UPDATE: Evidența orelor de lucru în 2022: Ce trebuie să știe firmele, inclusiv în cazul celor care muncesc de acasă

Angajatorii sunt obligați prin Codul muncii să țină o evidență zilnică a orelor de muncă prestate de salariați, obligația fiind reluată și în alte acte normative care reglementează tipuri speciale de muncă - cum este internshipul.

Evidențele nu trebuie să aibă neapărat o formă sau alta, cum arată aceste fiind o chestiune lăsată la latitudinea firmelor, atâta vreme cât sunt suficient de detaliate, arătau cei de la Inspecția Muncii în urmă cu ceva timp. De exemplu, evidența poate fi o condică de prezență sau o foaie colectivă de prezență, dar și un pontaj manual ori electronic. Totuși, pontajul angajaților nu se poate face prin camerele video care au un sistem de recunoaștere facială, chiar dacă există un consimțământul din partea salariaților.

Detalierea din cadrul evidențelor trebuie să includă neapărat ora de începere și ora de finalizare a muncii. „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit al programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru”, dispune Codul muncii.

Microfirmele sunt încă obligate să aibă o evidență a timpului de muncă

Deși în vara anului trecut se pregătea un act normativ prin care pontajul salariaților să fie eliminat pentru firmele cu mai puțin de nouă angajați, în forma publicată în Monitorul Oficial, OUG 37/2021 a menținut această obligație, însă a oferit ocazia acestor companii să cadă de acord cu salariații asupra modului în care această evidență a muncii să se facă. Această posibilitate de a cădea de acord asupra modalității de a ține evidența orelor de lucru nu înseamnă că cele două părți pot alege să renunțe la pontaj.

Programele de lucru flexibile

În cazul celor cu program neobișnuit, reprezentanții Inspecției Muncii au explicat în trecut că, pentru întocmirea evidenței, trebuie să se țină cont atât de prevederile legale generale și cele speciale, cât și de specificul muncii prestate. Practic, explicau aceștia, angajatorul se poate folosi de mai multe instrumente de evidență care să-l ajute, la final, la evidența centralizatoare, adică cea pe care o va vedea inspectorul când vine să facă un control.

Cei de la Reff&Asociații a subliniat, cu altă ocazie, faptul că angajatorii ar trebui să se ferească de conturarea unor programe flexibile care, de fapt, sunt niște așa-zise „bănci de timp”: într-o săptămână, angajatul ajunge să lucreze și 48 de ore, de exemplu, muncind șase zile, iar în a doua săptămână beneficiază de timp de odihnă mai scurt, pentru a compensa, practic, munca în plus de săptămâna trecută. 

În toate aceste tipuri de programe flexibile (individualizat, inegal, comprimat sau combinat) trebuie să se țină cont de limitele stabilite de Codul muncii privind timpul de lucru zilnic, săptămânal, orele de repaus ș.a.m.d.

Util: Tipuri de programe de lucru flexibile și de ce e important să facem distincția între orar și programul de lucru

Telemunca și munca la domiciliu

Codul muncii prevede o chestiune specifică referitoare la munca la domiciliu și pontajul în acest caz - e nevoie de un acord scris care să prevadă cum anume se face pontajul: "Pentru salariații mobili și salariații care desfășoară muncă la domiciliu, angajatorul ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de activitatea specifică desfășurată de către aceștia".

La telemuncă, reglementată prin Legea nr. 81/2018, e obligatoriu însă ca în contractul de muncă să scrie cum se face pontajul: "În cazul activității de telemuncă, contractul individual de muncă conține (...) următoarele:  (...) e) modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de telesalariat".

Reamintim că prestarea de ore suplimentare în cazul telesalariaților sau a celor care lucrează de acasă este posibilă, însă numai dacă angajatul este de acord, iar ținerea evidenței acestor ore și compensarea lor - prin timp liber corespunzător sau zile plătite - este obligatorie.

Lucrătorii mobili

Pentru lucrătorii mobili, categorie în care sunt încadrați și transportatorii rutieri, există HG nr. 38/2008, unde e prevăzut timpul de lucru pentru acești angajați. Pe scurt, prevederile legislației specifice unor tipuri de muncă trebuie neapărat respectate. De asemenea, Codul muncii stabilește că,  la fel ca în cazul celor care muncesc de acasă, modalitatea de ținere a pontajului trebuie să facă obiectul unui acord între cele două părți.

Zilierii

Și pentru activitatea zilierilor e necesară trecerea în registrul special de evidență a zilierilor evidența timpului de lucru. În anexa cu instrucțiuni de completare a registrului de la Legea nr. 52/2011 se precizează că în registru trebuie să se regăsească obligatoriu: data fiecărei zile de lucru a zilierului și numărul orelor de lucru efectuate în fiecare zi, printre altele.

Potrivit legii care reglementază această activitate, un zilier poate executa muncă timp de maximum 12 ore, în timp ce un minor nu poate lucra mai mult de șase ore, în limita a 30 de ore pe săptămână.

Internii 

Și pentru interni este obligatorie ținerea evidenței timpului de lucru. Amintim că, din 2018, internshipul nu se mai poate face decât respectând Legea nr. 176/2018, unde se prevede și care e timpul maxim pe care îl poate lucra un intern. Iar obligația de a ține evidența și de a prezenta această situație organelor de control, ori de câte ori este solicitat acest lucru, este expres prevăzută de lege.

Un intern poate lucra maximum 8 ore pe zi/40 de ore pe săptămână, iar dacă are sub 18 ani durata timpului de muncă este de maximum 6 ore pe zi/30 de ore pe săptămână. Contractul de internship nu poate dura mai mult de 720 de ore pe o perioadă de șase luni consecutive. Legea care reglementează internshipul stabilește că este interzisă efectuate de ore suplimentare peste cele deja menționate. 

Riscurile pentru falsificarea evidenței muncii sau pontajul incorect al orelor suplimentare

Pe lângă amenzile pe care firmele le pot primi din partea inspecției muncii pentru lipsa evidenței de muncă, companiile care nu pontează corect orele suplimentare lucrate de salariați sau falsifică pontajul riscă, dincolo de eventuale amenzi contravenționale, să răspundă penal pentru aceste fapte. La acest risc sunt expuse inclusiv persoanele din cadrul firmei care au întocmit, semnat și aprobat astfel de evidențe neconforme cu realitatea.

În contextul în care situația documentară este profund diferită de situația reală, a punctat, cu altă ocazie, Anca Iulia Zegrean, Partener și Coordonatorul practicii de Dreptul Muncii în cadrul Biriș Goran SPARL, “răspunderea penală este și personală”, astfel că inclusiv persoanele care au întocmit, au semnat și au aprobat respectivele documente sunt supuse acestui risc, care, “dincolo de riscurile financiare, de amendă contravențională”, este cel mai mare risc la care se expun firmele care adoptă astfel de practici.