Detasarea salariatilor in alte tari - cum aplicam corect prevederile legale?

Articol scris de Oana Manuceanu, Managing Director, Schoenherr Tax si Amalia Surugiu, Avocat, Schoenherr si Asociatii

Societatile din Romania nu fac nici ele exceptie de la aceasta regula. Daca la sfarsitul anilor ’90 - inceputul anilor 2000 fenomenul era in sensul salariatilor straini care veneau sa lucreze in Romania, in ultimii ani sensul este invers, salariati din Romania mergand sa lucreze in strainatate.

Dintre variantele folosite pentru a formaliza desfasurarea de activitati in strainatate am ales sa discutam despre cea a detasarii transfrontaliere, utilizata de cele mai multe ori de angajatorii romani pentru cazurile in care salariatul este trimis sa lucreze temporar pentru o societate din alta jurisdictie, fie parte din acelasi grup sau nu. Ne vom opri asupra aspectelor de interes cu care ne-am confruntat in experienta noastra practica in ceea ce priveste structura contractuala (cu predilectie in cazul detasarilor transfrontaliere intr-un alt stat membru al Uniunii Europene - UE), dreptul de munca (mai ales in cazul cetatenilor statelor care nu sunt membre ale UE) si pachetul salarial.

Aspectele pe care le comentam in acest material pornesc de la intrebarile pe care un angajator roman si le pune in momentul in care o astfel de detasare este initiata:

• Contractul si formalitatile pregatite sunt cele adecvate scopului si respecta legislatia din statul gazda?
• Cine suporta costurile cu detasarea si ce obligatii fiscale trebuie indeplinite?
• Cum va fi protejat salariatul din punctul de vedere al beneficiilor de asigurari sociale?
• Ce drepturi si obligatii are salariatul, respectiv angajatorul?

Structura contractuala

In primul rand, notam faptul ca, la nivel comunitar, detasarea transfrontaliera este reglementata de Directiva 96/71/CE privind detasarea lucratorilor in cadrul prestarii de servicii (Directiva 96). Directiva 96 a fost transpusa in legislatia din Romania prin Legea nr. 344/2006 si Hotararea de Guvern nr. 104/2007, ambele referindu-se doar la detasarea cetatenilor din alte state ale Uniunii Europene pe teritoriul Romaniei. In ceea ce priveste detasarea realizata de angajatorii din Romania pe teritoriul altor state UE, nu exista nici la ora actuala o reglementare specifica, singura institutie similara fiind cea a detasarii re-glementate de Codul Muncii. In aceste conditii, lipsind un cadru legal specific de aplicare, in practica, de multe ori, detasarea transfrontaliera este interpretata si aplicata in mod diferit de angajatori.

Chiar daca nu exista o reglementare specifica in ceea ce priveste detasarea cetatenilor romani in alte state din UE (in afara de legislatia specifica din fiecare stat unde are loc detasarea), notiunea de detasare transfrontaliera nu se va confunda cu notiunea de detasare din Codul Muncii. Un element esential de distinctie intre cele doua notiuni este cel cu privire la efectele detasarii fata de contractul de munca. Astfel, daca in cazul detasarii reglementate de Codul Muncii are loc o suspendare a contractului de munca pe durata detasarii (ce presupune implicit si suspendarea platii drepturilor salariale de catre angajatorul care detaseaza), in cazul detasarii transfrontaliere contractul de munca cu angajatorul care detaseaza poate fi mentinut activ. In acest caz, salariul va ramane in plata la angajatorul care a dispus detasarea.

Din punct de vedere procedural, avand in vedere faptul ca salariatul urmeaza sa lucreze in strainatate, angajatorul are obligatia de a transmite salariatului, in prealabil, o serie de informatii prevazute de lege, cum ar fi locatia noului loc de munca, durata detasarii, reglementari principale in legislatia muncii din tara unde este detasat, etc., precum si de a asigura drepturile minime prevazute de lege. Toate aceste informatii ar trebui sa se regaseasca si in cuprinsul contractului de munca, astfel incat ar fi necesara intocmirea unui act aditional la contractul de munca.

In plus, in cazul in care salariatul este detasat la un alt angajator este necesara si incheierea unui contract intre angajatorul care dispune detasarea si angajatorul unde este detasat. Aceasta conditie nu trebuie insa indeplinita in cazul in care salariatul este detasat la o unitate sau intreprindere care apartine grupului, insa un astfel de contract poate fi necesar si in astfel de cazuri din alte considerente, cum ar fi cele fiscale.

