HG nr. 727/2013 - aprobarea Normelor metodologice de punere in aplicare a Conventiei nr. 16 referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civila

 

NORME METODOLOGICE

de punere in aplicare a prevederilor Conventiei nr. 16 a Comisiei Internationale de Stare Civila referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civila, semnata la Viena la 8 septembrie 1976
 

CAPITOLUL I

Dispozitii generale

 

Art. 1. - (1) Normele metodologice de punere in aplicare a prevederilor Conventiei nr. 16 a Comisiei Internationale de Stare Civila referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civila, semnata la Viena la 8 septembrie 1976, denumite in continuare norme metodologice, sunt elaborate in scopul punerii in aplicare in mod unitar a prevederilor Conventiei nr. 16 a Comisiei Internationale de Stare Civila referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civila, semnata la Viena la 8 septembrie 1976, denumita in continuare Conventia nr. 16, de catre:
a) personalul cu atributii in domeniul starii civile din cadrul serviciilor publice comunitare de evidenta a persoanelor;
b) ofiterii de stare civila din cadrul primariilor unitatilor administrativ-teritoriale in care nu sunt constituite astfel de servicii;
c) personalul din cadrul Directiei pentru Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date din Ministerul Afacerilor Interne
(2) Prezentele norme metodologice stabilesc si masurile ce trebuie intreprinse pentru a se asigura ca:
a) extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate de serviciile publice comunitare de evidenta a persoanelor, precum si de catre ofiterii de stare civila din cadrul primariilor unitatilor administrativ-teritoriale indeplinesc conditiile necesare pentru a putea fi recunoscute de catre statele parti la Conventia nr. 16;
b) extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate de autoritatile competente ale statelor parti la Conventia nr. 16 sunt recunoscute de catre autoritatile si institutiile publice romane ca avand aceeasi valoare juridica ca si certificatele/extrasele de stare civila emise de statele parti la Conventia nr. 16.
Art. 2. - (1) Extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea, casatoria sau decesul, denumite in continuare extrase multilingve, eliberate de autoritatile romane, sunt documente cu aceeasi putere doveditoare ca si certificatele de stare civila si se folosesc de catre titulari si persoanele indreptatite in fata autoritatilor straine din statele parti la Conventia nr. 16
(2) Extrasele multilingve eliberate de autoritatile romane pot fi folosite de catre cetatenii romani aflati in strainatate inclusiv in fata misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale Romaniei, cu exceptia situatiei cand necesitatea prezentarii certificatului de stare civila in original in fata acestor autoritati este prevazuta in mod expres prin dispozitiile legale in vigoare
(3) Forma si continutul extraselor multilingve eliberate de autoritatile romane sunt prevazute in anexele nr. 1-3.
Art. 3. - (1) Ministerul Afacerilor Interne, prin Directia pentru Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date, denumita in continuare D.E.P.A.B.D., asigura tiparirea extraselor multilingve
(2) Documentele prevazute la alin. (1) se distribuie, la cerere, contra cost, serviciilor publice comunitare judetene de evidenta a persoanelor si Directiei Generale de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bucuresti
(3) Institutiile prevazute la alin. (2) distribuie, la cerere, contra cost, extrase multilingve serviciilor publice comunitare locale de evidenta a persoanelor, denumite in continuare S.P.C.L.E.P., precum si primariilor unitatilor administrativ-teritoriale in care nu sunt constituite astfel de servicii.
Art. 4. - Extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate in conditiile Conventiei nr. 16 de catre autoritatile competente ale statelor parti la aceasta conventie, altele decat Romania, sunt recunoscute de catre autoritatile si institutiile publice romane fara traducere, legalizare sau alta formalitate echivalenta si se utilizeaza in aceleasi conditii ca si certificatele de stare civila.
Art. 5. - (1) Prelucrarea datelor cu caracter personal in exercitarea atributiilor de stare civila referitoare la eliberarea extraselor multilingve se face cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare
(2) Autoritatile si institutiile care prelucreaza date cu caracter personal in domeniul prezentelor norme metodologice au obligatia de a asigura protejarea datelor cu caracter personal si a documentelor impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat si impotriva oricarei forme de prelucrare ilegala.

