Obligatii dupa infiintarea unei societati comerciale

Autor:
Mirela Novac, consultant fiscal

Obligatii de evidenta contabila si raportare conform Legii nr. 82/1991 a contabilitatii
• Organizarea evidentei financiar – contabile, respectiv tinerea la zi a registrelor contabile obligatorii si intocmirea situatiilor financiare anuale.
• Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise.
• Orice operatiune economico-financiara efectuata de societate se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.
• Obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Obligatiile privind organizarea evidentei contabile a societatii revin administratorului, care poate opta pentru infiintarea unui departement intern de evidenta contabila pe baza de contract individual de munca cu persoane cu pregatire de specialitate sau prin contract de prestari servicii cu persoane fizice sau juridice autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.

Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.

Obligatii ce decurg din Legea nr. 31/1990 a societatilor comerciale

• Societatea trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea.
• Situatiile financiare anuale vor fi intocmite conform legii. In urma aprobarii lor de catre adunarea generala a asociatilor, administratorii vor depune la registrul comertului, in termen de 15 zile de la data adunarii generale, copii ale situatiilor financiare anuale, in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata.
• Incadrarea salariatilor la societatile comerciale se face pe baza de contract individual de munca, cu respectarea legislatiei muncii si asigurarilor sociale.
• Daca se constata o pierdere a activului net, capitalul social subscris va trebui reintregit sau redus inainte de a se putea face vreo repartizare sau distribuire de profit.
• Este interzisa creditarea de catre societate a administratorilor acesteia, precum si acordarea de imprumuturi administratorilor.

Obligatii specifice de protectia muncii si prevenirea si stingerea incendiilor

Aceste obligatii revin societatii infiintate in cazul in care angajeaza personal cu contract de munca.
• Redactarea si afisarea Regulamentului de ordine interioara;
• Afisarea programului de lucru si a pauzelor.
• Instruirea personalului privind protectia muncii prin contract cu un inspector de protectia muncii si PSI abilitati.
• Indeplinirea obligatiilor de medicina muncii prin contract cu persoane abilitate.
• Inregistrarea contractelor de munca in maxim 20 de zile de la data inceperii activitatii salariatilor/ respectiv cu 24 ore inainte inceperii activitatii – valabil din 1 ianuarie 2010;
• Intocmirea fiselor de post ale salariatilor;

Obligatii specifice societatilor care lucreaza cu publicul (vanzari en detail si alte activitati de comert)

• Afisarea la loc vizibil a Certificatul de inmatriculare (in copie).
• Afisarea limitele de adaos comercial practicat (in cazul societatilor ce desfasoara activitati de comert.
• Afisarea programului de lucru publicul si a pauzelor.
• Afisarea telefonului pentru oficiul de protectie a consumatorului si a condicii privind reclamatiile consumatorilor.
• Afisarea textului de lege privind oobligatia clientilor de a solicita si de a pastra bonul fiscal pana la iesirea din unitate.
• Afisarea planului de evacuare, in caz de incendiu.
• Fiscalizarea, personalizarea si programarea casei de marcat cu coduri pentru fiecare produs.
• Obtinerea unui aviz metrologic anual pentru cantarele electronice, daca este cazul.
• Afisarea preturilor si a tarifelor cu TVA pentru fiecare tip de produs si serviciu.

Obligatii fiscale conform Codului Fiscal si al altor acte normative din domeniul fiscal

Calendarul obligatiilor generale declarative conform Codului Fiscal:
- Declaratia format 100 privind obligatii de plata la bugetul de stat. Se competeaza pentru impozitele retinute la sursa din venituri din salarii, dividende, drepturi de proprietate intelectuala, dobanzi, premii si jocuri de noroc, transferul de proprietati imobiiare, impozitul pe profit/ venit ect.(lunar sau trimestrial in functie de tipul impozitului).
- Declaratia format 102 privind obligatii de plata la bugetul asigurarilor sociale. Se completeaza in cazul in care exista angajati cu contract individual de munca pentru contributiile retinute la sursa si cele datorate de catre societate.
- Declaratia format 300 privind taxa pe valoare adaugata/ Decontul de TVA (lunar, trimestrial, semestrial, sau anual, dupa caz, in functie de vectorul fiscal al societatii si aprobarile obtinute in acest sens).
- Declaratia recapitulativa privind livrarile / achizitiile intracomunitare de bunuri si servicii VIES, format 390 (lunar, daca exista tranzactiii care fac obiectul acestui format).
- Declaratia informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national, format 394 (semestrial).
- Declaratia privind impozitul pe profit – format 101 este declaratia recapitulativa privind impozitu final ce se depune anual.
- Fisele Fiscale format FF1/ FF2 - formular 210 , pentru impozitul pe venituri din salarii (anual).
- Declaratie de mentiuni privind cifra de afaceri realizata in anul precedent sub plafonul de 100.000 euro pentru platitorii de TVA, conform art. 156^1 alin. 6 din Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, si o mentiune referitoare la faptul ca nu au efectuat achizitii intracomunitare de bunuri in anul precedent.
- Declaratia informativa privind livrarile de bunuri si prestarile de servicii efectuate in anul anterior- formular 392A.

Calendarul obligatiilor speciale, destinate anumitor domenii de activitate:
- Declaratia privind accizele – format 103, cu termen lunar.
- Declaratia privind taxele de organizare si exploatare a jocurilor de noroc - formular 105, cu termen lunar.
- Declaratia privind impozitul retinut pe veniturile cu regim de retinere la sursa, pe beneficiari de venit - formular 205 (anual).
- Declaratia informativa privind veniturile din economii obtinute din Romania de persoanele fizice rezidente in state membre ale Uniunii Europene, tari terte si teritorii dependente sau asociate - formular 400 (anual).
- Declaratia informativa privind veniturile obtinute de nerezidenti in Romania (anual).
- Declaratia informative privind livrarile de bunuri si prestarile de servicii efectuate in anul precedent, pentru persoanele impozabile neinregistrate in scopuri de TVA - formular 392B.
- Declaratia informative privind veniturile obtinute din vanzarea de bilete pentru transportul rutier international de persoane, cu locul de plecare din Romania in anul precedent - formular 393.
- Declaratia anuale privind impozitul pe reprezentante.