Contributii fiscale pentru personalul asociatiei de proprietari

-presedintele a acceptat sa fac eu munca de cenzor si sa o prezint comitetului executiv
-in acest post vreau sa consider ca sunt 3 persoane diferite angajate ca administrator, contabil si casier, deoarece daca una dintre atributiuni nu vrea sa o faca sa stiu pentru care din functii nu s-a achitat, de aceea as dori daca cineva ma poate ajuta sa separ atributiunile corespunzatoare fiecarei functii si eventual potrivit carei legi.

-sa prezinte cenzorului urmatoarele evidente:
1)-facturile si chitantele care sunt prinse in lista de afisat
2)-borderoul de facturi- unde e evidenta facturilor pentru fiecare luna (den.furnizor, nr.factura, suma,):
-factura de la Electrocentrale; factura de curent electric; factura RER; factura de la Compania de apa
3)-situatia facturilor restante care va cuprinde:
Data emiterii facturii; Nr factura si den furnizor;Data scadentei si nr zile de gratie; Suma datorata Data platii Suma platita Modul de plata (Nr. Chitanta)
4)-registru de evidenta a indexilor
5) - situatia indecsilor apometrelor care au stat la baza calculului consumului in lista de afisat
- ma refer la o evidenta a indexilor corespunzatoare fiecarei luni si care sa cuprinda:
-nr.ap.; nume si prenume
-data citirii indexilor(la sfarsit se va mentiona data citirii indexilor pe scari corespunzatoare fiecarei luni)
-index vechi; index nou; consum
6)- statul de plata + declaratiile la ANAF + confirmarea validitatii declaratiei (de la ANAF).
7)- un formular cu cheltuielile administrative in detaliu;
8)- toate bonurile si chitantele referitoare la cumparaturile de diverse materiale si care au intrat in listele de afisat;
9)-Casa - sold final completat la zi (daca s-a efectuat o operatiune)
10)-Banca-extras de cont pentru toate lunile, inclusiv aprilie
11)-listele de plata pentru fiecare luna si anexa la lista de plata
12)-chitantier
13)-fondurile asociatiei:
a) - registrul fondului de rulment
-situatia corespunzatoare fiecarei luni a fondului de rulment cu detalierea pe apartamente
Nr ap Nume si Prenume Suprafata pentru care s-a calc FR, Suma platita

b)- registrul fondului de reparatii cu detalierea pe apartamente - incasat si restant
c) - registrul de penalizari cu detalierea pe apartamente-incasat si restant
d)- baza de calcul pentru penalitatile cuprinse in lista de plata corespunzatoare lunii martie din care sa se poata observa:
-suma pentru care s-a platit penalitatea,
-perioada (data scadentei facturii, data platii sumei datorate si nr zile pentru care s-a platit cu 0,1%, respectiv 0,02%)
-suma care trebuie platita
14)-situatia pentru fiecare luna a debitorilor restantieri si curenti, din care sa se poata deduce:
Luna pentru care s-a calculat,Scara, Debitori curenti Debitori restantieri Observatii

15)-o situatie unde separat, pentru fiecare luna sa fie defalcati debitorii restantieri cu sumele corespunzatoare tuturor lunilor restante si la final suma totala datorata
16) registru inventar- de unde sa reiasa pentru obiectele de inventar, suma platita, cine raspunde de pastrarea lui, data cand a fost folosit, munca care s-a efectuat cu ajutorul lui si cine a folosit ob de inv.

Ce anume din lista de mai sus nu intra in atributiunile casierului, contabilului sau a administratorului ci a altei persoane?

Daca eram o persoana dezordonata si primeam de la cenzor o asa lista de operatiuni de facut, precis faceam atac de cord! :))

Acum la obiect.
Inteleg ca este o singura persoana care face de toate. Daca e asa, atunci puneti-i in fisa postului, cu generalizarile de rigoare (adica nu specificati luna pentru care trebuie sa faca respectiva lucrare) si in baza acestei fise a postului il trageti la raspundere si propuneti sanctiuni. Nu va mai incurcati cu acte normative pentru ca, la urma-urmelor astea intra in cerintele asociatiei si un administrator-contabil-casier care vrea sa fie angajat in asociatia dv. trebuie sa se conformeze.

