UPDATE: Petrecerea de Crăciun a firmei - cum înregistrăm în contabilitate cheltuielile generate de eveniment

În sezonul sărbătorilor de iarnă, firmele se gândesc la modalitățile de acordare a diverselor prime și beneficii pentru angajații lor. 

Primul lucru care trebuie hotărât în vederea stabilirii tratamentului contabil și fiscal al cheltuielilor legate de petrecerea firmei este cine participă și în ce scop este organizat evenimentul, atrage atenția expertul contabil Luiza Daneliuc.

Astfel, dacă la petrecere vor fi invitați numai angajații firmei și însoțitorii acetora, sumele alocate pentru fiecare angajat în parte vor fi considerate avantaje în natură și vor fi impozitate în luna în care acestea sunt acordate, fiind asimilate în baza de calcul a veniturilor din salarii.

De asemenea, pe lângă impozitarea cheltuielilor ca avantaje în natură, din punctul de vedere al TVA-ului dedus la achiziția acestor bunuri și servicii, taxa pe valoare adăugată aferentă sumei care se consideră avantaj în natură va deveni nedeductibilă și va trebui colectată.

În schimb, dacă la petrecere firmei vor fi invitați atât clienții, partenerii de afaceri, cât și angajații, iar evenimentul va avea ca scop promovarea imaginii societății și stimularea vânzătilor, precum și întărirea relațiilor contractuale, atunci cheltuielile vor fi considerate a fi de protocol și vor fi înregistrate ca atare în contabilitate.

Ce sunt cheltuielile de protocol 

În prezent, cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2% din diferența dintre totalul veniturilor și cheltuielile înregistrate conform reglementărilor contabile, la care se efectuează ajustările fiscale. Așadar, din cheltuielile totale se scad:

• cheltuielile cu impozitul pe profit curent și amânat
• cheltuielile de protocol
• cheltuieli aferente veniturilor neimpozabile

Pe de altă parte, din totalul veniturilor se scad veniturile neimpozabile.

Cheltuiala de protocol poate fi constituită din cheltuieli ocazionale de acordarea unor cadouri, tratații și mese partenerilor de afaceri, efectuate în scopul afacerii.

Important! În ceea ce privește deducerea meselor de protocol la care participă clienți, parteneri de afaceri sau potențiali parteneri, pentru a demonstra legătura cu activitatea economică a firmei și a evita reîncadrarea acestora ca avantaje salariale oferite angajaților, se recomandă întocmirea de referate care să conțină următoarele date:

• Scopul întâlnirii: negociere contract, menținerea relațiilor comerciale, extinderea afacerii;
• Persoanele participante din partea societății și partenerul de afaceri;
• Persoana care a aprobat referatul și, implicit, și cheltuiala cu protocolul.

Pentru mesele de protocol, societatea are dreptul să deducă TVA integral aferent cheltuielii, deoarece acea cheltuială a fost efectuată în scopul activității economice.

De asemenea, aceste cheltuieli nu intră sub incidența plafonului de 100 lei + TVA, acel plafon referindu-se strict la cadourile oferite partenerilor de afaceri și nu la acest tip de cheltuială de protocol.

Cum putem demonstra că la petrecerea organizată de firmă au participat, alături de  angajați, și parteneri de afaceri sau clienți?

Legea prevede că firma trebuie să demonstreze în mod obiectiv că respectivele cheltuieli au fost efectuate în scopul promovării imaginii firmei și a activității economice a firmei, dar nu oferă alte indicii despre cum ar trebui să facă acest lucru. De aceea, este recomandat ca societatea să întocmească, preventiv, cât mai multe documente care pot dovedi că respectivele cheltuieli au fost efectuate în cadrul întâlnirii cu partenerii de afaceri și nu în scopuri personale sau în avantajul salariaților.

