Cele două documente de muncă - RI sau CCM - ar trebui să conțină, potrivit Mariei Crișu, Payroll Manager Accace România, procedura de acordare a avansului, cuantumul lui, periodicitatea (de câte ori pe an poate fi acordat) și valoarea lui (în procente sau în cuantum fix). 

“Evident, se poate discuta și despre o procedură a departamentului de salarizare, dar, în practică, nu recomandăm această variantă, întrucât poate genera discriminare între angajați”, subliniază Maria Crișu.

Citește și: Zilele de odihnă în plus în funcție de vechime: În ce documente de muncă trebuie să fie prezente

Pentru a exista o evidență clară a acordării acestor avansuri, ele trebuie să se regăsească în statul de plată, pe fluturașul de salariu, precum și în evidențele contabile ale societății.

Această evidență este extrem de utilă angajatorului pentru a recuperarea sumelor oferite în plus în situațiile în care salariatul care a primit un acont din salariu își dă demisia sau i se desface disciplinar contractul de muncă, la scurt timp după ce primește respectivele drepturi bănești.

“Avansurile necuvenite se rețin la data plății lichidării. În practică, atunci când angajatul urmează să plece din companie, i se calculează și drepturile aferente concediului de odihnă neefectuat. Prin urmare, avansul se reține din suma totală. Dacă suma datorată depășește suma pe care trebuie să o primească, va trebui efectuată o altă procedură. Respectiv, se va face notificare scrisă către angajat și, în cazul în care nu se recuperează prejudiciul, acesta poate fi dat în judecată pentru obținerea sumei respective. Recomandarea noastră este ca avansurile să nu depășească un anumit cuantum din salariu pentru a evita situații neplăcute”, subliniază specialista Accace România.

Util: Cum poți recupera sumele transferate din greșeală salariatului

O altă recomandare a Mariei Crișu este ca aceste avansuri să nu se dea fără aprobare din partea companiei sau a șefului direct, mai ales dacă este vorba de sume foarte mari: “Acest demers poate avea implicații legale - avansurile pot fi considerate împrumuturi pe termen scurt și interpretate ca fiind credite ale angajaților. Astfel de operațiuni sunt reglementate de BNR și este necesară obținerea unor autorizații specifice”.

În cazurile în care angajații solicită plata salariilor în avans, motivând apariția unor evenimente specifice (operații medicale, decese etc.), sumele de bani pot fi date sub formă de ajutoare din alte fonduri, deci nu din cel de salarii, în baza unor documente justificative. Aceste ajutoare sunt reglementate expres în Codul Fiscal și nu sunt impozabile.