CAPITOLUL II

Eliberarea extraselor multilingve

 

Art. 6. - (1) Extrasele multilingve se elibereaza in baza actelor de stare civila aflate in arhiva proprie sau, dupa caz, pe baza registrelor intocmite de parohii, ca urmare a unei cereri adresate S.P.C.L.E.P. ori primariilor unitatilor administrativ-teritoriale in care nu sunt constituite astfel de servicii. Modelul cererii privind eliberarea extraselor multilingve este prevazut in anexa nr. 4
(2) Cererea privind eliberarea extrasului multilingv poate fi adresata S.P.C.L.E.P. ori, dupa caz, primariei unitatii administrativ-teritoriale:
a) care are in pastrare actul de stare civila; sau
b) de la locul de domiciliu/resedinta al solicitantului.
Art. 7. - (1) Extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea si/sau casatoria se elibereaza titularilor sau reprezentantilor legali ai acestora, iar extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind decesul se elibereaza membrilor familiei ori altor persoane indreptatite. Extrasele multilingve se pot elibera si altor persoane imputernicite prin procura speciala
(2) Cetatenii romani cu domiciliul in Romania se legitimeaza, in vederea eliberarii extraselor multilingve, cu actul de identitate aflat in termen de valabilitate
(3) Minorii in varsta de peste 14 ani, detinatori sau nu ai unui act de identitate, au dreptul sa solicite si sa primeasca extrase multilingve de nastere sau de casatorie in nume propriu, asistati, dupa caz, de unul dintre parinti sau de tutore, care semneaza cererea prevazuta la art. 6
(4) Cetatenii statelor membre ale Uniunii Europene si ai Confederatiei Elvetiene ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza, in vederea eliberarii extraselor multilingve, cu documente de identitate eliberate de statele ai caror cetateni sunt sau cu pasaport, aflate in termen de valabilitate
(5) Cetatenii romani cu domiciliul in strainatate si strainii ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza, in vederea eliberarii extraselor multilingve, cu pasaport valabil
(6) Apatrizii ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza, in vederea eliberarii extraselor multilingve, cu permis de sedere temporar sau pe termen lung ori, dupa caz, cu pasaport aflat in termen de valabilitate, emis in baza Conventiei privind statutul apatrizilor, adoptata la New York la 28 septembrie 1954, la care Romania a aderat prin Legea nr. 362/2005.
Art. 8. - (1) Atat la primirea cererii prevazute la art. 6 alin. (1), cat si la eliberarea extrasului multilingv, personalul cu atributii pe linie de stare civila din cadrul institutiei care primeste cererea, respectiv care elibereaza extrasul multilingv, este obligat sa verifice identitatea persoanei care l-a solicitat/careia i se elibereaza, pe baza documentelor prevazute la art. 7. Pe cotorul extrasului multilingv de stare civila se trec seria, numarul si tipul documentului prin care s-a facut legitimarea solicitantului extrasului multilingv
(2) In cazul in care cererea este depusa la primaria de la locul de domiciliu/resedinta, personalul prevazut la alin. (1) inainteaza de indata, dar nu mai tarziu de 3 zile lucratoare, cererea, in original, institutiei care are in pastrare actul de stare civila. In termen de 3 zile lucratoare de la data primirii cererii, institutia care are in pastrare actul de stare civila completeaza si expediaza extrasul multilingv primariei de la locul de domiciliu/resedinta, in vederea inmanarii acestuia solicitantului
(3) In situatia in care, la depunerea cererilor privind eliberarea extraselor multilingve, se stabileste ca au intervenit modificari privitoare la numele si/sau prenumele titularului actului, cetatean roman, cetatean al altui stat membru al Uniunii Europene sau al Confederatiei Elvetiene, strain sau apatrid al carui act de stare civila este inregistrat in Romania, acestea se solutioneaza dupa clarificarea neconcordantelor, in baza documentelor justificative prezentate de catre solicitant
(4) Extrasul multilingv se elibereaza solicitantului de catre S.P.C.L.E.P. ori, dupa caz, de catre ofiterii de stare civila din cadrul primariilor unitatilor administrativ-teritoriale in care nu functioneaza aceste servicii, in termen de maximum 30 de zile de la data depunerii cererii
(5) Transmiterea cererii inregistrate la primaria de la locul de domiciliu/resedinta al solicitantului catre institutia care are in pastrare actul de stare civila, precum si transmiterea extrasului multilingv de stare civila ce urmeaza a fi eliberat la primaria de la locul de domiciliu/resedinta, in conditiile alin. (2), se realizeaza potrivit dispozitiilor Hotararii Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei, a corespondentei clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare.
Art. 9. - (1) Inregistrarea cererilor privind eliberarea extraselor multilingve se face in Registrul de intrare-iesire al corespondentei
(2) Gestiunea extraselor multilingve se tine intr-un registru al carui model este prevazut in anexa nr. 5.
Art. 10. - (1) La cerere, solicitantilor li se elibereaza concomitent mai multe extrase multilingve completate in baza aceluiasi act de stare civila
(2) La rubrica „mentiuni” din cuprinsul actului de stare civila se consemneaza data si numarul extraselor multilingve eliberate.
Art. 11. - Cererea privind eliberarea extrasului multilingv se timbreaza.

