Ce acte contabile trebuie să arhiveze PFA-urile și pentru cât timp

Conform Codului fiscal, persoanele fizice care obțin venituri din activități independente se pot găsi în două situații:

• cea în care venitul net anual se determină pe baza normelor de venit de la locul desfășurării activității sau
• cea în care venitul net anual se determină în sistem real, pe baza datelor din contabilitate (prin opțiune sau obligatoriu, dacă în anul fiscal anterior s-a înregistrat un venit brut anual mai mare decât echivalentul în lei al sumei de 25.000 de euro, începând cu veniturile din 2023).

În cazul folosirii sistemului real, PFA-urile trebuie să aplice reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă, conform Legii contabilității, sau acestea pot opta pentru aplicarea reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă dublă (însă acest lucru nu este recomandat tocmai pentru că vorbim de reguli mai complexe, specifice companiilor).

Astfel, pentru PFA-urile care folosesc normele de venit, Codul fiscal prevede că acestea au obligația să completeze numai partea referitoare la venituri din Registrul de evidență fiscală și că n-au obligații privind evidența contabilă. Deși în ordinul privind acest registru nu este trecută o perioadă anume de arhivare, este recomandabil ca PFA-urile să-l arhiveze atât cât se arhivează registrele contabile obligatorii (în caz că sunt supuse ulterior unor verificări fiscale, în cadrul termenului de prescripție fiscală).

Pentru PFA-urile care folosesc sistemul real (partidă simplă), Ordinul Ministerului Finanțelor 170/2015 prevede că trebuie utilizate Registrul-jurnal de încasări și plăți, Registrul-inventar și, după caz, unele documente justificative (facturi, chitanțe etc.). Însă Codul fiscal prevede că trebuie folosit și Registrul de evidență fiscală.

De la mijlocul lunii ianuarie 2023, în Legea contabilității s-a stabilit o perioadă unică de arhivare pentru registrele contabile obligatorii și pentru documentele justificative - cinci ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.