Trebuie avut in vedere si faptul ca salariatul detasat se bucura de o serie de drepturi suplimentare, atat in relatia cu angajatorul unde este detasat, cat si cu angajatorul care l-a detasat. Astfel, angajatorul care detaseaza trebuie sa asigure salariatului conditii de munca si de angajare in statul unde este detasat, ca de exemplu: perioadele maxime de lucru si perioadele minime de odihna; salariul minim, inclusiv plata orelor suplimentare; securitatea, sanatatea si igiena la locul de munca si altele prevazute expres de lege.

De asemenea, prevederile minimale in ceea ce priveste salariul minim din statul unde este detasat trebuie aplicate salariatului, cu exceptia cazului in care prevederile minimale din Romania sunt mai favorabile.

Cu toate acestea, in lipsa unei reglementari specifice a detasarii transfrontaliere, de cele mai multe ori angajatorii romani aplica prevederile din Codul Muncii cu privire la detasare si, in acest sens, se dispune suspendarea contractului de munca pe durata detasarii. Respectarea acestei structuri de detasare, asa cum e definita de legislatia muncii din Romania, are impact in ceea ce priveste legislatia aplicabila de asigurari sociale. Suspendarea contractului de munca in Romania inseamna ca salariatul se va supune legislatiei de asigurari sociale din statul gazda. Desi in astfel de situatii de detasare/postare, Regulamentul (CE) nr. 833/2004 (Regulament 883) da posibilitatea salariatului, ca exceptie de la regula, sa-si pastreze continuitatea in sistemul de asigurari sociale din Romania, in practica autoritatile romane aplica aceasta exceptie cu conditia pastrarii unui contract de munca activ cu angajatorul roman. Mai exact, pentru emiterea unui certificat formular A1 care permite aplicarea exceptiei, autoritatile romane solicita dovada existentei unui contract de munca nesuspendat in Romania. In aceste conditii, devine evident faptul ca o aplicare a notiunii de detasare asa cum este prevazuta in Codul Muncii nu ar asigura o implementare corecta a prevederilor Regulamentului european. Ca si practica la nivel european, multe din tarile cu vechime in Uniune aplica mecanisme prin care exceptia din Regulamentul 883 nu este conditionata de pastrarea unui contract de munca activ in tara de origine.

O a doua discutie care apare in ceea ce priveste structura contractuala este durata pentru care se dispune detasarea. Conform Regulamentului 883 exceptia de la regula privind legislatia aplicabila se poate aplica pentru o perioada initiala de 24 de luni, adica formularul A1 se poate emite pentru aceasta durata initiala.

Avand in vedere faptul ca, in practica, asa cum am mentionat anterior, se aplica dispozitiile din Codul Muncii cu privire la detasare, trebuie avut in vedere si faptul ca, in baza Codului Muncii, detasarea poate fi dispusa pe o perioada de cel mult 1 an, perioada care poate fi prelungita, din motive obiective si cu acordul salariatului, din 6 in 6 luni.

Daca totusi angajatorul doreste sa nu se expuna niciunui risc de contestare a perioadei detasarii din partea salariatului si opteaza pentru o durata initiala de un an in baza Codului Muncii, care va fi ulterior prelungita, va trebui sa treaca prin procedura administrativa de obtinere, respectiv prelungire a certificatului A1.

Dreptul de munca

Tot in contextul formalitatilor de munca, o alta discrepanta care apare in ceea ce priveste cadrul legislativ din Romania si cel din tarile din vestul Europei este cea legata de situatia in care este necesara obtinerea unei autorizatii de munca (drept de munca). Daca un angajator roman recruteaza un cetatean strain (care nu e cetatean UE) pe care ulterior vrea sa il detaseze la alte companii din grup unde expertiza sa este necesara, are obligatia sa ii obtina o autorizatie de munca in Romania, chiar daca persoana respectiva nu va desfasura munca pe teritoriul Romaniei. Asta pentru ca legea romana defineste autorizatia de munca drept documentul care da dreptul incadrarii in munca, fiind asimilat cu dreptul incheierii unui contract de munca.

In alte tari din Europa de Vest astfel de permise de munca sunt solicitate doar pentru a desfasura activitati pe teritoriul tarii respective. Desi luata ca si caz izolat o astfel de situatie poate parea a nu avea un impact semnificativ, lucrurile se schimba daca o companie isi pune problema infiintarii si utilizarii unei companii care sa centralizeze functia de angajator pentru o administrare mai usoara a mobilitatii salariatilor. Multe dintre multinationale utilizeaza astfel de companii (asa numitele “employment companies”) care devin angajatori pentru salariatii detasati/postati si pentru care aleg locatii care sa nu le ingreuneze obligatiile administrative. Momentan, avand in vedere regulile legate de obligatia obtinerii unei autorizatii de munca aplicabile in Romania pentru cetatenii straini care nu lucreaza pe teritoriul Romaniei, dar au incheiat un contract de munca in Romania, aceasta nu reprezinta o jurisdictie favorita pentru companiile multinationale care ar dori sa centralizeze in Romania aceasta functie.

