15 lucruri de știut despre cercetările disciplinare înainte de a începe una

De la început trebuie precizat că în cadrul relației de muncă trebuie să existe reguli pe care atât salariații, cât și angajatorii au obligația să le respecte, iar o abatere disciplinară poate afecta nu numai activitatea angajatorului, ci și drepturile salariaților. Pentru a fi respectate, este obligatorie comunicarea și însușirea acestor reguli  de către toți participanții la relația de muncă, indiferent de funcția pe care o dețin, iar obligația de aducere la cunoștința tuturor salariaților este a angajatorului, cel care le-a și stabilit.

Pe lângă stabilirea abaterilor disciplinare și a sancțiunilor aplicabile, în cadrul regulamentului intern, angajatorul trebuie să respecte și procedura privind cercetarea disciplinară, iar aici legiuitorul a stabilit reguli generale, fiind în sarcina fiecărui angajator elaborarea propriei proceduri, cu respectarea dispozițiilor legale privind consultarea și informarea salariaților.

Practic, pentru a sancționa un salariat trebuie să existe, cumulativ, o faptă săvârșită cu vinovăție și în legătură cu munca salariatului respectiv, o dispoziție legală ori prevăzută în regulamentul intern, contractul colectiv/individual de muncă, un ordin sau o dispoziție legală a superiorului, dar și o procedură prin care toate aceste aspecte sunt analizate/cercetate cu respectarea dreptului la apărare al salariaților, iar angajatorul să acționeze cu bună-credință.

Notă: În privința bunei-credințe, element care stă la baza relației de muncă, angajatorii trebuie să țină cont și de dispozițiile art. 22 alin (7) din Codul de procedură civilă („ori de câte ori legea îi rezervă judecătorului puterea de apreciere sau îi cere să țină seama de toate circumstanțele cauzei, judecătorul va ține seamă, între altele, de principiile generale ale dreptului, de cerințele echității și de buna-credință.”) atunci când un conflict colectiv sau individual de muncă ajunge în fața instanței competente. Observăm că, pe lângă celelalte aspecte pe care instanța le analizează, buna-credință cu care acționează părțile este un element care, coroborat cu alte probe și dispozițiile legale, poate influența decizia instanței.

Principalele aspecte privind sancționarea abaterilor disciplinare sunt următoarele:

Întocmirea regulamentului intern este obligatorie, cu excepția microîntreprinderilor, caz în care vor putea fi cercetate și sancționate, după caz, exclusiv faptele prin care au fost încălcate dispoziții prevăzute în acte normative ori precizate în cuprinsul contractului individual de muncă sau ordinele și dispozițiile legale ale superiorului.

Avem astfel două categorii de angajatori - cei care au obligația de a elabora regulamentul intern și cei care, deși nu mai au această obligație, pentru a impune disciplina muncii în unitate pot elabora un regulament intern, pot negocia și include în contractul individual de muncă regulile privind răspunderea disciplinară (ceea ce ar însemna un contract ceva mai mare ca număr de pagini) sau pot aplica exclusiv dispozițiile legale.

În cazul celor care au obligația de a elabora și de a aduce la cunoștința salariaților regulamentul intern, pe lângă dreptul salariaților de a fi consultați, aceștia pot sesiza angajatorul în cazul în care unele dispoziții din regulament le încalcă drepturile, iar în cazul în care sunt nemulțumiți de răspunsul angajatorului sau acesta nu răspunde, pot sesiza instanța competentă.

Regulamentul intern rămâne, în continuare, documentul cel mai accesibil și în privința stabilirii abaterilor disciplinare și a sancțiunilor aplicabile, iar în lipsa acestuia pot fi avute în vedere exclusiv clauzele contractului individual de muncă.

Am exclus contractul colectiv de muncă, deși pot fi negociate și stabilite și în acest document abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile, însă pentru a exista un contract colectiv, angajatorul nu trebuie să se încadreze în categoria microîntreprinderilor și să aibă cel puțin 15 salariați, numărul minim necesar pentru înființarea unui sindicat.

În cazul microîntreprinderilor, așa cum am precizat, se va întocmi voluntar și legal un regulament intern sau, dacă nu se întocmește unul, abaterile și sancțiunile pot fi incluse în contractele individuale de muncă - evident, asta înseamnă contracte mai ample din punct de vedere al conținutului.

