activ-pasiv... si altele

Dupa cum vad eu, este o nepotrivire pe care ar trebui s-o indreptati si anume: dosarul lunii X cuprinde lista lunii X, nu a lunii Y.
Si atunci, ca sa faceti balanta pentru luna iunie aveti nevoie de lista lunii iunie (care cuprinde si restante pe lista din lunile precedente) si care lista apare prin august.
Lista pe iunie cuprinde toate facturile cu consumurile lunii iunie.
Casa si banca le luati cu soldurile de la 30 iunie.

In Pasiv veti lua situatia fondurilor de rulment, de reparatii incasate pana la data de 30 iunie.
De asemenea, orientandu-va dupa data achitarii ulterioare acestei date a facturilor care au aparut pana la momentul in care efectuati acasta balanta, puteti vedea ce facturi erau neplatite pana la aceasta data, facturi emise pana la 30 iunie.

Am de facut o remarca.
Daca in Pasiv nu tineti cont de cote ramase in restanta la fonduri, atunci aveti grija sa indepartati din activ (daca este cazul) si acele restante din listele pe luna iunie care vizeaza restante adunate la un loc cu restantele la cote ale fondurilor de rulment, reparatii, penalizari..... daca este cazul, subliniez. Si aceasta pentru ca in unele asociatii restantele la fonduri se tin separat in evidenta si nu sunt evidentiate pe liste sau sunt evidentiate separat.

Eu, de exemplu pe liste in rubrica de restante am tot ce n-a platit locatarul, cote, cote la FR, la F. rep., la penalizari, la chirii....iar evidenta pe caprarii o am in calculator pe fiecare categorie de restanta in parte. Deci in cazul meu, poate si al altora, nu stiu cum e tinuta evidenta la asociatia dv., totalul restantelor din Activ, insemnand si restante la fonduri, atunci voi lua in considerare in Pasiv si aceste restante. Daca ele nu sunt in liste in Activ, atunci nu vor aparea luate in considerare nici in Pasiv.

elga50 a scris:

Am de facut o remarca.
Daca in Pasiv nu tineti cont de cote ramase in restanta la fonduri, atunci aveti grija sa indepartati din activ (daca este cazul) si acele restante din listele pe luna iunie care vizeaza restante adunate la un loc cu restantele la cote ale fondurilor de rulment, reparatii, penalizari..... daca este cazul, subliniez. Si aceasta pentru ca in unele asociatii restantele la fonduri se tin separat in evidenta si nu sunt evidentiate pe liste sau sunt evidentiate separat.

vreti sa spuneti ca daca in pasiv inregistrez la soldul fondului de reparatii sumele efectiv incasate pentru acest fond, atunci in activ voi inregistra lista la iunie, de exemplu, din care am extras coloana cu sumele ce urmeaza a fi incasate in contul fondului de reparatii?
Daca spun prostii imi cer scuze dar vreau sa inteleg perfect ceea ce fac si din raspunsurile dvs. de pe acest forum am inteles multe.

Asociatia de proprietari, de exemplu, stabileste ca fiecare proprietar sa plateasca un fond de rulment de 100 lei, un fond de reparatii de 200 lei si lunar administratorul calculeaza penalizari care ar constitui fondul de penalizari.
Unii proprietari achita sume partiale, altii achita tot, altii nu achita nimic din sumele stabilite si afisate pe lista de plata.
Noi, in asociatie, atunci cand intocmim "situatia soldurilor de A-P", nu luam in consideratie aceste sume neincasate, aceste fonduri stabilite, ci luam in consideratie doar ceea ce am incasat efectiv.
Asa ca ceea ce am incasat exista in activ ca sold in casa ori in banca. In pasiv aceste sume incasate exista in soldul fondului de rulment, de reparatii, de penalizari. Clar, verificabil si cifrele bat suma pe suma.
Sumele stabilite la fonduri si neincasate raman in evidenta asociatiei in fise, in liste dar nu le introducem in "situatia sodurilor" ci raman "in afara bilantului".

