Interviu: Ce efecte aduce a treia revizuire a CAEN pentru afacerile din România

Concret, în linii mari, intrarea în vigoare a celei de-a treia revizuiri a CAEN implică (cel puțin) o analiză internă a codurilor CAEN folosite în prezent, pentru a vedea dacă sunt necesare modificări, în viitorul apropiat, la Registrul comerțului. Noua formă a CAEN a fost oficializată recent prin Ordinul Institutului Național de Statistică 377/2024.

Interviul nostru de astăzi este cu Corina Roman, Managing Associate la Simion & Baciu.

1. De ce este importantă existența CAEN în derularea activităților economice?

Corina Roman: „Codurile CAEN ajută la realizarea unor statistici la nivel de industrie sau sectoare de industrie, respectiv tipuri de activități. Aceste statistici sunt importante nu doar la nivel național, ci și la nivel internațional, deoarece permit la nivel macroeconomic crearea de politici menite să sprijine dezvoltarea anumitor sectoare de activitate. De exemplu, Biroul Internaţional al Muncii, Fondul Monetar Internaţional sau UNESCO sunt organisme internaționale care prelucrează date colectate cu ajutorul clasificărilor de referință (cum este și clasificarea CAEN) și integrează rezultatele în propriile studii. Pe de altă parte, aceste coduri au și o importanță la nivel administrativ: în funcție de codurile CAEN declarate ca fiind desfășurate de o societate:

• pot exista implicații de natură fiscală (prin încadrarea sau nu în anumite regimuri de impozitare sau beneficierea de anumite stimulente fiscale/ajutoare de stat);
• pot fi necesare autorizații (cum ar fi obținerea unor autorizații/avize de mediu) sau licențe suplimentare pentru desfășurarea activității (cum ar fi pentru desfășurarea activităților din domeniul jocurilor de noroc) sau nu se pot desfășura anumite activități concomitent (de exemplu, obiectul de activitate al societăților specializate şi al cabinetelor individuale de detectivi particulari este unic).”

2. Înțeleg că a treia revizuire a CAEN vine în contextul unor schimbări în domeniu la nivel european. Există noutăți majore despre care e bine să știe cei care derulează activități economice sau cei care intenționează să înființeze societăți în perioada următoare?

Corina Roman: „A treia revizuire a codurilor CAEN la nivel național se grefează, într-adevăr, pe o serie de modificări survenite atât la nivel european, cât și internațional. Ca să înțelegem originea acestui fenomen, trebuie să subliniem că la nivel internațional există sisteme de clasificări de referință, care sunt rezultatul mai multor ani de negocieri, acorduri, discuții de uniformizare. Pentru ca datele să poată fi utilizate interconectat, aceste sisteme de clasificări trebuie uniformizate la nivel structural, măcar la nivel macro/nivel superior. Cu cât mai uniform este sistemul de colectare a datelor, cu atât mai relevant și mai facil este procesul de analiză a datelor colectate. Prin urmare, datele colectate la nivel național trebuie să fie într-un format armonizat cu sistemele de referință de la nivel european și internațional.

Așadar, planul european a fost influențat de un nivel superior, cel al organismelor de profil existente la nivel internațional. Mai exact, modificările aduse de această a treia revizuire la nivel european au fost declanșate de adoptarea de către Comisia pentru statistică a Organizației Națiunilor Unite a revizuirii numărul 5 a Clasificării internaționale standard, pe industrie, a tuturor activităților economice (ISIC Rev. 5). Însă și aceste schimbări la nivel internațional au fost cauzate de o serie de factori, cei mai importanți fiind globalizarea și digitalizarea, care au remodelat industria într-un timp foarte scurt.

De la intrarea în vigoare, în ianuarie 2008, a versiunii actuale a codurilor CAEN, deși au trecut doar 16 ani, realitatea economico-socială s-a modificat substanțial. De aceea, de exemplu, veți observa modificări multiple cu privire la codurile CAEN ce privesc protecția mediului, tehnologia informației și comerțul. Referitor la ce ne rezervă viitorul -- atât celor care avem societăți deja înființate, cât și celor care vom înființa noi societăți în 2024 --, recomandarea este să bugetăm ca timp și resurse o actualizare a obiectului de activitate în 2025. Având în vedere că anumite clase de coduri au fost comprimate, în timp ce altele au fost restructurate și detaliate, fiecare societate va trebui să își analizeze activitățile desfășurate și încadrarea lor în noile clasificări care intră în vigoare în 2025.”

