Dosarul personal al angajatului - cum il intocmesti corect

Articol scris de catre avocatul Irina Petrescu din cadrul Gi Group Staffing Company

Dispozitiile art. 34 din Legea nr. 53 din 2003 privind Codul muncii, republicata, denumit in continuare Codul muncii, instituie obligativitatea ca fiecare angajator sa infiinteze si sa gestioneze un registru general de evidenta a salariatilor, denumit in continuare REVISAL, care va fi completat si transmis inspectoratului teritorial de munca in ordinea angajarii, cuprinzand elementele de identificare ale tuturor salariatilor, data angajarii, functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, tipul contractului individual de munca, salariul, sporurile si cuantumul acestora, perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, perioada detasarii si data incetarii contractului individual de munca.

Coroborand prevederile Codului muncii cu cele ale art. 8 din Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 372, din 27 mai 2011, obligativitatea infiintarii si gestionarii REVISAL este dublata si de obligativitatea fiecarui angajator de a intocmi si gestiona un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii sai, de a il pastra in bune conditii la sediu, precum si de a il prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Prin prevederile H.G. nr. 500/2011 s-au reglementat, expres, in obligatia angajatorului, indiferent ca este o entitate juridica publica sau privata, intocmirea unui dosar personal pentru fiecare dintre salariati, pastrarea in bune conditii la sediu sau, precum si prezentarea acestuia inspectorilor de munca la solicitarea acestora, in cadrul misiunilor de control.

Prin instituirea obligativitatii angajatorului de a constitui un dosar personal al fiecarui angajat, legiuitorul vizeaza transpunere in format tiparit a datelor inregistrate de catre angajator in registrul electronic de evidenta a salariatilor, REVISAL, certificand legalitatea si corectitudinea completarii datelor in acest program electronic REVISAL.

Totodata, se instituie obligativitatea angajatorului ca, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul sa elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente in dosarul de personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care sa cuprinda inscrierile referitoare la persoana angajatului si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de catre acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie/ profesie si in specialitate in termen de cel mult 15 zile calendaristice de la data inregistrarii solicitarii angajatului.

Documentele eliberate de catre angajator angajatului trebuie sa fie in regim de copie certificata conforma cu exemplarul aflat in dosar, cu data, semnatura si stampila angajatorului, certificare ce se impune a fi facuta de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de catre persoana imputernicita de catre angajator pentru a acorda viza de conformitate cu originalul.

Totodata, se reglementeaza expres ca REVISAL si dosarele personale ale fiecarui angajat se vor pastra in conditii care sa asigure protectia datelor cu caracter personal potrivit prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor, modificata si completata.

De asemenea, fiind documente cu un regim aparte, acestea trebuie pastrate pentru o perioada ce excede perioadei de 5 ani si pentru o perioada maxima 49 de ani, astfel ca fiecare angajator trebuie sa isi organizeze propria sa arhiva in concordanta cu prevederile Legii nr. 16 din 1996 privind arhivele nationale, modificata si completata.

Prezentul articol vizeaza o modalitate de implementare a cadrului legal incident obligativitatii angajatorului de a intocmi si gestiona dosarele personale ale angajatilor, constituindu-se intr-o procedura orientativa la indemana angajatorului, plecand de la buna practica in materie.

Procedura se va aplica de catre persoanele care gestioneaza raporturile juridice de munca ale salariatilor angajatorului, denumiti generic inspectori de resurse umane, care, prin natura atributiilor statuate prin fisa postului, raspund de intocmirea, actualizarea, rectificarea, pastrarea si evidenta dosarelor profesionale/ personale.

Gestionarea dosarul personal/profesional al fiecarui angajat, indiferent ca se afla intr-un raport juridic de munca cu norma intreaga, partiala, pe perioada nedeterminata/determinata, vizeaza intocmirea, gestionarea, actualizarea, rectificarea si pastrarea lui.

Dosarul personal/profesional al fiecarui angajat se impune a cuprinde actele premergatoare si necesare angajarii: examenul de medicina muncii, oferta de angajare, contractul individual de munca impreuna cu fisa postului, actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca, orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea inregistrarilor ce se opereaza in REVISAL sau in carnetul de munca, inainte de eliminarea acestuia.

Compartimentul de personal/departamentul de HR, cum mai este cunoscut, este unica componenta din structura organizatorica a angajatorului, responsabila, prin inspectorii de resurse umane, de intocmirea, gestionarea, actualizarea, rectificarea si pastrarea dosarelor personale/profesionale ale angajatilor activi si inactivi, precum si a carnetelor de munca ale acestora, acolo unde este cazul.

