Suspendarea activitatii la Registrul Comertului: Cu ce documente se realizeaza?

Firmele isi pot suspenda activitatea la Registrul Comertului, din propria initiativa, pentru maximum trei ani, dupa cum se precizeaza in Legea societatilor nr. 31/1990.

In acest caz trebuie facuta diferenta intre suspendarea societatii din propria initiativa si suspendarea facuta de catre Fisc.

"In ambele cazuri de inactivitate, societatea isi pastreaza personalitatea juridica, ea va fi, in continuare, titular de drepturi si obligatii in conditiile restrictive impuse de starea de inactivitate. Astfel, din punct de vedere juridic, o societate inactiva beneficiaza, in continuare, de personalitate juridica si este obligata sa respecte toate obligatiile ce ii incumba, atat din punct de vedere legal, cat si contractual, dupa caz", a detaliat Madalina Mitan, avocat colaborator la Schoenherr, intr-un articol publicat recent de AvocatNet.ro.

Ce acte sunt necesare pentru suspendarea unei firme la Registrul Comertului?

Pentru inregistrarea in Registrul Comertului a mentiunilor privind suspendarea temporara a activitatii unei societati este necesara intocmirea unei documentatii care trebuie depusa ulterior la ONRC.

Astfel, potrivit informatiilor publicate de Registrul Comertului pe pagina sa de internet, firmele care vor sa isi suspende activitatea trebuie sa depuna o cerere de inregistrare, impreuna cu o declaratie-tip pe propria raspundere din care sa rezulte ca acestea nu desfasoara la sediul social, la sediile secundare ori in afara acestora/desfasoara activitatile declarate o perioada de maximum trei ani.

De asemenea, mai este necesara si hotararea adunarii generale a asociatilor/actionarilor/decizia asociatului unic privind suspendarea temporara a activitatii sau reluarea activitatii societatilor, in original.

Conform ONRC, hotararea AGA/decizia asociatului unic trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

• antetul firmei,
• numarul si data,
• semnaturile persoanelor abilitate;
• in preambul se va preciza modul de convocare AGA, precum si indeplinirea conditiilor de validitate a hotararii, conform dispozitiilor legale sau statutare;
• in cazul in care actul modificator este un act aditional in forma autentica, nu se va mai depune si hotararea adunarii generale in baza careia acesta a fost incheiat.

In plus, hotararea AGA/decizia asociatului unic va contine durata suspendarii/momentul reluarii activitatii (incepand de la data ... pana la data ... / reluata de la data de ... ). Pe langa aceste informatii, hotararea AGA poate contine darea de data certa a serviciului de asistenta din cadrul oficiului registrului comertului de pe langa tribunal si poate fi incheiata sub semnatura privata, se mentioneaza pe site-ul ONRC.

Tot pentru suspendarea activitatii, firmele trebuie sa depuna certificatele constatatoare emise in baza declaratiilor-tip pe propria raspundere pentru autorizarea activitatii/suspendarea activitatii.

Daca este cazul, este necesara si imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale. Acest document trebuie depus in original.

Potrivit ONRC, cererea de inregistrare si inscrisurile prevazute de lege trebuie indosariate (in dosar cu sina) si numerotate. Firmele pot sa depuna acest dosar direct la registrul comertului, prin posta, cu scrisoare cu valoare declarata si confirmare de primire sau prin mijloace electronice.

Atentie! Cererea transmisa in forma electronica va avea incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa.

ONRC informeaza ca inscrisurile a caror inregistrare, mentionare sau publicare se solicita la registrul comertului vor fi tehnoredactate de catre solicitant in limba romana, vor fi lizibile, fara stersaturi sau adaugari, sub sanctiunea respingerii acestora.

Solutionarea cererii revine in competenta directorului oficiului registrului comertului de pe langa tribunal si/sau persoanei sau persoanelor desemnate care poate/pot dispune administrarea si a altor acte doveditoare decat cele enumerate, se precizeaza pe site-ul ONRC.

Cat costa suspendarea activitatii?

Suspendarea activitatii unei firme nu implica doar intocmirea unei documentatii si depunerea acesteia la Registrul Comertului, ci si plata unor tarife. Mai exact, pe site-ul ONRC se mentioneaza ca solicitantii trebuie sa achite anumite taxe si sa faca dovada platii, respectiv sa includ chitantele in dosarul care trebuie depus la registrul comertului.

Mai exact, potrivit ONRC trebuie platite taxele de registru de 45 lei, la care se adauga 27 lei, reprezentand un procent aplicat taxei de registru - 50% Fondul de lichidare si 10% Fondul de buletin prevazute de Legea nr. 85/2014 privind procedurile de prevenire a insolventei si de insolventa.

De asemenea, mai trebuie achitata si suma de 72 lei pentru fiecare sediu autorizat pe baza declaratiei pe proprie raspundere (45 lei taxa de registru, plus 27 lei reprezentand un procent aplicat taxei de registru - 50% Fondul de lichidare si 10% Fondul de buletin prevazute de Legea nr. 85/2014).

La toate acestea se adauga si tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a.

Taxele pot fi achitate in numerar sau cu card bancar la casieriile registrului comertului, precum si cu mandat postal, ordin de plata.

Firmele inactive la Registrul Comertului nu mai pot emite facturi

In perioada in care si-au suspendat activitatea, firmele nu mai pot desfasura activitatea pentru care s-au autorizat,  deci nici nu mai pot emite facturi, a declarat Mitel Spataru, Tax Manager Finexpert, intr-un articol publicat recent de AvocatNet.ro.

De altfel, si Madalina Mitan, avocat colaborator la Schoenherr, a mentionat, la o solicitare a noastra recenta, ca inactivitatea temporara declarata de catre reprezentantii societatii in temeiul Legii nr. 31/1990 obliga societatea la abtinerea de la exercitarea obiectului sau de activitate.

"Totusi, exista o serie de acte/ activitati pe care societatea inactiva temporar le poate desfasura. Cu titlu de exemplu amintim cateva: societatea isi poate mentine conturile bancare si gestiona sumele detinute; poate incasa sume ce ii revin in baza raporturilor juridice incheiate inainte de suspendarea societatii; isi poate apara pozitia procesuala in cazul unui eventual litigiu demarat impotriva sa etc", a adaugat la acea data Madalina Mitan.

In plus, in Codul de procedura fiscala, se mentioneaza ca, in cazul firmelor care si-au suspendat activitatea la Registrul Comertului, modificarea se face automat si la Fisc, care anuleaza codul de TVA, a precizat atunci Mitel Spataru.

Acesta a adaugat ca, in perioada inactivitatii inregistrate la Registrul Comerului, firmele isi pot mentine activitatea administrativa. De exemplu, o firma inactiva poate avea, in continuare, angajati, carora sa le plateasca salarii, si sediu, pentru care sa achite chirie. Intr-o asemenea situatie, firma poate primi facturi si sa faca platile necesare.

Important! In perioada in care sunt inactive la Registrul Comertului, firmele pot face orice fel de achizitii, numai ca nu si le pot amortiza si nici deduce, a explicat Mitel Spataru.  

De asemenea, Tax Manager-ul de la Finexpert a subliniat ca, in perioada inactivitatii la Registrul Comertului, firmele trebuie sa depuna toate declaratiile fiscale, chiar daca sunt pe zero. Totusi, pentru a nu depune declaratii fiscale, firmele care se suspenda la Registrul Comertului trebuie sa solicite regimul derogatoriu, in momentul in care cer sa fie declarate inactive.