Arhiva asociatiei de locatari

Şi de ce n-ar fi important statul de plată pt. femeia de serviciu?!
Legea 82/1991 republicată face precizări exprese la termene de păstrare a documentelor. Acele prevederi sunt întemeiate pe Legea 16/ 1996.
Concret, se referă la importanţa documentelor practică/ justificativă şi documentar-istorică.

Am gasitintr- o postare mai veche cu acest subiect opinia dl Adriantot: In legea 230/2007 si HG 1588/2007 nu sunt referiri cu privire la arhivarea documentelor asociatiei.
Doar in faza de constituire a asociatiei se prevede in HG 1588/2007 art 5(6) ca
În adunarea generală de constituire se prezintă şi se adoptă statutul asociaţiei de proprietari, în care se vor cuprinde precizări cu privire la:
i) posibilitatea asigurării, după caz, a unui spaţiu de administrare special amenajat, unde se va putea desfăşura serviciul de administrare şi în care pot fi păstrate în siguranţă documentele asociaţiei.

Dar exista reglementari nationale ce stabilesc modul de arhivare, termenele de pastrare... a diferitelor documente apartinand persoanelor juridice din Romania.
Iar asociatiile de proprietari trebuie sa se conformeze acestora, asa cum se conformeaza, de exemplu legii contabilitatii, chiar daca in legea 230/2007 nu se spune concret cum se tine contabilitatea. Este o tema ft. interesanta "Arhiva asociatiei de proprietari" si sub acest aspect relevat de dl. Adrantot va supun anlizei situatia urmatoare.in urma plangerii penale prin care un proprietar sesizeaza parchetul cu privire la o serie de nereguli savarsite de admin, si conducerea asociatiei de proprietari politia intreprinde verificari si desemneaza un expert judiciar pt.un raport de expertiza pe o perioada de 5 ani.Sant solicitate in interesul solutionarii dosarului acte, carnete, registre contracte etc originale ale asociatiei. in toate aceasta perioada. Poate asociatia de proprietari sa instraineze documentele din arhiva asociatiei pentru aceasta expertiza care poate dura luni de zile nu contravine astfel prevederilor nationale de pastrare a documentelor intemeiate pe Legea 16/1996 ? Si un alt aspect sa presupunem ca asociatia pune la dispozitie copii ale acestor documente intervine certificarea de conformitate cine isi asuma aceasta formalitate din cadrul asociatiei si apoi costul copierii cine are obligatia sa-l suporte ?

Potrivit Legii Arhivelor Naționale, creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, în condițiile legii, pe o perioadă de până la 100 de ani.
Același act normativ precizează persoanele cărora le revine această obligativitate, respectiv:
1. Societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice
2. Instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial
3. Subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparțin persoanelor menționate mai sus, cu sediul în România, precum și subunitățile fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate
4. Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil
5. Persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venituri
Perioada de păstrare a documentelor este reglementează de Legea Arhivelor Naționale (16/1996), de Legea Contabilității (82/1991),de OMEF 3512/2008 privind normele metodologice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, precum și de Codul Fiscal.
Cât timp se păstrează documentele contabile în arhivă?
OMEF 3512/2008 și Codul Fiscal stabilesc termene de păstrare a documentelor contabile de la 5 la 10 de ani, în funcție de tipul lor.
Următoarele documente contabile pot fi păstrate pe o perioadă de 5 ani, dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare:
• Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării TVA deductibile (conform art. 149 alin.(6) din Codul Fiscal)
• Notele de recepție și constatare de diferențe
• Bonurile de primire în consignație
• Bonurile de predare, transfer, restituire
• Bonurile de consum (inclusiv bonurile de consum colectiv și fișele limită de consum)
• Dispozițiile de livrare
• Fișele de magazie (inclusiv cu două unități de masură)
• Listele de inventariere (inclusiv pentru gestiuni global-valorice)
• Chitanțe (inclusiv pentru operațiuni în valută)
• Dispoziții de plată/încasare către casierie
• Deconturi pentru operațiuni în participație
• Ordine de deplasare (delegație, inclusiv în străinătate)
• Deconturi de cheltuieli (pentru deplasări externe)
• Deconturi de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)
• Note de debitare-creditare
• Extrase de cont
• Borderouri de primire a obiectelor în consignație
• Borderouri de ieșire a obiectelor în consignație
• Jurnale privind operațiuni diverse (pentru deconturi sintetice)
• Fișe decont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei)
• Documente cumulative
• Decizii de imputare
• Angajamente de plată
Conform prevederilor OMEF 3512/2008 și Legii Contabilității, următoarele documente trebuie păstrate pe o perioadă de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite:
• Registrele și documentele justificative contabile, cu excepția documentelor specificate mai sus
• Registrul-jurnal
• Registrul-inventar
• Registrul Cartea Mare
• Situațiile financiare anuale
În cazul documentelor financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 10 ani, OMEF 3512/2008 prevede o perioada de păstrare egală cu perioada de utilizare a bunurilor.

Apreciez raspunsul de mai sus ca fiind foarte corect, documentat si complet.
Asadar cel mai devreme putem distruge unele documente dupa 5 ani (facturi, chitante..), dar adsa cum s-a mentionat mai sus ""dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare".
Acum cativa ani am recuperat prin instanta sumele datorate de un proprietar catre asociatie, sume ce aveau o vechime de aproape 10 ani. Asociatia a trebuit sa prezinte in instanta si apoi unui expert o serie de inscrisuri pentru aceasta intreaga perioada de aproape 10 ani. A fsot nevoie in primul rand de liste de plata cu documentatia din spatele lor care au dus intocmirea listelor: facturi de la furnizori, calcul penalizari, dosare de reparatii, hotarari ale adunarilor generale....
Daca asociatia nu are restantieri mai vechi de cinci ani, daca nu are restante si litigii cu furnizorii mai vechi sau alte asemenea, sigur ca poate an de an sa distruga inscrisurile, documentele la termenele prevazute de legislatia prezentata mai sus. Altfel sa le mai pastreze pana rezolva problemele.
Si-apoi sunt documente care se pasteaza toata viata, poate multe generatii.... si ma refer la cartea tehnica, actele de infiintare a asociatiei, actele de proprietate ale apartamentelor, statutul asociatiei...

Domnule Amza, sunteti in eroare!!! Asociatiile de proprietari au venituri din inchirierea spatiului suprafetei blocului pentru intindere si afisare de bannere / reclame, si din permisiunea montarii antenelor GSM, care, doar in cazul blocului meu, este de peste 700 de Euro/luna!...
Mai cititi, mai actualizati-va informatiile, a fi economist, etc, nu inseamna deloc ca le stiti pe toate!..Lucrurile merg inainte, cu multiple adaugiri, innoiri si adaptari la realitate!..