ARHIVA ASOCIATIEI DE PROPRIETARI

Asociatiile de proprietari trebuie sa pastreze documentele, inscrisurile, actele... de care are nevoie si in conformitate cu legislatia.
Cititi, va rog legislatia in domeniu si o sa vedeti ca sunt multe documente care trebuiesc pastrate doar 5 ani, putine 10 ani si doar cele cu privire la salarii 50 de ani. Dar aceasta prevedere cu pastrarea statelor de plata 50 de ani este clar depasita pentru ca acum nici o institutie nu mai are nevoie de aceste documente de la angajator deoarece declaratiile depuse la finante sunt cunoscute de cei de la asigurari sociale prin evidenta conexata cu ajutorul internetului. Nu se mai folosesc nici carnetele de munca...

Noi aruncam (dam copiilor sa duca la scoala in cadrul a actiunii de colectare a hartiei) multe hartii ce nu ne mai trebuiesc cam dupa 5 ani, mai ales daca nu avem restantieri sau litigii mai vechi de 3-4 ani.
Asa aruncam dupa 5 ani mai multe documente.
Este adevarat ca unele le pastram indiferent de cat timp le avem: actele de infiintare ale asociatiei (cateva pagini), registrele de procese verbale (un registru de 200 pagini la 5-6 ani), actele de proprietate ale fiecarui apartament si alte cateva de acest gen.
Avem si pastram in asociatie multe documente si suntem in masura sa gasim, daca este cazul, documente justificative, date, dovezi de la infiintarea asociatiei actuale prin desprindere din alta (1997), dar acestea ocupa putin spatiu.
Ocupam putin spatiu pentru ca la inceputul fiecarui an adunam intr-un singur dosar luna de luna lista de plata lunara ce are in spatele ei facturile furnizorilor, statele de plata, jurnalul casa, banca, cheltuieli gospodaresti, calcul penalizari, repartizare reparatii si cam atat, adica vreo 15 pagini. La 6 luni se ajunge la un dosar de 6-7 cm grosime. Asa ca formam inca un dosar asemanator pana la 31 decembrie. Asa avem cate 2 dosare pe an ce cuprind toate informatiile necesare oricarei informari sau expertize judiciare.
Pe acestea nu le-am arunacat niciodata chiar daca in conformitate cu legislatia puteam sa le subtiem si sa mai sortam, pastrand peste 10 ani doar statele de plata.

Adam Grecu a scris:

vicele (care vice, ce functie este aceasta?) si administratorul, adica cei care de fapt tre' sa se ocupe de arhivare. Bravos!

Va multumesc si Dumneavoastra pentru interventie!
Cred ca toata lumea stie ca vicele este numit de presedinte, dar numai daca acesta nu-si mai poate duce la indeplinire mandatul. Asta in lege, dar statutul nostru din 2003 prevede si aceasta functie. Asa ca dupa AG de alegeri, in prima sedinta a Cex actualul vice a batut cu pumnul in masa si i s-a adresat presedintelui: Dumneata nu esti un presedinte legitim, dar asta e, daca ma votati pe mine Vice, este va fi ok! Si totul este ok (!), acum vicele il someaza pe presedinte sa-i prezinte toate statele de plata din ultimii 50 ani...
Nu-mi este foarte drag presedintele, nu-mi sunt dragi nici vicele si nici administratorul, dar chiar si asa...
A! Mai este ceva. Nu-mi este clar cine trebuie sa se ocupe de arhivare? cine trebuie sa pastreze arhiva?

De "arhive" se ocupa arhivarii. Cum in asociatia de proprietari, in statut, in legea 230/2007..., nu exista acest post, aceasta functie, nu facem nici o arhiva.
Doar in fiecare luana asezam fiecare factura, fiecare lista de plata, fiecare chitanta, stat de plata... frumos in dosare. Cine le aseaza in dosare? Administratorul ajutat de presedinte, vicepresedinte, membrii comitetului, casier, contabil, cenzor.
Asa se aduna in sediul asociatiei dosar dupa dosar si daca vreti spuneti-i "arhiva" ca nu se supara nimeni.
Uneori, la schimbarea oamenilor pe post, cu ocazia predarii gestiunii si documentelor, intocmiti un proces verbal si predati aceste dosare de la unul la altul.
Din cand in cand, cand aveti timp (presedintele este cel mai indreptatit daca are experienta) cand volumul acestor documente este mare, selectati-le si "scapati" de cele mai vechi, de cele de care nu mai aveti nevoie...
Dar daca vreti sa aveti o arhiva "ca la carte" puteti angaja un arhivar, o firma autorizata sa pastreze arhiva, asociatia platind pentru sortarea, evidenta si/sau pastrarea arhivei.

Adriantot, va multumesc!

@ynocentta
fiti amabila si spuneti-mi cum se numeste (nr legii) legea care reglementeaza arhivarea documentelor asociatiei de proprietari