Obligația de a deține o copie a contractului de muncă la punctul de lucru - amendă de 10.000 de lei pentru angajatorii care nu pot să prezinte documentul

Codul muncii prevede, de ceva vreme deja, o obligație pe care mulți angajatori încă nu o respectă - vedem asta la fiecare dare de seamă a inspectoratelor de muncă în urma controalelor efectuate, unde nerespectarea acestei obligații este enumerată aproape întotdeauna. 

„Angajatorul este obligat să păstreze la locul de muncă o copie a contractului individual de muncă pentru salariații care prestează activitate în acel loc” - art. 16 (4) din Codul muncii. Amenda pentru nerespectarea acestei cerințe este de 10.000 de lei - sancțiune fixă - stabilită prin OUG nr. 53/2017, adică ordonanța care a completat Codul muncii cu toate „variațiunile” de muncă nedeclarată și cu sancțiunile acelea de zeci de mii de lei.

Pentru a face obligația și mai clară, în 2018, Codul muncii a fost completat cu următoarele chestiuni:

„(1) În sensul art. 16 alin. (4), locul de muncă reprezintă locul în care salariatul își desfășoară activitatea, situat în perimetrul asigurat de angajator, persoană fizică sau juridică, la sediul principal sau la sucursale, reprezentanțe, agenții sau puncte de lucru care aparțin acestuia.

(2) Copia contractului individual de muncă se păstrează la locul de muncă definit conform alin. (1) pe suport hârtie sau pe suport electronic, de către persoana desemnată de angajator în acest scop, cu respectarea prevederilor privind confidențialitatea datelor cu caracter personal”.

Așadar, vorbim fie de sediul principal, fie de sucursale, reprezentanțe, agenții sau puncte de lucru ale angajatorului, acolo unde angajatul prestează activitatea. 

Contractul de muncă trebuie încheiat în două exemplare - unul pentru angajator și unul pentru angajat, Codul muncii obligând angajatorul ca, înainte de începerea activității, să-i înmâneze angajatului unul dintre aceste exemplare. Mai departe, sărim din Codul muncii în HG nr. 905/2017, care stabilește că angajatorul are obligația de a avea pentru fiecare angajat un dosar personal:

„Angajatorii prevăzuți la art. 1 au obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora”. La dosar se găsește, desigur, un exemplar al contractului de muncă (iar nu o copie!). Care exemplar? Al angajatorului, desigur, din moment ce angajatul e liber să-l ia pe al său acasă.

„Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru”, prevede HG nr. 905.

Așadar, pe lângă exemplarul original care se regăsește obligatoriu la dosarul personal, care e la sediul angajatorului sau la sediul secundar, după caz, avem și obligația de a avea o copie a contractului de muncă la locul unde angajatul își desfășoară activitatea - de multe ori, acest loc nu este nici sediul central, nici cel secundar, tocmai de aceea legea impune și obligația de a avea această copie, pe care oricine interesat o poate consulta, în special inspectorii de muncă. 

În cazul telesalariaților care nu vin niciodată la un loc de muncă organizat de angajator, pentru că inspectorii nu vor veni să-i viziteze la locul de muncă, e importantă prezentarea dosarului personal așa cum prevede legea. Dacă ne gândim însă la exemplul celor care sunt aproape permanent în deplasare, copia ar trebui să poată fi arătată acolo unde angajatul vine la începutul programului sau la finalul zilei sau unei perioade de muncă.