Reminder: Tichetele de masa electronice pot fi utilizate de astazi. Cum trebuie sa procedeze angajatorii pentru a le obtine?

Angajatorii vor putea putea acorda salariatilor, din 13 februarie 2014, tichete de masa in format electronic, sub forma unor carduri care vor functiona ca un portofel electronic, se arata Legea nr. 291/2013 pentru modificarea si completarea Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masa, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 701 din 15 noiembrie 2013.

In prezent, tichetele de masa pot fi distribuite doar pe suport hartie, insa potrivit dispozitiilor care vor intra in vigoare din 13 februarie 2014, angajatorii vor putea opta pentru forma in care sunt emise tichetele, pe hartie sau in format electronic.

Conform Legii nr. 291/2013, tichetele de masa in format electronic sunt bonuri de valoare pe suport electronic si sunt destinate exclusiv acordarii alocatiei individuale de hrana a salariatilor. Cardurile vor fi valabile numai daca vor avea inscrise sau stocate intr-un alt mod urmatoarele informatii:

• numele si prenumele salariatului care este in drept sa utilizeze tichetul de masa;
• numele si adresa emitentului;
• date referitoare la perioada de valabilitate;
• interdictia de a fi utilizat pentru achzitionarea de tigari sau de produse alcoolice.

Valoarea nominala pe zi lucratoare a tichetelor de masa, indiferent de suportul pe care sunt emise, hartie sau card, este in prezent de 9,35 lei, valoare indexata periodic de Ministerul Muncii, a declarat pentru AvocatNet.ro Jean Istasse, CEO Sodexo.

Cum vor obtine angajatorii tichetele electornice de la unitatile emitente?

Legea nr. 291/2013 stabileste ca societatile care vor emite tichete de masa in format electronic trebuie sa fie autorizate de Ministerul Finantelor.

Firmele care vor apela la unitatile emitente pentru a obtine tichetele de masa electronice vor urma aceeasi procedura ca in cazul tichetelor pe suport hartie.

Jean Istasse ne-a declarat ca tichetele de masa electronice functioneaza similar tichetelor de masa pe hartie in ceea ce priveste procesul de comanda, care este in totalitate responsabilitatea angajatorului.

Totusi, legislatia care se va aplica din 13 februarie 2014 stabileste ca distribuirea tichetelor electronice nu va fi realizata de angajator, asa cum se intampla in prezent cu tichetele pe suport hartie, ci de catre unitatea emitenta.

De asemenea, angajatorul va trebui sa achite unitatilor emitente atat contravaloarea nominala a tichetelor, cat si costul emiterii pe suport electronic.

La randul lor, unitatile emitente sunt obligate sa deschida conturi sau subconturi de plati distincte, prin care se vor derula sumele reprezentand incasarile si platile aferente valorii nominale a tichetelor de masa, astfel incat sa permita o evidenta clara a sumelor utilizate in temeiul contractelor incheiate cu angajatorii si magazinele care vor accepta plata cu tichetele electronice, se precizeaza in actul normativ citat.

Cu alte cuvinte, unitatile emitente vor alimenta tichetele electronice dupa ce angajatorii vor achita contravaloarea acestora.

Referitor la aceste prevederi, Jean Istasse ne-a explicat ca pentru a comanda tichete de masa electronice, angajatorii vor include lista cu numele angajatilor, insa acest lucru se intampla si in prezent pentru a comanda tichetele de masa pe hartie.

“Prin urmare, acest proces nu se va schimba pentru angajator. Pentru tichetele electronice nu exista un proces de distributie in sine. In acest caz vorbim despre incarcarea, in fiecare luna, a sumelor pentru fiecare dintre angajati”, a punctat seful Sodexo.

Totodata, in dispozitiile care se vor aplica din 13 februarie 2014 se precizeaza ca unitatile emitente de tichete de masa pe suport electronic pot organiza platforme pentru emiterea tichetelor de masa sau pot incheia contracte cu organizatii care administreaza scheme/aranjamente de plata ori alte organizatii specializate, dupa caz.

Potrivit lui Jean Istasse, tipul de platforma utilizata pentru implementarea sistemului de tichete electronice este mai putin important pentru companii sau pentru angajati.

“Aspectul care trebuie retinut este ca angajatii vor putea sa isi utilizeze tichetele de masa electronice pentru a avea acces la produse alimentare in locatiile care sunt tehnic echipate sa accepte tichete de masa electronice si care au o relatie contractuala cu furnizorul de tichete de masa. Aceasta situatie este valabila si in prezent, cand angajatii beneficiari de tichete de masa isi pot utiliza tichetele de masa pe hartie numai in locatiile care au o relatie contractuala cu unitatile emitente de tichete de masa, aceasta fiind o conditie impusa de Ministerul Finantelor Publice”, a adaugat sursa citata.

Ce se intampla in cazul pierderii tichetului electronic?

Cand un angajat isi pierde tichetul de masa electronic, aceasta va fi inlocuit de unitatea emitenta de tichete de masa electronice, a precizat CEO-ul Sodexo.

