Actele de stare civila, recunoscute de alte state fara a fi necesara traducerea si legalizarea lor. Se reduce sau nu birocratia?

Conventia nr. 16 a Comisiei internationale Stare Civila referitoare la eliberarea Extraselor multilingve ale actelor de stare civila a fost semnata la Viena la 8  Septembrie 1976, in scopul instituirii unui cadru Reglementar comun privind eliberarea unor extrase de pe actele de stare civila destinate utilizarii in strainatate si eliminarii conditiei de legalizare a actelor de stare civila. Mai exact, documentul ofera posibilitatea eliberarii extraselor multilingve care produc efecte juridice pe teritoriul statului strain (domeniul teritorial al Conventiei), fara a necesita o procedura suplimentara de traducere si legalizare.

Conventia are aplicabilitate in Romania incepand cu 5 iunie 2013, in baza Legii nr. 65/2012, data de la care cetatenii romani isi pot folosi certificatele de nastere sau de casatorie, fara a fi necesara traducerea si legalizarea lor, pe teritoriul a 21 de tari europene.

Recent, au fost aprobate prin hotarare de guvern si normele de aplicare a dispozitiilor, prin care sunt stabilite o serie de detalii procedurale privind eliberarea extraselor multilingve. Este vorba de HG nr. 727/2013 privind aprobarea Normelor metodologice de punere in aplicare a prevederilor Conventiei nr. 16, publicata in Monitorul Oficial, nr. 608, din 30 septembrie, ce intra in vigoare in 30 octombrie.

Statele UE in care poti folosi extrasele multilingve ale actelor de stare civila

Conform documentului citat, extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate in conditiile Conventiei nr. 16 de catre autoritatile competente ale statelor parti la aceasta conventie, altele decat Romania, sunt recunoscute de catre autoritatile si institutiile publice romane fara traducere, legalizare sau alta formalitate echivalenta si se utilizeaza in aceleasi conditii ca si certificatele de stare civila.

In acelasi timp, extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate in Romania vor fi recunoscute de catre toate statele parti la conventia nr.16:

"Extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea, casatoria sau decesul, denumite in continuare extrase multilingve, eliberate de autoritatile romane, sunt documente cu aceeasi putere doveditoare ca si certificatele de stare civila si se folosesc de catre titulari si persoanele indreptatite exclusiv in fata autoritatilor straine din statele parti la Conventia nr. 16", se precizeaza in norme.

* Modelele extraselor multilingve ale actelor de stare civila (nastere, casatorie, deces) ce vor fi eliberate de autoritatile romane pot fi consultate in fisierele atasate.

Extrasele multilingve eliberate in conformitate stricta cu normele internationale vor produce efecte juridice pe teritoriul urmatoarelor state: Austria, Belgia, Bosnia si Hertegovina, Croatia, Elvetia, Franta, Germania, Grecia, Italia, Luxemburg, Lituania, Macedonia, Muntenegru, Republica Moldova, Olanda, Polonia, Portugalia, Spania, Slovenia, Serbia si Turcia.

De ce acte ai nevoie pentru a-ti fi eliberate extrasele multilingve

Conform normelor metodologice, extrasele multilingve se elibereaza in baza actelor de stare civila, aflate in arhiva, sau pe baza registrelor intocmite de parohii. Pentru a putea obtine extrasul, solicitantul trebuie sa completeze o cerere timbrata pe care o va adresa fie SPCLEP, fie primariei de la locul de domiciliu/resedinta. Cererea este disponibila in fisierul atasat.

In plus, la cerere, pot fi eliberate concomitent mai multe extrase multilingve completate in baza aceluiasi act de stare civila.

Extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea si/sau casatoria se vor elibera titularilor sau reprezentantilor legali ai acestora, in timp ce extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind decesul se elibereaza membrilor familiei sau altor persoane indreptatite. In plus, in documentul citat se arata ca extrasele se pot elibera si altor persoane, insa acestea trebuie imputernicite prin procura speciala.

In ceea ce priveste documentele pe care solicitantii trebuie sa le prezinte pentru a le fi eliberate extrasele, normele prevad urmatoarele:

• Cetatenii romani cu domiciliul in Romania se legitimeaza cu actul de identitate aflat in termen de valabilitate;
• Minorii in varsta de peste 14 ani, detinatori sau nu ai unui act de identitate, au dreptul sa solicite si sa primeasca extrase multilingve de nastere sau de casatorie in nume propriu, asistati, dupa caz, de unul dintre parinti sau de tutore;
• Cetatenii statelor membre ale Uniunii Europene si ai confederatiei elvetiene ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu documente de identitate eliberate de statele ai caror cetateni sunt sau cu Pasaport, aflate in termen de valabilitate;
• Cetatenii romani cu domiciliul in strainatate si strainii, ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu pasaport valabil;
• Apatrizii, ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu permis de sedere temporar sau pe termen lung ori, dupa caz, cu pasaport emis in baza conventiei privind statutul apatrizilor din anul 1954, aflat in termen de valabilitate.

Extrasele multilingve se vor completa in limba romana, cu majuscule, avandu-se in vedere atat datele care rezulta din cuprinsul actului din registrul de stare civila, cat si de modificarile intervenite potrivit mentiunilor inscrise ulterior intocmirii acestuia. Extrasele multilingve pot fi completate atat de mana, cu cerneala neagra, cat si in sistem informatic.

Atentie! Extrasul multilingv gresit completat sau deteriorat se retrage de catre institutia care l-a eliberat si se anuleaza.

Extrasul multilingv se elibereaza solicitantului de catre SPCLEP ori, dupa caz, de catre ofiterii de stare civila din cadrul primariilor unitatilor administrativ-teritoriale in care nu functioneaza aceste servicii, in termen de maximum 30 de zile de la data depunerii cererii.