În cele ce urmează, iată câteva idei din practică, potrivit contabilului Luiza Daneliuc:

• Lista de invitați pe care participanții o pot semna la venire/plecare, confirmând astfel prezența; de asemenea, trebuie să putem demonstra că persoanele prezente sunt partenerii noștri de afaceri, clienți sau furnizori, sau potențiali parteneri, prin documente (oferte, note de negociere, note de ședință, contracte încheiate, contracte în derulare etc.);
• Dacă se fac cadouri participanților, se poate merge pe același principiu, de întocmire a unei liste cu participanții care au primit respectivele cadouri;
• Se pot face un referat și un decont atașat al cheltuielilor ocazionate cu această petrecere și cu numărul persoanelor participante, astfel încât, la un eventual control, evidențele sumelor cheltuite și ale persoanelor prezente să fie clare; referatul trebuie să fie aprobat de conducerea firmei sau de către administratorul societății;
• Orice alte confirmări din partea unui terț (confirmare de participare la eveniment, mail de mulțumire pentru cadoul trimis) sunt binevenite.

Bunurile acordate cu titlu gratuit clienților pentru stimularea vânzărilor și a activității comerciale 

Potrivit Codului fiscal, în scopul stimulării vânzărilor și a activității, firma poate acorda bunuri de mică valoare în mod gratuit în cadrul evenimentelor organizate cu ocazia sărbătorilor. Citatul exact din lege este: „acordarea în mod gratuit de bunuri în scop de reclamă sau în scopul stimulării vânzărilor sau, mai general, în scopuri legate de desfășurarea activității economice, în condițiile stabilite prin normele metodologice”.

Legea nu prevede o cotă anume de deductibilitate sau o sumă fixă, dar există anumite condiții care trebuie respectate, condiții stabilite prin normele de aplicare și anume:

Putem cuprinde în categoria bunurilor acordate în mod gratuit în scopul stimulării vânzărilor bunurile care sunt produse de persoana impozabilă în vederea vânzării sau sunt comercializate în mod obişnuit de către persoana impozabilă.

De asemenea, bunurile acordate în scop de reclamă cuprind, fără a se limita la acestea, bunurile oferite în mod gratuit ca mostre în cadrul campaniilor promoţionale, pentru încercarea produselor, pentru demonstraţii la punctele de vânzare, iar acestea sunt neimpozabile.

Dacă bunurile acordate gratuit în vederea stimulării vânzărilor nu sunt produse de persoana impozabilă şi/sau nu sunt bunuri comercializate în mod obișnuit de aceasta, acordarea gratuită nu va fi considerată o livrare de bunuri în următoarele condiții:

• Se poate face dovada obiectivă a faptului că acestea pot fi utilizate de către client în legătură cu bunurile/serviciile pe care le-a achiziţionat de la respectiva persoană impozabilă;

sau

• Bunurile/serviciile sunt furnizate către consumatorul final şi valoarea bunurilor acordate gratuit este mai mică decât valoarea bunurilor/serviciilor furnizate acestuia.

Bunuri de mică valoare acordate în cadrul acțiunilor de protocol

Firmele pot acorda, potrivit Codul fiscal, bunuri de mică valoare în cadrul acțiunilor de sponsorizare și al evenimentelor de protocol, fără a fi considerate impozabile, în următoarele condiții stabilite prin norme: bunurile de mică valoare acordate gratuit în cadrul acţiunilor de protocol sunt considerate cheltuială deductibila pentru societate și au TVA deductibil dacă valoarea fiecărui cadou oferit este mai mică sau egală cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul poate fi format din unul sau mai multe bunuri oferite gratuit.

Dacă valoarea cadoului depăsește plafonul de 100 lei + TVA, diferența este considerată livrare de bunuri cu plată și TVA-ul trebuie colectat, asta dacă inițial acel TVA a fost considerat total sau parțial deductibil.

