Contributii fiscale pentru personalul asociatiei de proprietari

Sa va spun si din practica noastra.
Evidenta furnizorilor o tinem pe fise de operatiuni diverse, fise cartonate ce se gasesc in librarii. Fiecarui furnizor de utilitati si servicii i-am alocat o fisa si toater acestea sunt capsate intr-un dosar. In acestea se inregistreaza pe credit orice facura primita de asociatie de la furnizori si-aceasta suma este sold creditor. Atunci cand se fac plati, se inregistreaza plata facuta prin casa sau banca pe debitul furnizorului, se scade din sold si se stabileste noul sold. Aceasta este evidenta furnizorilor si nu intocmim borderou.
Lunar, pe 1 a lunii scoatem de la banca extrasul de cont cu situatia incasarilor, platilor, comisioanelor, dobanzilo pe luna ce tocmai s-a incheiat. Aceasta este "jurnalul bana".
Lunar administratorul intocmeste "jurnalul casa", o pagina in care centralizeaza din registrul de casa toate incasarile (grupate pe feluri de incasari: intretinere, reparatii, fonduri...), toate platile (grupate pe feluri de plati: furnizori, salarii, impozite si contributii, gospodaresti...). Acesta este "jurnalul casa".
Pentru intocmirea listei de plata administratorul calculeaza penalizarile, conform sistemului propriu de penalizari al asociatiei, pe baza unui programel in excell. Din aceasta situatie se preiau penalizarile ce se afiseaza pe lista de plata.
Lista de plata lunara se intocmeste in 3 exemplare: unul la afisier, unul la casier, unul la dosarul asociatiei.
In spatele listei ce ramane la dosar sunt urmatoarele documente ce justifica continutul listelor de plata: facturile primite de la furnizori, jurnalul banca, jurnalul casa, repartizarea reparatiilor daca s-au efectuat in acea luna, calculul penalizarilor, situatia cheltuielilor administrativ gospodaresti inclusiv cheltuieli de personal (o pagina). Asa se aduna vreo 10-12 pagini pentru o luna si luna de luna se indosariaza din ianuarie pana in decembrie, rezultand anual dosarul listelor de plata cu documentele justificative in spate. De regula acest dosar contine suficiente documente ce se pot folosi in cazul unei expertize extrajudiciare sau judiciare in procesele cu restantierii.
Cenzorul verifica in primul rand acest dosar, registrul de casa pagina cu pagina cu toate inregistrarile si documentele si numai cand nu este edificat merge cu verificarea si la alte documente.
Cu o zi inainte de afisarea listelor, administratorul verifica soldurile fiecarui proprietar la intretinere (evidenta tinuta ca si la furnizor pe fise cartonate de operatiuni diverse, cate una pentru fiecare apartament), iar soldul reprezinta restante intretinere si-l afiseaza pe o coloana separat in lista de plata.
Tot atunci verifica soldurile din registrul de fonduri, preluand de acolo restantele la reparatii, chirii, penalizari, fond de rulment..., numai restante si-aceste se afiseaza tot pe lista de plata pe coloane separat.
Lunar, pe baza acestor elemente (liste de plata cu documentele justificative din spatele lor) se intocmeste situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv.

Sincera sa fiu, nu am crezut ca voi obtine atata sprijin.Va sunt recunoscatoare.

situatia facturilor (restante, curente - care vor fi puse in listele imediat urmatoare) cu detalierea pe furnizori (istoric de plati)

Evidenta furnizorilor o tinem pe fise de operatiuni diverse

deci, am impresia ca eu am facut munca dubla, iar cand i-am aratat administratorului mi-a zis pe un ton de lehamite: asta e in contabilitatea dubla.In contabilitatea simpla nu e nevoie.
Eu am un tabel care seamana cu ce a spus elga50 :
1)data emiterii facturii,
2) nr.factura, den emitentului
3) data scadentei
4) explicatii
5) suma
6) data platii
7) suma
8) nr factura, BF, CDN de la banca...

si separat un T mai mare in care sus am scris den. furnizorului, in credit data scadentei, nr factura si suma, iar in debit data achitarii si suma

Am gasit in lege referitor la garantie materiala ca trebuie depusa de cenzor dar nu am gasit garantie depusa de casier/contabil/administrator. Sa inteleg ca luat strict dupa lege, daca exista minus in gestiune raspunde cenzorul din punct de vedere material, chiar daca nu el gestioneaza banii?