Si v-as mai sugera oarece. Sa-l luati cu usurelul pentru ca realmente ce-i cereti in aceasta lista, pentru o persoana care n-a facut vreodata o mare parte din aceste lucrari, e un efort foarte mare, considerand ca este si binevoitor.
Si atunci, va propun sa separati lucrarile curente care tin de lista care va sa se redacteze prima in viitor, lucrarile privind operatiunile pe lista deja afisata si....lucrarile care se refera la listele precedente.
Fixati-i termene de realizare si acordati-i sprijin. Nu-l slabiti din ochi, dar tratati-l cu condescendenta, daca e o persoana care colaboreaza.

Nici nu ma gandesc ce s-ar intampla in situatia ca nu doreste sa colaboreze sau face pe prostu-n papusoi!.

@tnamaid,
Incerc sa raspund la ultima intrebare mergand pe punctele expuse de dv.

- Felicitari pentru functia de cenzor. Spuneti ca presedintele a acceptat... Concret adunarea generala va ales ori presedintele va angajat ca cenzor?
- Separati functiile daca angajati oameni diferiti, dar daca este o singura persoana, discutati cu persoana si stabiliti impreuna atributiunile intr-o fisa a postului. Este posibil sa nu gasiti un administrator chiar foarte bine pregatit si bine intentionat care sa accepte a avea in fisa postului toate cele prevazute de dumneavoastra. Multe din aceste nu sunt necesare in asociatie.

Cenzorul, inntr-o asociatie de proprietari trebuie sa stie sa intocmeasca toate documentele si situatiile contabile si de multe ori munceste cot la cot cu administratorul sau/si cu presedintele asociatiei, asa ca expresia "sa prezinte cenzorului urmatoarele evidente:" este putin exagerata.

1) Facturile primite de asociatie se indosariaza in spatele listei de plata asa ca atat cenzorul cat si presedintele sau membrii comitetului pot deschide acest dosar si sa-l consulte la orice ora, acestra aflandu-se la vedere in asociatie, intr-un raft, dulap... Chitantele sunt indosariate la registrul de casa la care la fel aveti acces oricand in sediul asociatiei.
2) Borderou de facturi nu exista. facturile primite de la furnizori le gasiti, asa cum am spus mai sus, in dosar in spatele listelor lunare si inregistrate pe credit in fisele de furnizori, fise de operatiuni diverse. Tot acolo se inregistreaza pe debit paltile facute prin casa sau banca.
3) Situatia facturilor restante este in aceleasi fise prezentate la punctu 2).
4) Registrul de evidenta a indecsilor este la vedere, pe masa, in asociatie pentru ca in orice moment apare un proprietar la asociatie sau transmite indexul pe orice cale, administratorul sau altcineva din sediul asociatiei sa poata consemna acolo indexul.
5) Toata situatia o gasiti in registrul de la punctul 4), acesta fiind scopul lui.
6) Statul de plata al salariilor se gaseste in registrul de casa (un exemplar) si in spatele listei de plata (inca un exemplar). Aveti acces la ambele dosare. Declaratiile la ANAF se aduna intr-un dosar separat si poate avea acces la el oricine.
7) Da, lunar administratorul extrage din registrul de casa situatia micilor cheltuieli administrative si-anexeaza aceasta situatie in spatele listelor de plata.
8) Le gasiti la punctu 7).
9) La registrul de casa cenzorul, presedintele, membrii comitetului au acces oricand, acesta stand pe masa administratorului atat cat este deschis acest birou.
10) In fiecare luna administratorul solicita de la banca extrasul de cont si-l arhiveaza intr-un dosar la care aveti acces dv si toata conducerea asociatiei
11) Un exempla al listelor de plata gasiti in dosarul de care vorbeam mai sus si care contine toate documentele justificative si situatii intocmite, in spatele fiecarei liste. Avteti oricand acces la acest dosar.
12) Chitantierul insoteste registrul de casa pana se termina si-apoi se aseaza intr-un dulap. Asa cum aveti acces zilnic la registrul de casa, tot asa aveti acces si la chitantier.
13) Pentru toate fondurile asociatiei cumparati un registru de evidenta a fondurilor unde se inregistreaza toate fondurile (rulment, reparatii, penalizari, alte fonduri). Sta la asociatie si-aveti acces la el tot timpul.
14) Pentru fiecare proprietar se deschide cate o fisa de operatiuni diverse in care se inregistreaza sumele datorate conform listei de plata si sumele incasate conform registrului de casa sau extrasului de cont de la banca. La aceste fise are acces oricine.
15) Gasiti situatia la punctul 14).
16) Registru inventar se completeaza doar odata pe an, cu datele din balanta de verificare la 31 decembrie, numai de catre cei care tin contabilitatea in partida dubla. Nu se inregistreaza acolo obiectele de inventar... Poate va referiti la o lista de inventariere a obiectelor din asociatie sau ceva de acest gen.

