Concediile de odihna neefectuate: tratament contabil si fiscal

Articol scris de de Andreea Ciobanu, Contabil Accace Romania (www.accace.com)

Reglementarea efectuarii concediului de odihna este realizata prin articolele 144-152 din Legea nr. 53/2003 republicata (Codul Muncii).

Astfel, potrivit dispozitiilor legii mentionate, dreptul la concediu de odihna anual platit este garantat tuturor salariatilor, scopul acestuia fiind recuperarea salariatului, atat fizica, cat si psihica. Durata mininima a concediului de odihna este de 20 de zile lucratoare, insa durata efectiva se stabileste in contractul individual de munca, cu respectarea legii si a contractelor colective aplicabile, si se acorda proportional cu activitatea prestata intr-un an calendaristic. Sarbatorile legale in care nu se lucreaza, precum si zilele libere platite stabilite prin contractul colectiv de munca aplicabil nu sunt incluse in durata concediului de odihna anual.

Angajatorul nu poate ingradi sau refuza dreptul angajatului de a efectua concediul de odihna. De regula, planificarea concediilor este realizata de catre angajator pana in luna decembrie a anului curent pentru anul urmator. Daca aceasta planificare nu s-a realizat, angajatul poate face cerere pentru acordarea concediului, procedura fiind diferita de la companie la companie, in functie de regulamentul intern sau de specificatiile privind aceste aspecte din contractul de munca.

Concediul de odihna trebuie efectuat in integralitate in fiecare an, insa acesta poate fi efectuat si in anul urmator, in cazuri expres prevazute de lege sau in cazuri prevazute in contractul colectiv de munca aplicabil. Daca, din motive neimputabile salariatului, acesta nu isi poate efectua integral concediul de odihna pe parcursul anului in curs, el are dreptul de a solicita restul de concediu neefectuat pana la finalul anului urmator. Compensarea in bani a concediului de odihna neefectuat este permisa numai in cazul incetarii contractului individual de munca, iar plata cconcediului de odihna neefectuat se va realiza la lichidarea ultimelor drepturi salariale.

Calculul zilelor de odihna se face in functie de perioada lucrata de un angajat intr-un an calendaristic. Astfel, se imparte numarul de zile de concediu de odihna prevazut in contractul individual de munca la 12 luni si rezulta numarul zilelor de concediu la care are dreptul un angajat pentru fiecare luna lucrata (spre exemplu, pentru un concediu de odihna anual de 21 de zile, rezulta 1,75 de zile de concediu pentru fiecare luna).

Concediile de odihna neefectuate in anul in curs se raporteaza in anul urmator. Acestea se adauga la dreptul de zile de concediu din anul urmator spre a fi efectuate pana la sfarsitul acestuia. Concediile de odihna neefectuate astfel raportate, se calculeaza si se platesc in luna in care acestea au fost efectuate.

Tratament fiscal si contabil

Calculul indemnizatiei pentru concedii neefectuate se realizeaza pentru fiecare salariat in parte, in functie de salariul de baza si numarul de zile de concediu neefectuat. Suma aferenta concediului neefectuat contine, pe langa suma aferenta concediului, si suma contributiilor aferente acestui venit.

Din punct de vedere contabil, punctul 194 din Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene aprobate prin OMFP 3055/2009 stabileste ca sumele datorate si neachitate personalului (concediile de odihna si alte drepturi de personal) se inregistreaza ca „alte datorii si creante in legatura cu personalul”, in contul 428. Astfel, indemnizatiile pentru concediile de odihna neefectuate pana la inchiderea exercitiului financiar se inregistreaza in contul debitor corespondent 641, iar contributiile pentru asigurari sociale aferente concediilor de odihna neefectuate pana la sfarsitul exercitiului financiar in contul debitor corespondent 645.

Din punct de vedere fiscal, concediile de odihna neefectuate sunt tratate ca si plati intermediare. Ele sunt vazute ca venituri ale lunii in care se acorda, chiar daca sunt aferente unor perioade anterioare.

Fiecare plata intermediara este impozitata conform Legii 571/ 2003 republicata privind Codul Fiscal cu cota de 16%. Aceasta cota se aplica asupra platilor intermediare cumulate pana la data ultimei plati pentru care se face calculul.

Conform Legii 571/2003 republicata, coroborata cu Hotararea de Guvern 44/2004 privind Codul Fiscal cu normele metodologice de aplicare (pct. 120 pentru aplicarea art. 58 din Legea 571/ 2003 republicata), calculul si retinerea impozitului se fac la fiecare plata.
Impozitul retinut la fiecare plata intermediara reprezinta diferenta intre impozitul calculat la ultima plata intermediara si suma impozitelor retinute la platile intermediare anterioare.

Desi legislatia permite ca exceptie posibilitatea efectuarii concediului de odihna aferent anului in curs in anul urmator, atat din perspectiva angajatorului, cat si din cea a angajatului, ideal este ca, anual, concediul de odihna sa fie efectuat integral. De aceea, angajatorii ar putea lua cateva masuri pentru a se asigura ca acest lucru se intampla: acestia pot efectua programari de concediu din timp, pot stabili in contract obligatia angajatilor de a efectua concediul de odihna pana la finalului anului sau pot stabili foarte clar in ce conditii poate fi concediul de odihna efectuat in afara perioadei programate.