Daca se verifica gestiunea luna de luna nu e nevoie neaparat de o garantie materiala.
Depinde si de pretentiile asociatiei, dar si de posibilitatile materiale ale administratorului si/sau cenzorului.

E vorba de o suma consistenta de care nu oricine s-ar lipsi numai de a fi depusa o garantie.

Eu pledez pentru aceasta verificare, macar in minimul ei, incasari, banca, casa, plati furnizori si in evidenta clara a facturilor platite si restante.

Va inteleg, dar eu ma refer la faptul ca pana la 31 martie nu aveam suspiciuni in legatura cu operatiunile decasa efectuate de casier, dar in aprilie nu a vrut 2 saptamani sa imi arate registru de casa si nici facturile achitate. Miercurea trecuta i-am dat un ultimatum ca daca sambata dimineata la 10 nu imi arata chitantele ca a platit toate facturile, ii cer presedintelui sa convoace comitetul executiv.
Nu a achitat tot cu toate ca in casa trebuia sa mai aibe aproximativ 4500 RON. Sincera sa fiu nu sunt sigura daca ii are. De aceea am intebat, daca suspiciunea mea se adevereste cine plateste banii cenzorul sau casierul.Niciunul nu au depus garantie, dar in lege numai la cenzor am vazut specificat ca in caz de minus in gestiune din garantia depusa de cenzor se recupereaza minusul.
Tinand cont ca cenzorul face parte din familia mea chiar e important pentru mine.

In legea 230/2007 o sa constatati ca la art. 21(2) se prevede:

(2) Cenzorul sau membrii comisiei de cenzori trebuie să aibă cel puţin studii medii şi pot depune, dacă adunarea generală a asociaţiei de proprietari hotărăşte astfel, într-un cont bancar al asociaţiei de proprietari, o garanţie suficientă şi îndestulătoare, pe baza unui contract de garanţie încheiat în acest sens. Cuantumul garanţiei nu poate fi mai mic decât media anuală a totalului cheltuielilor lunare ale asociaţiei.

Apoi in art 22 se precizeaza:

(1) Deponentul garanţiei menţionate la art. 21 alin. (2) nu poate dispune în niciun mod de suma depusă drept garanţie şi nici de dobânda aferentă, decât după îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiţii: aprobarea descărcării de gestiune privind exerciţiul financiar precedent de către adunarea generală a membrilor asociaţiei de proprietari, precum şi încetarea efectelor delegaţiei menţionate la art. 21.
(2) În cazul în care se constată de către reprezentanţii asociaţiei de proprietari sau de către proprietarii înşişi minusuri în gestiune, asociaţia poate dispune asupra unei sume de bani egale cu cuantumul minusului în gestiune, direct din contul bancar menţionat la art. 21 alin. (2), cu aprobarea scrisă, expresă, anterioară a adunării generale, fără a avea nevoie de consimţământul deponentului garanţiei.

Probabil ca pana aici ati citit si cunoasteti aceste precederi cu privire la garantia cenzorului.
Dar tot in legea 230 o sa gasiti la art. 35:

(1) Pentru activitatea de administrare care include activităţi de administrare tehnică, de contabilitate şi casierie, asociaţia de proprietari poate angaja fie persoane fizice atestate pentru funcţia de administrator de imobile, fie poate încheia contract de administrare cu persoane juridice specializate şi autorizate, care au ca obiect de activitate numai domeniul asociaţiilor de proprietari ori care au ca activitate principală administrarea imobilelor pe bază de tarife sau contract. Administratorilor de imobile li se aplică în mod corespunzător prevederile art. 21 alin. (2) şi ale art. 22.
(3) Candidaţii pentru funcţia de administrator de imobile trebuie să prezinte comitetului executiv al asociaţiei de proprietari documentele solicitate, garanţiile profesionale şi materiale prevăzute de lege şi trebuie să nu fi suferit nicio condamnare.

Asa ca nu numai cenzorului ci si administratorului (casier, contabil) i se poate solicita constituirea de garantii in favoarea asociatiei de proprietari.