Folosirea maşinii şi locuinţei de serviciu de către salariaţi: Ce trebuie să ştii?

Potrivit prevederilor din Codul fiscal, utilizarea de către angajat, în scop personal, a unui bun din patrimoniul companiei reprezintă un avantaj de natură salarială, avantaj impozitat cu 16%, inclusiv atunci când respectivul bun este închiriat de la o terţă persoană şi nu cumpărat. 

În ceea ce priveşte autoturismele, atunci când acestea sunt folosite strict în scopul activităţii economice, regula generală spune că valoarea cheltuielilor auto și taxa pe valoare adăugată (TVA) aferentă sunt deductibile 100%. Mai precis, o astfel de regulă se aplică vehiculelor cu o masă totală maximă autorizată care să nu depășească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de nouă scaune de pasageri, inclusiv cel al șoferului.

Companiile care optează pentru deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA-ului pentru achizițiile și cheltuielile aferente vehiculelor trebuie să justifice folosirea exclusivă în interesul activității economice a maşinilor, pe baza a două categorii de documente, aşa cum a explicat, la solicitarea AvocatNet.ro, Alin Chitu (foto dreapta), Tax Partner al Țuca Zbârcea & Asociații Tax. Concret, aceste documente sunt:

• cele financiar-contabile, ca de exemplu delegaţie sau decont;
• foaia de parcurs completată permanent şi care trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii:
  • categoria de vehicul utilizat;
  • scopul şi locul deplasării;
  • kilometrii parcurşi;
  • norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Totodată, potrivit prevederilor din Codul fiscal şi din normele sale de aplicare, în scopul activității sunt cuprinse următoarele, fără a se limita la ele:

• deplasări în ţară sau în străinătate la clienţi/furnizori, pentru prospectarea pieţei;
• deplasări la locaţii unde se află puncte de lucru;
• deplasări la bancă, la vamă, la oficiile poştale, la autorităţile fiscale.

Pe de altă parte, cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activităţii economice sunt deductibile în proporţie de 50%. Mai exact, este vorba despre maşinile folosite (şi) în scop personal de către angajaţi, caz în care nu trebuie întocmite foile de parcurs. 

"În cazul în care nu sunt întocmite documentele pentru aplicarea deductibilității integrale, atunci deductibilitatea este limitată la 50% pentru vehiculele rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, cu o masă totală maximă autorizată care să nu depășească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de nouă scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietatea sau în folosința contribuabilului", a explicat specialistul de la Țuca Zbârcea & Asociații. 

Prin urmare, atunci când vehiculele sunt folosite și în scop personal, valoarea cheltuielilor auto și TVA-ul aferent sunt deductibile 50%. În cadrul cheltuielilor supuse limitării fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile fiecărui vehicul, inclusiv cele reprezentând: impozitele locale, asigurarea obligatorie de răspundere civilă auto, inspecțiile tehnice periodice, rovinieta etc.

În ceea ce priveşte modul de calcul al impozitului în cazul vehiculelor de serviciu folosite exclusiv în mod personal, acesta este reglementat de normele de aplicare la Codul fiscal: "Astfel, în cazul în care un vehicul se utilizează în scop personal, evaluarea folosinței cu titlu gratuit a vehiculului se face aplicându-se un procent de 1,7% pentru fiecare lună, la valoarea de intrare a acestuia în contabilitatea societății", a precizat Alin Chitu. 

În situaţia în care angajatul foloseşte autoturismul atât în interes de serviciu, cât şi în scop personal, deplasările în interes de serviciu nu reprezintă avantaj în natură, în timp ce evaluarea folosinţei personale se face aplicând acelaşi procent de 1,7%, avantajul urmând să fie determinat proporţional cu numărul de kilometri parcurşi în interes personal din totalul kilometrilor.