Majoritatea situatiilor de mai sus (cu precizarile facute) se intocmesc de administrator daca se pricepe si le accepta in fisa postului. Acolo unde nu pricepe, poate fi ajutat de cenzor (care trebuie sa le stie pe toate) pana cand administratorul le invata.
Poate cel mai greu lucru intr-o asociatie (ca documentatie) tine de organizare, de formarea unor dosare in asa fel ca aceste situatii sa fie utile, accesibile si usor de inteles.
.............................

:offtopic: Am inceput sa scriu mesajul inainte de @elga si l-am terminat mult dupa pentru ca intre timp a intervenit altceva. Dar ce am scris ramane valabil.

@elga50

daca eram o persoana dezordonata si primeam de la cenzor o asa lista de operatiuni de facut, precis faceam atac de cord

daca v-as fi cerut dvs toate acestea va era greu sa mi le dati?
sincer, nu inteleg e ceva care nu intra in atributiile lui?

puneti-i in fisa postului,

adica la casier/contabil/administrator poate cenzorul sa-i faca fisa postului?

nu specificati luna pentru care trebuie sa faca respectiva lucrare

am specificat, deoarece era vorba de un caz concret, marti se tine sedinta de comitet

Nu va mai incurcati cu acte normative

problema e ca altfel imi raspunde: asta e in contabilitatea in partida dubla aici nu e nevoie de nici o evidenta

Sa-l luati cu usurelul

va rog sa ma credeti, din noiembrie de cand s-a infiintat asociatia tot cu binisorul il iau #-o
m-am comportat ca si cu un copil de gradinita pe care il duci de manuta.
eu am un dosar unde inclusiv pe luna februarie am toate evidentele pe care i le-am cerut lui.Daca eu care nu am mai lucrat la o asociatie de proprietari am reusit sa le fac, nu inteleg de ce o persoana care e c/c/a de 2 ani de zile nu ar putea.

Si atunci, va propun sa separati lucrarile curente care tin de lista care va sa se redacteze prima in viitor, lucrarile privind operatiunile pe lista deja afisata si....lucrarile care se refera la listele precedente.

dar asta am facut, i-am scris sa fie inclusiv pe luna februarie, adica pe primele 4 luni.

Fixati-i termene de realizare si acordati-i sprijin

asta fac din noiembrie, dar la termenul stabilit spune ca nu a facut si daca il intreb de ce, da din umar.Ce sprijin se poate acorda unui om mandru care cand i-am aratat ca a gresit nr. de zile de penalizare la mai multe persoane si ca daca vrea ii dau evidenta mea, mi-a raspuns: n-am nevoie stiu si eu calcula, iar foaia pe care v-am dat-o era o ciorna (si sumele de pe ciorna le-a trecut in lista de plata), chiar nu stiti ce e aia o ciorna?

Nici nu ma gandesc ce s-ar intampla in situatia ca nu doreste sa colaboreze sau face pe prostu-n papusoi!.

