Având un regulament intern, micii angajatori pot folosi semnătura electronică în relațiile de muncă

Codul muncii nu obligă angajatorii sau salariaţii să folosească semnătura electronică, ci lasă la latitudinea părţilor implicate să aleagă dacă o fac și ce tip de semnătură preferă, esențial fiind că ori folosesc ambii semnătura electronică, ori ambii pe cea olografă, o combinație a amândurora pe același document nefiind posibilă.

Nu doar că angajatorul nu poate impune acest tip de semnătură niciunui angajat - actual sau viitor - întrucât chiar Codul muncii prevede acest lucru, dar nici firma nu e ținută în vreun fel să folosească semnătura aceasta sau, dacă a decis să o folosească cu anumiți salariați, să o extindă în toate situațiile și cu toți salariații. Atunci vine întrebarea: o poate folosi chiar cum dorește?

„Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii”, scrie în Codul muncii. Fără regulament intern sau contract colectiv de muncă, practic, angajatorii nu ar putea să folosească semnătura electronică întrucât li se cere expres să precizeze condițiile folosirii acesteia în cuprinsul unuia dintre aceste două documente. Dacă un contract colectiv îl întâlnim mai rar, ne gândim mai degrabă la regulamentul intern, dar care, până azi, nu a mai fost obligatoriu pentru micii angajatori (adică cei cu până la nouă angajați), așa cum prevedea OUG nr. 37/2021.

Nemaifiind obligatoriu regulamentul intern o perioadă de peste un an de zile, angajatorii care nu-l aveau nu puteau nici să se folosească în relațiile de muncă de semnătura electronică. Acum, excepția de la obligația de a avea regulament intern a fost eliminată, astfel că cei care doresc să folosească acest tip de semnătură cu angajații lor trebuie să includă în regulamente și condițiile de folosirii acesteia. Desigur, aceasta e doar una dintre chestiunile de care angajatorii nu se puteau folosi în lipsa unui regulament intern, cea care viza aspectul digitalizării raportului de muncă.

Tot despre semnătura electronică în relațiile de muncă avem noutăți într-un proiect de lege tot cu modificări la Codul muncii și care nu e foarte departe de aplicare, fiind aflat acum la promulgare. Printre multe completări și ajustări în cod, parlamentarii au decis să nu ar mai avea ce căuta în contractele de muncă „procedurile privind utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate și semnăturii electronice calificate”. Așadar, printre clauzele obligatorii din contractele de muncă nu trebuie să se mai regăsească și aceste chestiuni.