UPDATE: Ghid pentru angajatori: Ce trebuie să știi din momentul în care fișele de instruire SSM vor putea fi semnate electronic

Printre modificările aduse de HG 259/2022, act normativ publicat în Monitorul Oficial 223 din 7 martie, normelor de aplicare ale Legii SSM, cuprinse de HG 1.425/2006, se regăsesc și următoarele prevederi:

"În funcție de modalitatea stabilită de angajator prin regulamentul intern, fișa de insruire indivuduală se semnează olograf sau cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată.

În conformitate cu prevederile art.17 alin.(3) lit.o) și alin.(4) din Codul Muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare, procedurile privind utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansată sau semnăturii electronice calificată, pentru semnarea fișei de instruire individuală, se regăsesc în contractul individual de muncă.

Angajatorul are obligatia de a asigura trasabilitatea și integritatea materialelor utilizate în cadrul fiecărei instruiri în format electronic a lucrătorului", potrivit HG 259/2022.

Cu ocazia modificărilor, Dantes Nicolae Bratu, inspector general de stat al Inspecției Muncii, a dat, cu ocazia unei conferințe online, o serie de răspunsuri privind eventuale întrebări care pot apărea legate de folosirea semnăturii electronice în fișele de instruire SSM.

Fișele de instruire pot fi completate electronic și apoi printate și semnate olograf? Răspunsul lui Nicolae Bratu a fost unul negativ, deoarece una dintre prevederile spune că se va face în format electronic sau olograf completarea fișei de instruire individuală sau colectivă, în funcție de varianta de instruire aleasă, imediat după verificarea instruirii. "În concluzie, vom avea două tipuri de fișe, cele deja cunoscute completate clasic și cele digitale, semnate electronic.", a subliniat șeful Inspecției Muncii.

Un angajator care a decis să utilizeze fișe în format electronic, semnate electronic, poate să revină la formatul letric? "Acest lucru este posibil, dar are obligația de a păstra cronologia fișei de instruire. Prin urmare, are posibilitatea ca într-o lună fișa să fie completată și semnată olograf, iar luna următoare să utilizeze fișa electronică."

Cum se păstrează de angajator fișele electronice de instruire? "Angajatorii au obligația de a arhiva electronic documentele, conform legislației în vigoare."

Pe o fișă de instruire cineva poate semna electronic calificat și alte persoane electronic avansat? "Un document electronic, indiferent de tipul acestuia, fie că este fișa de instruire sau alt document, poate fi semnat atât cu semnătura avansată, cât și calificată. De exemplu, fișa periodică de instruire conține trei semnături, în acest caz, lucrătorul semnează cu semnătura electronică avansată, conducătorul locului de muncă la fel, iar inspectorul de SSM semnează cu electronică calificată. Important este să fie semnat."

Dacă vizitatorii nu dețin semnătura electronică, cum se face dovada semnării instruirii colective? "Angajatorul va trebui să prevadă în regulamentul intern ca pentru persoanele din exterior aflate în interiorul întreprinderii sau unității, cu permisiunea angajatorului, rezultatul instruirii se poate consemna fie pe suport de hârtie, în fișa de instruire colectivă, fie în format electronic, în funcție de varianta instruirii aplicabilă."

Cum se închide în caz de accident o fișa de instruire în format electronic? "Nu se închide, nu se barează și se semnează, ci rămâne în forma în care a fost creată deoarece un document în format electronic nu se poate interveni."

Fișele de instruire electronice se printează în caz de control al ITM? "Un document semnat cu semnătură electronică avansată sau calificată nu are valoare decât în format electronic, adică în formatul în care a fost creat și semnat. Prin urmare, nu se printează și nu se arhivează în format material, pe hârtie, niciun document electronic".