De fapt asta face din noiembrie si pana sambata trecuta de cand nu m-am mai intalnit cu el.

@adriantot

Spuneti ca presedintele a acceptat... Concret adunarea generala va ales ori presedintele va angajat ca cenzor?

e normal sa-l intreb pe presedinte daca convoaca comitetul executiv, deoarece in lege scrie:
"-comisia de cenzori poate fi convocata la cererea presedintelui sau de catre jumatate +1 proprietari"
asa ca expresia "sa prezinte cenzorului urmatoarele evidente:" este putin exagerata.
mie mi se pare echivalenta cu expresia folosita de elga50: "cenzorul trebuie sa vada".
-situatia prezentata de dvs e ceva ireal pentru mine, eu pot vedea de 2 ori pe saptamana chitantierul si registrul rol si daca insist vreo 2 saptamani poate am acces la registru casa si dosarul cu toate facturile de la inceputul asociatiei(e atat de gros ca deja pe martie si aprilie le pune neperforate si pot zbura daca nu esti atent cand tii dosarul in mana
-i-am cerut sa separe cele din lunile noiembrie si decembrie si sa le arhiveze, dar mi-a raspuns: nu e nevoie

poate fi ajutat de cenzor (care trebuie sa le stie pe toate) pana cand administratorul le invata

nici ce stiu nu accepta sa ii spun, din punctul lui de vedere tot ce are el de facut este:
-sa incaseze de la proprietari sumele cuprinse in lista de plata (unele le inregistreaza gresit, iar cand ii zic unde a gresit si ii zis sa isi noteze ca luna urmatoare sa scrie pe factura corespunzatoare persoanei respective, foarte jignit imi raspunde ca se descurca,,,,dar luna urmatoare nu corecteaza
-sa preia facturile de la furnizori si sa le plateasca la banca (neaparat in ultima zi de scadenta si la electrocentrale sume de genul 11000 RON in numerar pe o singura chitanta)
-sa intocmeasca lista de plata (fara sa completeze rubricile cu restantieri la platile lunii anterioare sau la fondul de rulment
-sa-i dea presedintelui bani pentru a fi renumerate tertele persoane care au lucrat temporar pentru asociatie
-sa intocmeasca statul de plata(pana sambata trecuta nu a reusit sa il faca cel pe luna martie, dar a platit taxele catre buget; la cenzor si presedinte nu a calculat impozit cu toate ca ambii au alte locuri de munca)
-sa plateasca taxele la primarie

pentru ca sa fac Situatia soldurilor de activ si pasiv pe ianuarie si februarie a trebuit sa ma tot rog de el sa-mi dea cate un registru ca vreo situatie centralizatoare nici vorba.
-din felul cum v-ati exprimat parca eu as fi o tirana si el omul serios pe care eu il persecut.

Am incercat sa raspund cat mai concret si punctual. Vad ca nu va ajuta interventia mea. Poate nu m-am exprimat pe intelesul dumneavoastra si este vina mea.
Totusi, observ ca ati reluat prin citat o intrebare pusa de mine si raspundeti la cu totul altceva. Am intrebat daca sunteti aleasa de adunarea generala sau angajata de presedinte.
La prima vedere este un amanunt nesemnificativ dar in realitate este o mare diferenta. Daca ati fost aleasa ca cenzor in adunarea generala sunteti mai puternica decat presedintele asociatiei. Daca sunteti angajata de presedinte, acesta poate renunta la serviciile dumneavoastra oricand.
Asa ca pentru rezolvarea problemelor asociatiei trebuie sa tineti cont de acest aspect si sa colaborati cu presedintele asociatiei de proprietari, cu comitetul executiv si cu dministratorul. Administratorul este un om, un angajat foarte important pentru asociatie, dar trebuie sa se colaboreze cu el ca si cu orice alt coleg de serviciu si nu din opozitie. Daca se ajunge in opozitie trebuie sa se intrerupa colaborarea prin plecarea administratorului sau a cenzorului, in functie de decizia presedintelui si a comitetului executiv.