Transferul corect de informații și documente între antreprenor și contabil este esențial

Astfel, dacă îi vei oferi contabilului tău la timp toate informațiile și documentele de care are nevoie, riscul apariției unor erori nedorite va fi diminuat, iar munca contabilului va fi mult mai eficientă și, implicit, afacerea ta va avea de câștigat.

În mod normal, la primele întâlniri pe care le vei avea cu contabilul, acesta îți va oferi toate detaliile necesare, inclusiv îți va menționa care sunt documentele și informațiile pe care trebuie să i le furnizezi.

Îți amintim câteva dintre acestea:

• facturi de vânzare;
• facturi de achiziție;
• extrase de cont (lei și valută, dacă e cazul);
• bonuri fiscale;
• chitanțe;
• contracte de leasing, de credit, scadențare.

Iată și câteva sfaturi practice pe care să le ai în vedere atunci când faci transferul documentelor către contabil:

• încearcă să fii punctual, să aduci documentele în termenul menționat în contract, altfel contabilul nu va reuși să transmită la timp declarațiile fiscale;
• documentele trebuie să fie complete atunci când i le duci contabilului, astfel acesta se va putea concentra pe procesarea lor și nu va mai fi nevoie să revină cu e-mail-uri/apeluri telefonice prin care să îți atragă atenția că lipsesc documente justificative;
• sortează puțin documentele înainte de a le preda contabilului (recomandat ar fi să fie aranjate într-o ordine cronologică), în acest fel contabilul va putea merge mai ușor pe firul evenimentelor din societatea ta;
• încearcă să aduci toate documentele pe care contabilul ți le-a lăsat în sarcină la ultima întrevedere sau cele care ți-au fost furnizate pe e-mail, semnate și stampilate (state de plată, pontaje, diverse rapoarte, dispoziții de plată etc.);
• adu-i contabilului tău informații suplimentare și complete.

Rolul de a fi antreprenor nu se termină în momentul în care începi o afacere. Dimpotrivă, înseamnă o muncă permanentă în vederea perfecționării modelului de afacere și pentru a ști să te adaptezi rapid la schimbare. S-ar putea să te gândești la contabilul tău doar când e timpul să predai actele și să îți plătești taxele. Dar aceasta este o abordare greșită. Poți obține mult mai multe informații de la acesta, care să te ajute în afaceri.

Ceea ce deține contabilul este o masă de date financiare și cu o cantitate adecvată de date. De exemplu, acesta poate identifica aproape instantaneu punctele tari și punctele slabe ale unei afaceri.

Iată câteva idei de rapoarte pe care ar fi bine să le soliciți, să le primești și să le analizezi lunar:

• raport cu cheltuielile și veniturile defalcate, împreună cu profitul realizat;
• furnizorii care sunt încă neachitați și numărul de zile până la scadență;
• datoriile legate de salarii, contribuțiile sociale și impozite;
• clienții care încă nu au achitat și numărul de zile până la scadență;
• situația mijloacelor fixe și a amortizărilor;
• situația sumelor existente în conturile în curs de clarificare (dacă este cazul);
• situația disponibilităților (numerar) existente în casieria unității și în conturile bancare;
• alte rapoarte privind datoriile legate de bugetul de stat.

Notă: Articolul a fost publicat inițial pe blogul CIEL România.