 

CAPITOLUL III

Modul de completare a extraselor multilingve

 

Art. 12. - (1) Extrasele multilingve se completeaza in limba romana, cu majuscule, de tipar, tinand seama atat de datele care rezulta din cuprinsul actului din registrul de stare civila, cat si de modificarile intervenite potrivit mentiunilor inscrise ulterior intocmirii acestuia
(2) Extrasele multilingve pot fi completate atat olograf, cu cerneala neagra, cat si in sistem informatic.
Art. 13. - La completarea extraselor multilingve se respecta urmatoarele reguli:
a) denumirea oricarei localitati mentionate intr-un extras multilingv se completeaza astfel cum este inscrisa in cuprinsul actului din registrul de stare civila si este urmata de denumirea statului unde este situata localitatea, atunci cand acest stat este altul decat Romania;
b) in cazul in care o rubrica din actul de stare civila nu este completata, rubrica corespunzatoare din extrasul multilingv se bareaza cu o linie orizontala, inainte de a fi semnat actul;
c) in cazul in care o rubrica din actul de stare civila este completata, rubrica corespunzatoare din extrasul multilingv se completeaza cu mentiunile respective, iar spatiul ramas liber se bareaza cu o linie orizontala, inainte de a fi semnat actul;
d) rubrica „ALTE MENTIUNI CU PRIVIRE LA ACT” din cuprinsul extraselor multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea si casatoria, ce contine simboluri care sa indice casatoria, divortul, anularea casatoriei, decesul titularului actului de nastere, precum si decesul sotului sau al sotiei, se completeaza utilizandu-se exclusiv urmatoarele simboluri: Mar = casatorie, Div = divort, A = anulare, D = deces, Dm = decesul sotului, Df = decesul sotiei, Né/Née = nascut/nascuta‚ CM = contract matrimonial, SC = separatie de corp;
e) simbolurile Mar, Div, A, D, Dm si Df sunt urmate de data si locul producerii evenimentului; simbolul Mar este urmat, in plus, de numele si prenumele sotului/sotiei; simbolul Né/Née este urmat de numele de familie purtat la nastere si simbolul CM este urmat de regimul matrimonial ales;
f) extrasele multilingve contin data eliberarii lor, semnatura ofiterului de stare civila, precum si sigiliul starii civile de la S.P.C.L.E.P., respectiv al primariei unitatii administrativ-teritoriale care le-a eliberat;
g) in cuprinsul extrasului multilingv, datele sunt inscrise cu cifre arabe, indicand succesiv ziua, luna si anul; ziua si luna sunt indicate prin doua cifre, iar anul prin 4 cifre; primele 9 zile ale lunii si primele 9 luni ale anului sunt indicate prin cifre de la 01 la 09;
h) pentru a indica sexul sunt utilizate exclusiv simbolurile M = masculin, respectiv F = feminin.
Art. 14. - La eliberarea extraselor multilingve, pe marginea actelor de stare civila se inscrie mentiunea „eliberat extras nr. ......../....... ../” sau, dupa caz, „eliberat extrase de la nr. .. (zz ll aaaa) la nr. ........./....... ../”. (zz ll aaaa)

 

CAPITOLUL IV

Procurarea si transmiterea in strainatate a extraselor de pe actele de stare civila

 