Ce impozite plătesc salariaţii care pleacă în concediu cu maşina de serviciu

Pentru angajații care conduc mașini de la firmă și le folosesc în scop personal, ca de exemplu atunci când pleacă în concediu (după ce primesc aprobarea conducerii), se plăteşte numai impozitul de 16%, nu şi contribuţiile sociale, atât timp cât companiile deduc doar 50% din cheltuielile și TVA-ul aferent utilizării autoturismului.

Pentru companiile care deduc în totalitate cheltuielile și TVA-ul aferent utilizării autoturismului, în cazul angajaților care conduc mașini de la firmă și le folosesc în scop personal, cheltuielile aferente acestor deplasări se consideră venit impozabil și se plătesc impozitul pe venit și contribuțiile salariale. La calculul impozitării se iau în calcul toate cheltuielile aferente autoturismului, fiind exceptate impozitării deplasările dus-întors de la domiciliu la locul de muncă.

Agenții de vânzări sau achiziții, precum şi taximetriştii pot face deplasările cu autoturismul în scop personal, dar fără ca acestea să aibă un caracter abuziv. Aceste tipuri de salariaţi pot folosi mașina de la companie în deplasări de la domiciliu la locul de muncă, dar deplasările cu mașina în concediu se consideră cu caracter abuziv, motiv pentru care compania poate aplica regula de deducere în procent de 50% a cheltuielilor și a TVA-ului sau poate considera avantaj în natură valoarea cheltuielilor auto aferente deplasărilor în vacanță, calculând toate contribuțiile salariale.

În altă ordine de idei, în cazul în care vehiculul este închiriat de la o terţă persoană, avantajul este evaluat la nivelul chiriei.

Atenţie! Utilizarea autovehicului societăţii, fără ştirea şi aprobarea conducerii, poate fi considerată abuz de încredere, faptă pedepsită de Codul penal cu închisoare de la trei luni la doi ani sau cu amendă. De aceea, este recomandat ca utilizarea în scop personal a maşinii de serviciu să se facă doar după obţinerea unei aprobări scrise din partea conducerii firmei. 

Locuinţa de serviciu: Cele mai importante prevederi

În ceea ce priveşte locuinţa de serviciu, prevederile legale nu sunt atât de clare precum în cazul maşinilor de serviciu, a precizat pentru AvocatNet.ro Alin Chitu, Tax Partner al Țuca Zbârcea & Asociații Tax. 

"În cazul în care o companie decide să acorde unui angajat dreptul de a utiliza în scop personal o proprietate imobiliară aflată în patrimoniul societății atunci această punere la dispoziție se va considera din punct de vedere fiscal la nivelul salariatului un avantaj în natură", ne-a declarat specialistul contactat de redacţia noastră. 

În conformitate cu prevederile în vigoare, locuinţele de serviciu fac parte din patrimoniul agenţilor economici şi se administrează în interesul acestora, evaluarea folosinței cu titlu gratuit a locuinței primite făcându-se la nivelul chiriei practicate pentru suprafețele locative deținute de stat.

Astfel, pentru ca o locuinţă să fie considerată locuinţă de serviciu trebuie în mod obligatoriu ca punerea acesteia la dispoziţia salariatului să fie justificată prin specificul activităţii, iar locuinţa să facă parte din patrimoniul angajatorului şi să fie administrată prin închiriere de către salariat, contractul de închiriere fiind accesoriu la contractul individual de muncă.

În urma stabilirii valorii avantajului în natură, acesta va fi impozitat conform prevederilor aplicabile veniturilor de natură salarială. Totodată, potrivit prevederilor aplicabile în prezent, avantajele conexe, cum ar fi: apă, gaz, electricitate, cheltuieli de întreținere și reparații și altele asemenea sunt evaluate la valoarea lor efectivă. 

"La nivelul societății, cheltuielile pentru funcționarea, întreținerea și repararea locuințelor de serviciu, sunt deductibile în limita raportului dintre suprafața construită conform reglementărilor din  Legea Locuinței nr. 114/1996, majorat cu 10%, și totalul suprafeței construite a respectivei locuințe", ne-a mai spus sursa citată.