3. Așadar, societățile de la noi (și nu numai) ar putea fi afectate de intrarea în vigoare a noii revizuiri a CAEN?

Corina Roman: „Da, cu siguranță va exista un impact asupra societăților după intrarea în vigoare a noilor coduri CAEN. Alinierea la noile prevederi legale referitoare la codurile CAEN nu va fi o opțiune, ci o obligație pentru toți administratorii acestor societăți, care, printre altele, au datoria de a asigura respectarea reglementărilor în vigoare la desfășurarea activității. Primul pas, care poate fi realizat încă de pe acum, este verificarea codurilor CAEN existente în actul constitutiv și a celor autorizate la Registrul comerțului. Pentru acele societăți care încă au discrepanțe între codurile CAEN incluse în actul constitutiv și codurile CAEN declarate ca autorizate la Registrul comerțului, actualizarea actului constitutiv era oricum necesară odată cu modificările aduse prin Legea 265/2022, care obligă la menținerea în actul constitutiv doar a acelor activități care se și autorizează la Registrul comerțului în vederea desfășurării.

Apoi, pentru acele activități pe care societatea le desfășoară efectiv, va trebui verificată încadrarea în noile coduri CAEN conform clasificării care va intra în vigoare în 2025. Prin urmare, se va realiza o mapare a noului obiect de activitate conform CAEN rev. 3. După obținerea acestei mapări, se vor urma pașii necesari pentru actualizarea actului constitutiv (obținerea aprobărilor necesare la nivelul asociaților/acționarilor, completarea noilor declarații pe propria răspundere de către reprezentanții legali ai societății) și înregistrarea tututor modificărilor la Registrul comerțului. 

Un aspect foarte important de avut în vedere -- pe care societățile îl omit de multe ori -- este că modificarea documentației care a stat la baza obținerii unei anumite autorizații sau licențe în trecut poate duce la pierderea valabilității autorizației sau licenței respective, dacă nu este notificată la timp autorității emitente. De aceea, recomandarea este de a verifica autorizațiile, licențele sau avizele obținute pentru desfășurarea activității și notificarea autorității emitente în termenele și potrivit procedurilor prevăzute de lege, pentru a evita orice invalidare a respectivului document. Pe lângă amenzile care pot surveni ca urmare a pierderii dreptului de a desfășura respectiva activitate autorizată/licențiată, există și un risc de nulitate absolută care poate afecta actele încheiate și demersurile întreprinse în absența unei autorizații sau licențe valabile, precum și o eventuală răspundere a reprezentanților legali pentru prejudiciile astfel cauzate.”

4. Ce recomandări aveți, în general, atunci când vine vorba de alegerea codurilor CAEN pentru derularea activităților economice?

Corina Roman: „Codurile CAEN trebuie alese cu grijă, având în vedere activitățile care urmează a fi efectiv desfășurate, ponderea acestora și plusul de valoare pe care desfășurarea respectivelor activități o aduce societății. De asemenea, se vor analiza locațiile în care se vor desfășura respectivele activități, deoarece autorizarea se face și în funcție de locul desfășurării activității (care poate fi la sediul social, sediile secundare sau la terți). De asemenea, încadrarea corectă a activităților desfășurate de societate în codurile CAEN determină de multe ori și regimul fiscal aplicabil societății, ceea ce aduce și mai multă greutate unei mapări corecte a activității societății. 

Conturarea obiectului de activitate trebuie să aibă în vedere și eventualele autorizații, avize, acorduri și/sau licențe care ar putea fi necesare, motiv pentru care alegerea acestor coduri e un proces multifațetat, deși de cele mai multe ori el e tratat cu o ușurință care poate aduce prejudicii semnificative mai târziu. La selectarea codurilor CAEN care vor fi autorizate și incluse în actul constitutiv, trebuie implicați atât asociații/acționarii, cât și reprezentanții legali ai societății. Alegerea obiectului de activitate este, de cele mai multe ori, o prerogativă rezervată acționariatului societății, dar răspunderea (care poate fi inclusiv de natură penală) pentru declarațiile depuse la Registrul comerțului sau la alte autorități, în vederea autorizării activității, va fi a reprezentanților legali. Prin urmare, o atitudine diligentă și proactivă a managementului, cu ajutorul specialiștilor de care dispune, va aduce beneficii societății și va reduce riscul apariției de inconveniente în desfășurarea activității sau chiar producerea de prejudicii.”

Atenție! Noi tarife pentru informațiile și documentele eliberate și pentru serviciile de asistență prestate de Registrul comerțului se aplică din 20 martie 2024.