Declarația privind beneficiarul real: Anul acesta, firmele au timp s-o depună până în iulie 2020

Legea nr. 129/2019 obligă firmele, printre alte altele, să depună anual o declarație la Registrul Comerțului, prin care să arate cine este beneficiarul real al tranzacțiilor făcute de ele (cu alte cuvinte, să arate cine le controlează, cu adevărat).

O astfel de obligație nu exista până ce a apărut legea menționată mai sus (21 iulie 2019), astfel că multe persoane responsabile cu depunerea declarației pentru firme ar putea fi confuze cu privire la ce trebuie să facă. Cu atât mai mult cu cât amenda pentru nedepunerea formularului este între 5.000 și 10.000 de lei și se poate ajunge chiar și la dizolvarea societății. De aceea, vom detalia, pentru toate situațiile, ce trebuie să cunoască acele companii vizate.

Firmele care existau la momentul intrării în vigoare a Legii nr. 129/2019

Prima categorie de firme vizate se referă la acele firme care erau deja înmatriculate în Registrul Comerțului la 21 iulie 2019, adică la momentul intrării în vigoare a noii legi. Pentru astfel de firme, în 2020 termenul-limită pentru depunerea declarației privind beneficiarul real este 21 iulie 2020. Acest lucru ne-a fost confirmat și de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), după ce am făcut o solicitare expresă în acest sens. La rândul lor, și specialiștii de la Voicu Filipescu susțin aceeași concluzie, la fel cum același lucru este susținut și de Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați (CECCAR).

Atenție! Termenul de 21 iulie 2020 este valabil exclusiv pentru anul curent. Acest lucru se datorează faptului că termenul este unul de tranziție, având în vedere că noua lege a apărut abia în 2019 și, oricum, registrele relevante nu par a fi operaționale, la acest moment - deci, primesc și autoritățile un termen mai lung pentru a pune la punct infrastructura relevantă.

Din 2021, în schimb, nu se va mai aplica termenul de 21 iulie, ci se va aplica o altă regulă: firmele vor fi obligate să depună, anual, declarația privind beneficiarul real, în termen de 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale. Și la fel va fi în fiecare an, în continuare.

În final, mai există o situație în care firmele vor fi obligate să depună o declarație, indiferent de îndeplinirea obligației de mai sus: dacă se schimbă ceva în privința datelor de identificare ale beneficiarilor reali, va mai trebui depusă o declarație, în termen de 15 zile de la momentul schimbării.

Important! Într-o astfel de situație, nu contează cât de recent a fost depusă declarația anuală. De exemplu, dacă în mai 2021 este depusă declarația anuală și are loc o schimbare privind datele de identificare ale beneficiarilor reali în iunie 2021, firma în cauză va fi obligată să mai depună o dată declarația, ulterior acelei schimbări.

Firmele au la dispoziție un model de formular pe care îl pot folosi, atunci când vor să depună declarația privind beneficiarul real.

Firmele care au fost înmatriculate la Registrul Comerțului după 21 iulie 2019

Pentru astfel de societăți, regulile sunt ușor diferite, din cauză că acele societăți au fost înființate după intrarea în vigoare a noii legi. Pentru ele, prima declarație va fi depusă chiar la înregistrare, aceasta nefiind posibilă fără depunerea declarației în cauză.

Bineînțeles, vorbim doar de prima declarație, care trebuie depusă în felul acesta. Următoarele vor fi depuse după aceleași reguli menționate mai sus. Anual, după aprobarea situațiilor financiare, și, dacă e cazul, de câte ori intervine o modificare privitoare la datele de identificare ale beneficiarului real.

Obligațiile de a aduce la cunoștința autorităților beneficiarul real nu sunt singurele cerințe de conformare instituite de noua lege pentru prevenirea spălării de bani. Aceasta mai reglementează și alte chestiuni, precum măsurile pe care trebuie să le ia entitățile vizate (cum sunt firmele, băncile, avocații, contabilii etc.) pentru a-și cunoaște clientela, pentru a raporta tranzacțiile suspecte cu care intră în contract sau chiar pentru a raporta orice tranzacție ce trece de o anumită sumă.