Și în cazul procedurii disciplinare putem spune că avem aceleași reguli, respectiv stabilirea acesteia prin regulamentul intern și a contractului colectiv de muncă, dacă acesta a fost negociat și încheiat conform legii, fie prin precizarea ei în cadrul contractelor individuale de muncă.

Codul muncii prevede, expres și limitativ, condițiile în care o faptă poate fi abatere disciplinară și, astfel, nu orice faptă a salariaților poate fi sancționată disciplinar.

În primul rând, fapta salariatului trebuie să fie în legătură cu munca sa, iar asta presupune că, pe lângă săvârșirea sa în timpul de muncă prevăzut în contract sau în regulamentul intern, trebuie să existe o legătură și cu sarcinile și atribuțiile din fișa postului sau, după caz, cele prevăzute în contractul individual de muncă.

Totodată, dacă prin fapta sa salariatul nu a încălcat dispoziții prevăzute în acte normative, în lipsa unui regulament intern ori a unor reguli specifice în cadrul contractului individual de muncă, nu vom avea un element constitutiv esențial al abaterii disciplinare, deci nu vom avea o abatere disciplinară.

Vinovăția salariatului este un alt element esențial, iar în lipsa acesteia nu vom fi în prezența unei abateri disciplinare. Se va ține cont și de cauzele privind înlăturarea răspunderii, cum ar fi forța majoră sau de alte cauze neprevăzute care nu puteau fi înlăturate. 

Consecințele faptei sau ale abaterii, după caz, au relevanță mai mult în individualizarea sancțiunii, iar în lipsa acestora nu ar fi justificată o sancțiune disproporționată.

Salariatului cercetat i se va asigura dreptul la apărarea, iar acest drept nu se limitează exclusiv la posibilitatea de a formula toate apărările în favoarea sa și de a oferi comisiei sau persoanei împuternicite să realizeze cercetarea toate probele și motivațiile pe care le consideră necesare, ci va fi asigurat dreptul de a fi asistat de către un consultant extern specializat în legislația muncii sau de către un reprezentant al sindicatului al cărui membru este și de a beneficia de un termen rezonabil pentru a-și pregăti întreaga apărarea.

Astfel între comunicarea convocării și data fixată pentru cercetarea disciplinară trebuie să existe o perioadă de timp care să-i permită salariatului cercetat să apeleze la un consultant extern sau la sindicatul din care face parte, să ofere persoanei respective toate informațiile și detaliile/documentele necesare apărării și să intre în posesia probelor pe care intenționează să le prezinte în cadrul cercetării, după caz.

Codul muncii nu prevede în mod expres un termen minim și/sau maxim, acesta fiind apreciat în funcție de complexitatea cazului, inclusiv de către instanța competentă atunci când aceasta este sesizată de salariatul sancționat.

Atunci când există o procedură internă stabilită de angajator sau negociată și inclusă în contractul individual/colectiv de muncă, vor fi respectate termenele și etapele prevăzute în aceste documente, inclusiv cu privire la desemnarea persoanei sau a comisiei care va efectua cercetarea sau în privința contractării unui consultant extern specializat în legislația muncii.

Practic, deși legiuitorul a trasat reguli generale în privința sancționării salariaților, aplicarea acestora depinde în mare măsură de reglementările interne ale fiecărui angajator, iar un viciu de procedură poate conduce la nulitatea deciziei de sancționare.

Atunci când discutăm despre procedura disciplinară vor fi avute în vedere toate aspectele care țin de disciplina muncii, inclusiv modul în care le-a fost adusă la cunoștință această procedură și respectarea dreptului la apărare.

În convocarea transmisă salariatului vor fi precizate, pe lângă data, ora și locul întrevederii și obiectul, adică, în concret, aspectele pentru care s-a dispus cercetarea disciplinară.

Furnizarea acestor informații este esențială, fiind practic asigurarea dreptului la apărare al salariatului.

Legiuitorul a stabilit două termene în privința răspunderii disciplinare - 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoștință de săvârșirea abaterii disciplinare, fără a depăși 6 luni de la data săvârșirii faptei.