Intocmirea, gestionarea si actualizarea dosarului personal/profesional al salariatului

Dosarul profesional al fiecarui angajat se poate intocmi potrivit unui format standard, ales de catre angajator si impus entitatii juridice, pe care o administreaza, aceasta presupunand urmatoarele date:
- Coperta
- Sectiunea A – Date cu caracter personal
- Sectiunea B – Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare
- Sectiunea C – Date referitoare la dosarul profesional
- Sectiunea D – Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori
- Sectiunea E – Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii
- Sectiunea F – Situatia concediilor de odihna si a altor tipuri de concedii
- Sectiunea G – Situatia disciplinara
- Sectiunea H – Accesul la dosarul personal/profesional

Fiecarui angajat i se intocmeste un singur dosar de personal, ce se va actualiza ori de cate ori se impune acest aspect.

Compartimentul de personal/departamentul de HR, prin intermediul inspectorului de resurse umane, care gestioneaza raporturile juridice de munca, intocmeste dosarul de personal pentru fiecare angajat in termen de 10 zile lucratoare de la data semnarii contractului individual de munca.

Compartimentul de personal/departamentul de HR, prin inspectorii sai de resurse umane, responsabili cu intocmirea si actualizarea dosarelor personale/profesionale, sunt obligati sa verifice copiile prezentate de catre angajat cu originalele acestora, urmand a le certifica, cu mentiunea copie conforma cu originalul, semnand si mentionand numele si functia detinute, precum si a datei la care certificarea a survenit.

Dosarul personal/profesional contine toate actele juridice si documentele ce evidentiaza activitatea profesionala a angajatului de la nasterea raporturilor juridice de munca pana la incetarea acestora, in conditiile legii.

Documentele din cadrul dosarului personal/profesional sunt indosariate in ordinea emiterii cronologice a acestora, pe fiecare sectiune.

Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele documente:
a) copie de pe buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta;
b) copie de pe livretul militar, daca este cazul;
c) adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca este apt de munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul medicului de medicina muncii;
d) copii de pe actele de studii, de la diploma de liceu la ultimul act aferent ultimei forme de invatamant absolvita;
e) copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare;
f) copie de pe carnetul de munca/ copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
g) recomandari de la locurile de munca anterioare;
h) cazierul judiciar, in original;
i) curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat
j) contractul individual de munca impreuna cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si cu numar de inregistrare;
k) fisa postului;
l) acte aditionale prin care a fost modificat/ completat unul dintre elementele raportului juridic de munca;
m) cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/ constatare a suspendarii, actul juridic prin care se dispune reluarea activitatii;
n) actele juridice care atesta modificarile salariale;
o) actele juridice de desemnare/ mandatare a angajatului sa reprezinte angajatorul;
p) actul juridic prin care se stabileste participarea la activitati in cadrul unor proiecte/programe;
q) actul juridic de incetare a raportului juridic de munca;
r) rapoartele de evaluare;

Dosarul personal/profesional trebuie sa cuprinda urmatoarele date:

Sectiunea A. Date cu caracter personal
Se poate intocmi un tipizat care sa cuprinda urmatoarele date, iar in dovedirea lor sa fie atasate documente relevante:
a. numele, prenumele si, dupa caz, numele detinut anterior;
b. data si locul nasterii;
c. codul numeric personal;
d. adresa de domiciliu si, dupa caz, resedinta;
e. numele, prenumele si numarul de telefon ale cel putin al unei persoane de contact, pentru situatii de urgenta;
f. grupa de sange;
g. numele si prenumele sotului/sotiei, precum si numele, prenumele si data nasterii copiilor minori;
h. starea civila, numarul copiilor minori si data nasterii acestora;
i. situatia serviciului militar, daca este cazul;
j. cetatenia.

Documentele care atesta aceste date:
a) Copie BI/ CI sau, dupa caz, copie pasaport/dovada de rezidenta, certificata ca fiind conforma cu originalul, fie de catre posesorul acestui document, fie de catre inspectorul de resurse umane;
b) Curriculum Vitae, semnat de catre posesor si datat;
c) Copii ale actelor de stare civila, certificate conform cu originalul, fie de catre detinatorul acestor documente, fie de catre inspectorul de resurse umane (certificat de casatorie, hotarare de divort, certificate de nastere ale copiilor minori);
d) Declaratia pe proprie raspundere privind indicarea adresei unde locuieste efectiv;
e) Cazierul juridic – in original si valabil la data depunerii la angajator (termen de valabilitate al unui cazier judiciar este de 6 luni de la data emiterii acestuia).
f) ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul medicului de medicina muncii.

Sectiunea B. Studii, pregatirea profesionala si recalificari ulterioare
a) studiile absolvite,
b) pregatirea profesionala ulterioara – studii postuniversitare
c) dobandirea altor calificari;
d) certificari de utilizare operare PC.

Documente care atesta aceste date:
a) copie a diplomei de bacalaureat care atesta absolvirea studiilor liceale sau certificat de absolvire a studiilor liceale fara promovarea examenului de bacalaureat;
b) copii ale diplomelor studiilor superioare absolvite cu diploma de licenta insotita de anexa care atesta numarul de credite promovat;
c) certificate conform cu originalul urmare confruntarii cu originalul, desi recomandabil ar fi ca aceste documente sa fie depuse angajatorului in copie legalizata de catre un Biroul Notarial Public;
d) recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;

Trebuie retinut ca, prin notiunea de act juridic se vizeaza actul emis de catre conducerea angajatorului, ce poate sa constea intr-o decizie, ordin sau hotarare.