Procedura de colectare a TVA pentru suma ce depășește plafonul de 100 lei + TVA/cadou este următoarea:

Societatea întocmește, în luna în care a depășit plafonul, o autofactură care să respecte condițiile de la art. 155 alin (7), în care înscrie baza impozabilă, respectiv valoarea depăşirilor de plafon, şi taxa colectată aferentă.

Ce prime, bonusuri sau cadouri de Crăciun pot fi oferite salariaților

În cazul în care societatea dorește să acorde salariaților cu ocazia Sărbătorilor prime de Crăciun, prime de performanță sau orice alt tip de prime în bani, acestea vor fi asimilate veniturilor din natură salarială și se vor impozita exact în același fel ca și salariul de bază.

Cu alte cuvinte, primele se vor cumula cu celelalte venituri de natură salarială, vor fi înregistrate pe statul de plată la rubrica „alte venituri” și vor fi impozitate 10% impozit pe venitul din salarii și cu toate celelalte contribuții sociale, atât contribuția salariatului, cât și ale societății.

Cadourile oferite de angajatori în beneficiul copiilor minori ai angajaţilor cu ocazia Paştelui, zilei de 1 iunie, Crăciunului şi a sărbătorilor similare ale altor culte religioase, precum şi cadourile oferite angajatelor cu ocazia zilei de 8 martie, în măsura în care valoarea cadoului oferit fiecărei persoane, cu orice ocazie din cele de mai sus, nu depăşeşte 150 lei, nu sunt incluse în veniturile salariale şi nu sunt impozabile din punct de vedere al impozitului pe venit.

Plafonul stabilit pentru cadourile oferite de angajatori (în bani şi în bunuri) copiilor minori ai angajaţilor cu ocaziile de mai sus se aplică pentru fiecare copil minor al fiecărui angajat.

Aceste cadouri în bani şi în bunuri nu se cuprind nici în baza lunară de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii.

Dacă respectivele cadourile în bani şi în natură acordate cu ocaziile de mai sus depăşesc 150 lei/copil, atunci suma care depășește va fi impozitată atât cu 10% impozit venit, cât si cu toate contribuţiile sociale obligatorii.

Din punct de vedere al impozitului pe profit, aceste cheltuieli sunt deductibile în limita unei cote de până la 2%, aplicată asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului.

Cum pot fi folosite tichetele cadou

Tichetele cadou care pot fi acordate salariaților în mod ocazional, pentru cheltuieli sociale, au ca reglementare de bază Legea nr. 165/2018, intrată în vigoare chiar la începutul acestui an, dar aceasta se completează și cu prevederile fiscale în vigoare (Codul fiscal și normele sale de punere în aplicare).

Ele pot fi acordate și altor categorii de beneficiari, pentru campaniile de marketing, studiul pieței, promovarea pe piețe existente sau noi, pentru protocol, pentru cheltuielile de reclamă și publicitate.

Astfel, firma poate acorda tichete cadou partenerilor de afaceri, clienți si furnizori, în cadrul diverselor campanii de marketing, concursuri de promovare, pentru protocol. Din punct de vedere al impozitului pe profit, acestea preiau deductibilitatea cheltuielii pentru care au fost folosite. De exemplu, dacă sunt folosite pentru protocol, se aplică regulile de deductibilitate ale cheltuielilor de protocol, dacă sunt folosite pentru reclamă si publicitate preiau aceste reguli etc.

În această lege scrie că nivelul maxim la care pot ajunge sumele acordate sub formă de tichete cadou se stabilește de către fiecare angajator în parte, cu reprezentanții salariaților sau, acolo unde există, sindicatul.

În Codul fiscal, la definirea veniturilor salariale și asimilate salariilor, se prevede că nu sunt impozabile, în sensul impozitului pe venit (adică la angajat), veniturile sub forma tichetelor cadou, printre altele. Dar condiția impusă pentru neimpozitare este ca ele să se încadreze în 150 de lei pentru fiecare persoană în parte, pentru fiecare ocazie în parte.