Astfel, angajatorul are la dispoziție 6 luni din momentul în care salariatul a săvârșit fapta care poate fi încadrată ca fiind abatere disciplinară pentru a efectua și finaliza cercetarea disciplinară.

Cele 30 de zile curg din momentul în care cercetarea a fost finalizată și angajatorul a luat cunoștință că fapta săvârșită de către salariatul cercetat întrunește toate elementele constitutive ale abaterii disciplinare, cunoaște consecințele acesteia și individualiza și dispune aplicarea sancțiunii.

De reținut este și Decizia nr. 16/2012 a ICCJ prin care s-a stabilit că momentul de la care începe să curgă  termenul de 30 de zile calendaristice pentru aplicarea sancțiunii disciplinare este data înregistrării raportului final al cercetării disciplinare prealabile la registratura unității.

Acest termen trebuie totuși să se încadreze în cel de 6 luni de la data săvârșirii faptei.

Decizia de sancționare trebuie comunicată salariatului în cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii și produce efecte de la data comunicării, fiind predată personal salariatului, cu semnătură de primire, ori, în caz de refuz al primirii, prin scrisoare recomandată, la domiciliul sau reședința comunicată de acesta.

Sub sancțiunea nulității absolute, în decizie se cuprind în mod obligatoriu:

• descrierea faptei care constituie abatere disciplinară;
• precizarea prevederilor din statutul de personal, regulamentul intern, contractul individual de muncă sau contractul colectiv de muncă aplicabil care au fost încălcate de salariat;
• motivele pentru care au fost înlăturate apărările formulate de salariat în timpul cercetării disciplinare prealabile sau motivele pentru care nu a fost efectuată cercetarea;
• temeiul de drept în baza căruia sancțiunea disciplinară se aplică;
• termenul în care sancțiunea poate fi contestată;
• instanța competentă la care sancțiunea poate fi contestată.

În cazul în care, prin statute profesionale aprobate prin lege specială, se stabilește un alt regim sancționator, va fi aplicat acesta.

• avertismentul scris (poate fi aplicat fără efectuarea cercetării) - ce condiții de legalitate trebuie să îndeplinească decizia de sancționare;
• retrogradarea din funcție, cu acordarea salariului corespunzător funcției în care s-a dispus retrogradarea, pentru o durată ce nu poate depăși 60 de zile;
• reducerea salariului de bază pe o durată de 1-3 luni cu 5-10%;
• reducerea salariului de bază și/sau, după caz, și a indemnizației de conducere pe o perioadă de 1-3 luni cu 5-10%;
• desfacerea disciplinară a contractului individual de muncă.

12. Angajatorul are obligația de a constata și radierea abaterilor constatate și sancționate, prin decizie întocmită în formă scrisă, după împlinirea termenului de 12 luni de la aplicare, termenul în care sancțiunea se radiază de drept.

13. Angajatorul nu poate aplica amenzi disciplinare sau alte sancțiuni care nu sunt prevăzute de Codul muncii și/sau alte acte normative cu caracter special incidente domeniului de activitate sau profesiei salariatului.

14. Pentru aceeași abatere disciplinară nu pot fi aplicate mai multe sancțiuni.

15. Angajatorul va individualiza sancțiunea, pe baza raportului final al cercetării și va ține cont de:

• împrejurările în care fapta a fost săvârșită;
• gradul de vinovăție a salariatului;
• consecințele abaterii disciplinare;
• comportarea generală în serviciu a salariatului;
• eventualele sancțiuni disciplinare suferite anterior de către acesta.

Salariații sancționați se pot adresa instanței competente, în termenul legal prevăzut pentru fiecare situație și pot solicita anularea deciziei de sancționare sau chiar reindividualizarea sancțiunii și înlocuirea acesteia cu una mai ușoară, în funcție de particularitățile cauzei.

Tot pe subiectul cercetărilor disciplinare te mai poate interesa și:

• Cercetarea disciplinară online: Recomandări din practica litigiilor de muncă
• Avertismentul scris – sancțiunea disciplinară pe care n-ar trebui să o ignori. Iată de ce
• Instanța poate înlocui sancțiunea aplicată de angajator
• Când are loc discuția dintre angajat și angajator, ar fi bine să se încheie un proces verbal
• Conversațiile online ale salariaților pot fi folosite în cercetarea disciplinară, în vederea concedierii