Sectiunea C. Date cu caracter profesional
a) recomandari de la locurile de munca anterioare;
b) evaluarile efectuate la actualul loc de munca;
c) situatia disciplinara.

Documente care atesta aceste date:
a) recomandari/caracterizari de la locurile de munca anterioare;
b) evaluari efectuate de catre angajator privind activitatea desfasurata de catre angajat;
c) actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de la avertisment, pana la incetarea contractului individual de munca disciplinar.

Sectiunea D – Activitatea desfasurata in cadrul altor angajatori
a) adeverinte eliberate de catre angajatorii anteriori din care sa rezulte perioada lucrata intr-o anumita functie, profesie, etc.
b) alte documente care sa ateste vechimea in munca, calificare, exercitarea unor functii.

Sectiunea E – Declaratii ale angajatului privitoare la alegerea normei de baza, alte declaratii
a) declaratia angajatului pe proprie raspundere privind alegerea normei de baza la angajatorul individualizat cu denumire si adresa, daca este cazul;
b) declaratia pe proprie raspundere privind persoanele aflate in intretinerea sa aferenta acordarii deducerii;
c) declaratia pe proprie raspundere privind primirea unui exemplar al Regulamentului intern al angajatorului, prelucrarea acestuia si luarea la cunostinta;
d) alte declaratii specifice angajatorului.

Sectiunea F – Situatia concediilor de odihna si alte concedii
a) fisa angajatului cu zilele de concediu si planificarea efectuarii acestora;
b) cererile angajatului de efectuare a acestor zile de concediu;
c) cererile angajatului de efectuare a altor tipuri de concedii.

Sectiunea G – Situatia disciplinara
a) dosarul de cercetare disciplinara prealabila;
b) actul juridic de aplicare a sanctiunilor disciplinare, de la avertisment pana la incetarea contractului individual de munca disciplinar, impreuna cu dovezile de comunicare angajatului/ de luare la cunostinta sub semnatura;
c) alte documente relevante.

Sectiunea H – Accesul la dosarul profesional/personal
a) documentul care precizeaza persoanele care gestioneaza acest dosar,
b) procedura aferenta accesului altor persoane din cadrul angajatorului/din afara angajatorului la dosarul de personal/profesional;
c) procedura aferenta eliberarii de copii ale documentelor aflate in dosarul fiecarui angajat, fie direct angajatului, fie altor persoane. Cererile de eliberare ale copiilor vor fi inregistrate si aprobate in prealabil de catre persoana desemnata de catre angajator prin act juridic, iar certificarea copiilor va fi pentru conformitate cu exemplarul aflat la dosarul angajatului;

Toate documentele obligatorii a fi incluse in dosarul profesional/personal al angajatului trebuie sa fie:
a) numerotate pe fiecare sectiune de la 1 la „n” precedata de litera aferenta sectiunii,
b) mentionate intr-o lista de verificare atasata copertei dosarului personal/profesional, astfel incat sa existe o evidenta clara a tuturor documentelor existente la aceste dosare;
c) la momentul in care raporturile juridice de munca inceteaza cu angajatul, dosarul se numeroteaza de la ultima fila la prima, pe coperta se mentioneaza cate file cuprinde dosarul, se dateaza , se semneaza si stampileaza;
d) de cate ori dosarul arhivat se solicita a fi consultat, cererea urmeaza procedura mai sus mentionata, urmand a fi atasata dosarului in cauza, numerotandu-se in continuare si mentionandu-se pe coperta noul numar de file.

Persoanele care au acces la datele cuprinse in dosarul profesional/ personal al angajatului au obligatia, prin lege, de a pastra confidentialitatea datelor cu caracter personal.

Trebuie avut in vedere ca, in masura in care, din motive obiective, angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera documentele prevazute mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita Inspectoratului Teritorial de Munca, din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea, eliberarea unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute in REVISAL si, implicit, in dosarul personal/profesional, astfel cum a fost intocmit (n.n. - REVISAL) si transmis de catre angajator.

Inspectoratul Teritorial de Munca in cauza va elibera documentul, in baza inregistrarilor efectuate de catre angajatorul angajatului in REVISAL, intr-un termen de cel mult 15 zile de la data inregistrarii cererii la ITM.

Refuzul nejustificat al angajatorului de a pune la dispozitia Inspectorului Teritorial de Munca dosarul personal al angajatului constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda cuprinsa intre 5000 lei si 8000 lei.


Dosarul personal al angajatului, precum si alte subiecte de interes vor fi discutate in cadrul seminarului Contractul Individual de Munca si raportarea catre ITM, organizat de AvocatNet.ro in data de 15 martie. Mai multe detalii despre eveniment puteti gasi AICI.