Pachetul salarial

O alta provocare cu care se confrunta angajatorii romani, mai ales cei care fac parte dintr-un grup multinational, este legata de structura pachetului salarial si reflectarea lui in documentele de detasare. In general, companiile mari isi doresc sa aplice politici de detasare/postare unitare pentru toate entitatile din grup, bineinteles cu respectarea regulilor specifice in fiecare jurisdictie. Un element caracteristic unor astfel de politici este utilizarea unei structuri care sa nu defavorizeze salariatii detasati si care sa permita in acelasi timp angajatorului sa aiba o imagine mai clara asupra costurilor salariale totale, inclusiv costurile fiscale din diverse jurisdictii.

Una dintre cele mai folosite modalitati de a atinge astfel de obiective este utilizarea unei politici de egalizare fiscala (termenul folosit in limba engleza este “tax equalization”). O astfel de politica presupune ca salariatul va continua sa suporte acelasi impozit pe salariu ca si cum ar desfasura activitate in Romania, iar venitul sau net nu va fi influentat de impozitul din tara gazda.

O astfel de politica de egalizare fiscala presupune aplicarea unui impozit ipotetic (termenul folosit in limba engleza este “hypothetical tax”). Termenul explica chiar mecanismul pe care se bazeaza politica: impozitul pe care salariatul ar fi trebuit sa il plateasca daca, in mod ipotetic, detasarea nu ar fi avut loc si salariatul ar fi continuat sa lucreze in tara de origine. Angajatorul retine acest impozit ipotetic si se obliga, in schimb, sa suporte costul fiscal din tara gazda.

Impozitul ipotetic nu este platit autoritatilor fiscale ca atare, fiind folosit de angajator sa finanteze impozitele din celalalt stat (partial sau total, in functie de fiscalitatea celui din urma).

Angajatorul va avea de castigat daca are mai multi salariati detasati in tari cu impozite mai mici si va avea un cost suplimentar daca majoritatea salariatilor sunt detasati in tari cu fiscalitate mai mare decat in Romania.

Implementarea impozitului ipotetic la nivelul aranjamentului contractual se face prin garantarea unui salariu net si atasarea unei anexe care detaliaza calculul de la salariul brut la cel net garantat prin retinerea impozitului ipotetic. Pentru un angajator roman, parte dintr-un grup multinational, implementarea unei astfel de politici nu este foarte facila avand in vedere restrictiile din legislatia muncii: salariul prevazut in contractul de munca trebuie sa fie brut, iar un astfel de calcul care detaliaza o retinere din salariu, chiar si strict in scopul calculului, poate fi interpretata ca abuziva, iar salariatul poate solicita rambursarea sumei respective.

Din punct de vedere legal, retinerile din salariu nu se pot face decat in anumite cazuri limitativ prevazute de lege si cu indeplinirea conditiilor prevazute in Codul Muncii. Pentru a putea opera o retinere din salariu este necesar sa existe o datorie a salariatului fata de angajator, aceasta datorie sa fie certa, lichida si exigibila si datoria salariatului trebuie sa fie constatata printr-o hotarare judecatoreasca definitiva si irevocabila. Orice retinere din salariu care nu indeplineste aceste conditii, inclusiv cea vizata in cazul impozitului ipotetic, poate fi atacata ca nefiind legala. Nu numai salariatul are dreptul de a contesta o astfel de retinere, dar si inspectorii de munca pot descoperi in cadrul unui control aceasta neconcordanta cu normele legale si pot sanctiona angajatorul.

Concluzie

Cadrul legislativ din Romania nu este inca suficient de flexibil sa permita angajatorilor sa implementeze unele reguli si practici recunoscute la nivel european si nu numai. Mai sunt unele aspecte de clarificat, cele mentionate mai sus sunt doar cateva exemple, totusi pasi importanti au fost facuti, unii chiar anul acesta: posibilitatea de stopare a retinerii la sursa a impozitului pentru salariul platit de un angajator roman salariatilor care lucreaza in alt stat si pentru care dreptul de impunere revine celuilalt stat, si care in trecut reprezenta un mare dezavantaj din perspectiva fluxurilor de numerar pana la recuperarea impozitului retinut si platit in Romania, precum si reglementarea specifica a indemnizatiilor de detasare pentru salariatii cu angajator nerezident. Sunt semne ca si la noi legislatia se aliniaza cu realitatile si necesitatile din practica. Intre timp, angajatorii trebuie sa acorde atentie pregatirii documentatiei si stabilirii conditiilor pentru cazurile in care efectueaza detasari transfrontaliere si sa se asigure ca au in vedere atat prevederile legislatiei muncii din Romania, cat si prevederile legislatiei europene aplicabile.

Sursa imaginii care ilustreaza acest articol.