Normele de aplicare a Conventiei nr. 16 stabilesc, de asemenea, ca cererea de eliberare a extraselor multilingve ale actelor de stare civila va fi supusa taxelor de timbru.

In ce masura se simplifica procedurile: se reduce sau nu birocratia?

Actele de stare civila faceau parte din categoria actelor pentru care se elibera apostila in cadrul institutiei prefectului, avand in vedere prevederile Conventiei de la Haga din 1961. Prin eliberarea apostilei se intelege, concret, aplicarea unei stampile de catre autoritatile unui stat semnatar al Conventiei de la Haga pe actele eliberate in statul respectiv, in vederea prezentarii lor in fata autoritatilor altui stat semnatar al Conventiei. Scopul eliberarii apostilei este de a autentifica originea actului si de a preveni falsificarile, dupa cum a explicat, pentru AvocatNet.ro, Nicoleta Stoian, senior associate Badita si Pop.

Prin urmare, Conventia nr. 16/1976 si HG nr. 727/2013 urmaresc facilitarea si recunoasterea documentelor de stare civila romanesti pe teritoriul statelor parti la Conventie, precum si eliminarea birocratiei si reducerea falsurilor in actele de stare civila.

Astfel, puncteaza Stoian, potrivit normelor metodologice, extrasele multilingve eliberate in conditiile Conventiei nr. 16 sunt recunoscute fara traducere, legalizare sau alta formalitate echivalenta si se utilizeaza in aceleasi conditii ca si certificatele de stare civila. "Asadar, este eliminata astfel formalitatea apostilarii acestor documente. Din acest punct de vedere, putem spune ca se vor simplifica procedurile si se va reduce birocratia", sustine avocatul. 

Pe de alta parte, insa, reprezentantul Badita si Pop subliniaza ca nu trebuie pierdut din vedere nici faptul ca si eliberarea acestor extrase presupune o procedura.

Astfel, conform prevederilor ce intra astazi in vigoare, pentru eliberarea extraselor se va depune o cerere la SPCLEP sau, dupa caz, la primaria de la locul de resedinta/domiciliu al solicitantului ori la care se afla in pastrare actul de stare civila, iar extrasul multilingv se va elibera in termen de maxim 30 de zile de la data depunerii.

Totodata, in cazul in care se stabileste ca au intervenit anumite modificari, cererea se va solutiona dupa clarificarea neconcordantelor, in baza documentelor justificative prezentate de catre solicitant. "Prin urmare, ramane ca aplicarea efectiva a noilor dispozitii sa demonstreze daca procedura se va simplifica realmente sau nu", opineaza Nicoleta Stoian.

In acelasi timp, Andrei Grigoriu, avocat si membru al Baroului Bucuresti, este de parere ca aderarea la Conventia 16/1976 faciliteaza mai ales folosirea extraselor de stare civila in strainatate. 

In plus, dupa cum a explicat avocatul, extrasul de stare civila in formatul propus este adaptat Noului Cod Civil cu privire la starea civila si face mentiuni importante si asupra regimului juridic matrimonial existent in alte tari, cu repercusiuni posibile in achizitiile de bunuri. 

"De asemenea, prin folosirea acestor extrase, intr-o forma oficiala, este mai usoara verificarea interstatala", a remarcat avocatul.

Avantajele si dezavantajele noii proceduri

Apostila a simplificat mult procedura, mai greoaie, a legalizarii. Cu toate acestea, si aceasta procedura presupune demersuri, timp, costuri, asa cum, in mod inerent, va presupune si procedura eliberarii extraselor multilingve, a aratat Nicoleta Stoian.

"Judecand dupa prevederile Normei metodologice, utilizarea extraselor multilingve va facilita recunoasterea si utilizarea documentelor de stare civila romanesti pe teritoriul statelor parti la conventie. Se vor elimina, astfel, necesitatea traducerilor, a legalizarilor si chiar a apostilarii, fapt care reprezinta, in mod evident, un avantaj", precizeaza avocatul Badita si Pop.

Cu toate acestea, mentioneaza Stoian, vor exista, probabil, intr-o prima faza, dificultati de punere in aplicare a noilor dispozitii la nivelul unitatilor administrativ-teritoriale, procedura nu va reusi sa satisfaca pe deplin asteptarile solicitantilor. 

De aceeasi parere este si Andrei Grigoriu, care adauga ca printre avantaje se numara faptul ca nu mai este nevoie de o copie legalizata dupa original si ca informatiile vor fi complete, reprezentand o baza de date comuna.

"Aici este un punct important, avand in vedere ca extrasul privind casatoria va oferi informatii complete asupra regimului matrimonial ales – inclusiv aratand anumite proceduri anterioare divortului specifice altor state, cum ar fi separatia de corp. Acest lucru este util in modul in care se poate contracta cu sotii", opineaza Grigoriu.

Pe de alta parte, insa, avocatul puncteaza ca reglementarile contin si anumite chestiuni care lasa interpretari, un exemplu bun in acest sens fiind urmatoarea derogare: "Fiecare stat contractant va putea, de la momentul semnarii notificarii sau aderarii, declara ca isi rezerva dreptul de a nu aplica prezenta conventie asupra extraselor de pe actele de nastere ale copiilor adoptati".

"Practic, aici va trebui sa se verifice in cazul fiecarui stat daca a semnat sau nu cu rezerve. Poate fi oarecum problematic, putand fi generate confuzii", sustine Andrei Grigoriu.

--

Normele de aplicare a Conventiei nr. 16 sunt disponibile in sectiunea noastra de Legislatie sau direct accesand acest link.