Art. 15. - D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civila, intreprinde masuri pentru procurarea extraselor multilingve de la institutiile prevazute la art. 6, la cererea urmatoarelor categorii de persoane fizice:
a) straini care s-au adresat misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare straine acreditate in Romania si ale caror acte si fapte de stare civila s-au produs si s-au inregistrat in Romania;
b) cetateni romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate, care s-au adresat misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale Romaniei sau Ministerului Afacerilor Interne;
c) apatrizi care s-au adresat misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale Romaniei sau Ministerului Afacerilor Interne si ale caror acte si fapte de stare civila s-au produs si s-au inregistrat in Romania.
Art. 16. - D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civila, poate primi cereri de procurare a extraselor multilingve, pentru persoanele prevazute la art. 15, prin intermediul:
a) misiunilor diplomatice si al oficiilor consulare straine acreditate in Romania, pentru cetatenii statelor pe care le reprezinta:
b) misiunilor diplomatice si al oficiilor consulare ale Romaniei, pentru cetatenii romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate si pentru apatrizi;
c) Ministerului Afacerilor Interne, pentru cetatenii romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate si apatrizii care s-au adresat direct acestei institutii.
Art. 17. - (1) Transmiterea de catre D.E.P.A.B.D. a extraselor multilingve catre solicitanti se face in una dintre urmatoarele modalitati:
a) cu adresa scrisa, prin Ministerul Afacerilor Externe, daca eliberarea extraselor multilingve a fost solicitata prin intermediul misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale Romaniei sau Ministerului Afacerilor Interne, de catre cetateni romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate sau de catre apatrizi;
b) cu nota verbala, daca eliberarea extraselor multilingve a fost solicitata prin intermediul misiunilor diplomatice si oficiilor consulare straine acreditate in Romania, potrivit conventiilor la care tara noastra este parte, de catre cetateni straini ale caror acte si fapte de stare civila s-au produs si s-au inregistrat in Romania
(2) Dispozitiile art. 8 alin. (4) nu se aplica in cazul eliberarii extraselor multilingve solicitantilor prevazuti la alin. (1).
Art. 18. - In cazul in care extrasele multilingve solicitate nu pot fi eliberate deoarece registrele de stare civila lipsesc sau sunt distruse ori nu s-au indicat toate datele necesare identificarii actului, aceasta se comunica misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare straine acreditate in Romania si Ministerului Afacerilor Externe, dupa caz, prin nota verbala/adresa.
Art. 19. - In cazul cererilor de procurare si transmitere in strainatate a extraselor multilingve, sunt desfasurate urmatoarele activitati:
a) D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civila, intreprinde demersurile necesare la primaria unitatii administrativ-teritoriale in pastrarea careia se afla actul de stare civila, in vederea procurarii extrasului multilingv completat in conditiile prevazute la art. 12 si 13;
b) in cazul in care registrele de stare civila au fost predate serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale/Serviciului Municipiului Bucuresti al Arhivelor Nationale, primaria unitatii administrativ-teritoriale prevazuta la lit. a) solicita acestor institutii eliberarea extrasului de pe actul respectiv, completeaza extrasul multilingv si il inainteaza la Serviciul Central de Stare Civila din cadrul D.E.P.A.B.D.;
c) in situatia in care se constata lipsa registrului de stare civila - exemplarul I sau a unor acte din cuprinsul acestuia, primaria unitatii administrativ-teritoriale prevazuta la lit. a) solicita extras de pe actul aflat in pastrarea structurilor de stare civila din cadrul serviciului public comunitar judetean de evidenta a persoanelor, respectiv al Directiei de stare civila din cadrul Directiei Generale de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bucuresti;
d) in cazul in care actul de stare civila nu a fost identificat, D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civila, solicita Directiei Generale de Pasapoarte din cadrul Ministerului Afacerilor Interne efectuarea de verificari in evidentele pe care le detine;
e) D.E.P.A.B.D., prin Serviciul Central de Stare Civila, redacteaza nota verbala/adresa de transmitere a extrasului multilingv catre misiunea diplomatica sau oficiul consular strain acreditat in Romania ori, dupa caz, catre Ministerul Afacerilor Externe care a primit cererea de procurare a extraselor multilingve potrivit art. 15 si 16.

 

CAPITOLUL V

Dispozitii tranzitorii si finale

 

Art. 20. - (1) Extrasul multilingv gresit completat sau deteriorat se retrage de catre institutia care l-a eliberat si se anuleaza
(2) Anularea extrasului multilingv se face prin bararea acestuia cu doua linii, in diagonala, respectiv „X”, si inscrierea, cu majuscule, a textului „ANULAT”
(3) De la data retragerii, extrasele multilingve gresit completate sau deteriorate sunt considerate nule
(4) Extrasele multilingve anulate se distrug, prin ardere, de catre personalul cu atributii de stare civila din cadrul serviciilor publice comunitare judetene de evidenta a persoanelor, cu ocazia controlului anual al activitatii de stare civila, si se evidentiaza in procesul-verbal de control. Numarul extraselor multilingve care urmeaza a fi distruse se mentioneaza, pe categorii, in procesul-verbal de constatare intocmit cu ocazia controlului.
Art. 21. - (1) Elementele de siguranta ale extrasului multilingv se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se emite in termen de 30 de zile de la data publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, a hotararii Guvernului de aprobare a prezentelor norme metodologice
(2) Adaugarea unor rubrici sau simboluri in cuprinsul extraselor multilingve eliberate de institutiile prevazute la art. 6, altele decat cele cuprinse in modelele stabilite in anexele nr. 1-3, este supusa acordului prealabil al Adunarii Generale a Comisiei Internationale de Stare Civila.
Art. 22. - Anexele nr. 1-5 fac parte integranta din prezentele norme metodologice.

 

Anexele la aceasta hotarare pot fi consultate in documentele atasate.