“Procedura de utilizare a  codului PIN va depinde de politica oferita de fiecare dintre furnizorii de tichete de masa electronice. Toate costurile legate de managementul sistemului de tichete electronice sunt suportate integral de catre angajatori conform prevederilor legale in vigoare”, a mai spus Jean Istasse.

Securizarea cardurilor

In ceea ce priveste riscul fraudarii tichetelor de masa electronice si securizarii acestora, Jean Istasse ne-a declarat ca tichetele de masa electronice nu functioneaza precum cardurile bancare, nu au cont atasat, asadar riscul de frauda este limitat. Tichetele de masa electronice vor avea un cod PIN atasat care va fi necesar la utilizare, si in plus acestea nu vor putea fi utilizate pentru alt scop decat accesarea de alimente in unitatile alimentare (de exemplu, nu se se pot utiliza terminalele pentru retragerea de numerar), a afirmat acesta.

De asemenea, Sergiu Cone, secretarul general al Asociatiei de Plati Electronice din Romania (APERO), a declarat pentru AvocatNet.ro ca securitatea on-line privind plata cu tichetele de masa electornice este importanta, insa nu va presupune costuri suplimentare pentru angajatori.

“Daca emiterea tichetelor de masa electronice se face pe suport card, care vor  respecta toate standardele de securitate a acestui instrument (chip si PIN, inrolarea in sistemul 3DSecure), acestea vor fi securizate. In plus, posibilitatea de a plati online in conditii de maxima securitate este foarte importanta, deoarece in ultima vreme mai multi comercianti de produse alimentare, inclusiv mari lanturi comerciale, au deschis magazine online. Asadar, aceste carduri vor fi dotate cu tehnologiile existente de securitate si nu estimam costuri suplimentare, ba din contra, utilizarea acestor carduri va putea aduce economii”, a precizat secretarul general al APERO.

Tichetele electronice, mai scumpe decat cele pe suport hartie?

Parerile privind costurile pe care angajatorii le vor suporta cu achizitia tichetelor de masa electronice sunt impartite.

De o parte, Jean Istasse, CEO Sodexo, este de parere ca tichetele de masa electronice, spre deosebire de cele pe hartie, vor avea o componenta de management al cardului care va fi suportata de catre angajator (de exemplu, inlocuirea cardului).

“Este dificil de estimat in acest moment care va fi costul (mai ales ca nu sunt cunoscute toate regulile sistemului de tichete electronice, deoarece se asteapta inca normele de aplicare). Ceea ce putem spune este ca, in general, cu cat un sistem este mai complex, cu atat este si mai costisitor”, a explicat acesta.

De cealalta parte, Sergiu Cone, secretarul general al APERO, sustine ca se asteapta la o scadere a costurilor totale, plecand de la premiza ca sistemele electronice sunt semnificativ mai eficiente decat alternativele pe suport hartie, iar costurile vor fi cu atat mai mici daca se foloseste infrastructura de acceptare a cardurilor instalata de banci.

“Angajatori vor achita costul emiterii tichetelor in format electronic la o anumita perioada de timp, in functie de valabilitatea acestora, nefiind nevoie sa suporte lunar costul imprimarii tichetelor de masa pe suport de hartie. Totodata, volumul de munca generat de achizitionarea si distributia tichetelor de masa catre angajati se va reduce in cazul tichetelor in format electronic intrucat acestea reprezinta o modalitate mai simpla pentru transferul acestor beneficii, ceea ce sa va traduce in economii suplimentare”, a punctat reprezentantul APERO.

Potrivit lui Sergiu Cone, la nivelul angajatorilor avantajele oferite de tichetele de masa pe suport electronic rezulta din reducerea volumului de munca generat de achizitionarea si distributia acestora catre angajati, din simplificarea procedurii transfer a valorii lunare a acestui beneficiu catre angajati, care se va face similar transferarea salariului pe card.

“Nu in ultimul rand, comerciantii vor incasa mai rapid platile (nemafiind obligati sa numere tichete de hartie) si isi vor scadea costurile administrative ale gestionarii lor, data fiind eficienta operativa oferita de suportul electronic (nu mai e nevoie de depozitare, transport etc.)”, a afirmat Sergiu Cone.

Cat despre avantajele utilizarii tichetelor de masa in format electronic de catre angajati, acestea sunt imediate, sustine reprezentantul APERO.

Tichetele de masa electronice reprezinta un instrument usor de folosit si sigur, de exemplu, in cazul pierderii cardului, banii se pot recupera, ceea ce nu este posibil la tichetele de hartie, permit plata valorii exacte a cumparaturilor efectuate si creaza premisele acceptarii intr-o retea mai mare de comercianti (exemplu: restaurante), a adaugat aceeasi sursa.

In ceea ce priveste piata tichtelor de masa, APERO se asteapta la rezultate pozitive semnificative, deoarece decizia de a introduce tichetele in format electronic in paralel cu cele pe suport de hartie va duce la cresterea concurentei in acest domeniu cu implicatii benefice pentru angajatori, detinatorii acestor carduri, comercianti.

Important! Ca urmare a modificarii Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masa prin Legea nr. 231/2013, Ministerul Muncii trebuie sa modifice pana in aprilie, in mod corespunzator, normele de aplicare a Legii nr. 142/1998.