu implicații majore în capacitatea entităților de a recunoaște situațiile de risc ridicat/scăzut de spălare a banilor, îl constituie sursa și calitatea informațiilor pe baza cărora este stabilit nivelul de risc al clienților și al tranzacțiilor pe care aceștia le derulează. Aceste informații trebuie să fie actuale și exacte, să provină din surse serioase, credibile. Este obligatoriu ca entitățile să fie corect informate cu privire la clienții lor, la identitatea și activitatea acestora, pentru că doar așa pot avea o imagine de ansamblu a tuturor circumstanțelor a căror înțelegere ar putea conduce la stabilirea gradului concret de risc de spălare a banilor al oricărei situații intervenite în activitatea curentă”, mai scrie în ghid.

În fine, odată ce un risc este detectat, autoritățile recomandă aplicarea unor criterii conform cărora:

• să fie tratate cu maximă atenție tranzacțiile cu risc sporit;
• să fie plasate operațiunile analizate în contextul mai larg al domeniului de activitate și al specificului afacerii clientului, al altor informații pe care entitățile le dețin despre clientul lor;
• să fie analizate eventualele neconcordanțe între scopul declarat și cel real al tranzacțiilor;
• să fie evaluate eventualele aspecte de natură infracțională, precum orice circumstanțe relevante care pot fi legate de tranzacțiile în cauză;
• să obțină și să analizeze toate documentele justificative care ar putea clarifica natura și scopul inițierii unor fluxuri financiare complexe și neobișnuite.

„Avertizăm asupra faptului că persoanele care dețin bunuri având o proveniență ilicită și organizațiile teroriste își permit să angajeze și să plătească corespunzător specialiști în materia legislației fiscale și contabile care au rolul de a cosmetiza activitățile financiare ale grupărilor de crimă organizată pentru ca doar cu greu să poată fi făcută o distincție între acestea și tranzacțiile legale”, este subliniat în actul normativ.

În a doua sa parte, documentul pus la dipoziție de autorități vine cu sfaturi și indicii specifice anumitor domenii de activitate, printre care se numără dezvoltările imobiliare, jocurile de noroc, domeniul IFN-urilor sau domeniul fiscaliștilor.