Alte asociatii, asa cum am inteles in situatia prezentata de @elga, inregistreaza in pasiv la fondul de rulment, de exemplu atat ceea ce este deja incasat cat si ceea ce trebuie incasat, ceea ce este trecut pe lista de plata "de incasat". Adica daca un proprietar avea de platit 100 lei fond de rulment si-a platit in luna mai 50 lei, inseamna ca mai are de plata inca 50 lei in iunie si-aceasta suma figureaza pe lista de plata. Daca in pasiv se inregistreaza suma de 100 lei la fond de rulment, trebuie avut in vedere ca in soldul casei nu se regasesc decat 50 de lei (cei incasati) si-atunci pasivul ar fi mai mare decat activul cu 50 lei. Pentru a nu se ajunge in aceasta situatie, trebuiesc trecuti in activ atat cei 50 lei incasati (in soldul casei) dar si cei 50 lei neincasati (in restante conform listei). Si-atunci se restabileste egalitatea fireasca.

Da, ati explicat perfect!.
Eu tin in restanta pe liste acele sume neachitate deoarece in momentul in care mi-a platit, le-am si "inhatat".
A le tine deoparte, chiar si in liste, pe coloane separate inseamna un mare pericol pentru ca proprietarii restantieri ar alege din lista "ca gaina, boabele" si as avea discutii lungi, enervante si neproductive .... asa ca am ales aceasta cale de a considera restanta pe o singura coloana cu tot ce a fost afisat in trecut, pe listele precedente, si neachitat la apartamentul respectiv.

Impartirea pe "caprarii", am spus-o, o fac in evidenta mea din calculator si din registre.
Oamenii au invatat ca ce e afisat, trebuie platit si discutiile de genul "nu vreau sa platesc nu stiu ce suma" au disparut.

Cum am mai spus si alta data, fiecare isi adapteaza situatiile contabile cum crede ca e mai bine. Noi pe lista de plata avem, dupa intretinerea lunii curente, coloane separate pentru restante intretinere, restante reparatii, chirii, penalizari calculate, fonduri neachitate...
Afisam in acest fel pentru ca proprietarul sa aiba cat mai detaliat sumele.

Dar asta nu are legatura cu dscutia despre situatia soldurilor, cu introducerea sau nu a sumelor neincasate (din fondul de rulment, de reparatii sau de penalizari) in situatia lunara a soldurilor. Indiferent cum le-am afisa in listele lunare, tot nu a introduce in situatia soldurilor fondurile stabilite, ci doar cele incasate si/sau ramase nefolosite, dupa caz.
Nu le introduc acolo pentru ca nu am incasat acesti bani, nu-i am efectiv sau nu i-am avut niciodata. Ei vor veni in viitor sau poate nu vor veni niciodata in casieria sau contul asociatiei.
Daca-i introduc in pasiv, atunci oricine s-ar uita la aceasta situatie (chiar cei de la primarie unde situatia se depune semestrial), ar constata ca asociatia are fond de rulment de 20000 lei, fond de reparatii e 30000 lei si fond de penalizari de 25000 lei, iar asociatia are facturi neachitate, reclamatii ca nu se repara terasa prin care intra apa sau liftul nefunctional de cateva luni...toate acestea motivate de conducerea asociatiei prin raspunsuri scrise la sesizari, ca asociatia nu are bani. Dar are fonduri, nu!?
In realitate, pe exemplul sumelor de mai sus, asociatia poate ca are doar 15000 lei (nu 20000) fond de rulment, 1000 lei (nu 30000) fond de reparatii, 500 lei fond de penalizari (nu 25000) pentru ca atat s-a incasat la rulment, atat a mai ramas in fondul de reparatii (o parte s-au cheltuit), atat a ramas netransferat inca din incasarile de penalizari...
Asadar inroducerea in pasiv, in fonduri (care inseamna averea asociatiei) a unor sume inexistente poate duce in eroare, chiar si la o prezentare in aduarea generala.
Sigur ca cine vrea sa dea explicatii o sa arate ca are in activ restante, sume neincasate...
Deasemenea poate sa creeze fondului de rulmemt, de reparatii, de penalizari, speciale.., cateva analitice pentru fiecare.
Pe exemplul de mai inainte poate arata ca cei 30000 lei ce figureaza ca fond de reparatii sunt formati din 1000 lei fond existent si 29000 lei fond de incasat pentru ca deabia de o luna s-a inceput incasarea acestui fond din care urmeaza sa se realizeze modernizare liftului...
Asta complica situatia si necesita explicatii, ducand mai degraba spre contabilitatea in partida dubla cu balante s bilant.

Dar fiecaruia (inclusiv mie probabil), i se pare ca drumul cel mai sigur este cel pe care-l cunoaste.