Transmiterea registrului de evidență a salariaților în 2016 - ce reguli trebuie să respectați

I. Prima modalitate de depunere a ReviSal este transmiterea online, care se poate face prin accesarea portalului Inspecției Muncii, la adresa https://reges.inspectiamuncii.ro/.

Depunerea online pe portal poate avea loc numai după ce angajatorul solicită și obține de la ITM-ul în a cărui rază teritorială își are sediul sau domiciliul numele de utilizator și o parolă, precum și după activarea accesului la portalul Inspecției Muncii.

Pentru eliberarea utilizatorului și parolei pentru depunerea online a ReviSal sunt necesare următoarele acte:

• Solicitarea scrisă pentru eliberarea parolei;
• Împuternicire semnată și ștampilată de angajator, dacă persoana care solicită obținerea parolei este alta decât reprezentantul legal al angajatorului;
• Copia certificatului de înmatriculare al angajatorului;
• Copia actului de identitate al persoanei împuternicite.

În situația în care angajatorul externalizează serviciul de completare și depunere a registrului către o companie specializată, printre actele necesare la ITM se numără și:

• Denumirea prestatorului de servicii;
• Codul unic de identificare al prestatorului de servicii;
• Data de la care s-a contractat serviciul pentru completarea și depunerea ReviSal.

II. Registrul poate fi transmis la inspectoratul teritorial de muncă în format electronic prin e-mail, pe bază de semnătură electronică.

Registrul general de evidență a salariaților poate fi depus prin e-mail la „adresa de e-mail pusă la dispoziție de Inspecția Muncii”, se arată în Ordinul MMFPS nr. 1918/2011. Această facilitate este disponibilă în cazul angajatorilor care dețin semnătura electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, obținut de la un furnizor de certificare în condițiile Legii nr. 455/2001.

Registrul de evidență a salariaților se poate trimite prin e-mail la adresa suportregistru@inspectiamuncii.ro, după ce a fost semnat cu semnătura electronică extinsă, bazată pe un certificat digital calificat, a explicat pentru AvocatNet.ro Olimpia Plugaru, de la serviciul de IT din cadrul Inspecției Muncii.

III. Angajatorii pot să depună ReviSal și prin depunerea la sediul inspectatorului teritorial de muncă în format electronic, însoțit de o adresă de înaintare semnată de angajator.

Depunerea direct la sediul ITM este cea de-a treia variantă posibilă pentru îndeplinirea obligației de a transmite registrul. În acest sens, este important de știut că depunerea registrului la sediul inspectoratului teritorial de muncă se face pe suport CD, dischetă 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fișiere FAT/FAT32.

Registrul, alături de o adresă de înaintare semnată și ștampilată de către reprezentantul legal, trebuie depus, după caz, la:

• Sediul ITM în a cărui rază teritorială persoanele fizice sau juridice își au domiciliul, respectiv sediul;
• Sediul ITM în a cărui rază teritorială își desfășoară activitatea unitățile fără personalitate juridică.

Pentru prima depunere la sediul ITM a registrului, este obligatoriu ca adresa de înaintare să fie însoțită de o copie a certificatului de înmatriculare la Registrul Comerțului, o copie a certificatului de înregistrare fiscală și de o copie a actului de identitate – în cazul angajatorului persoană fizică.

În ceea ce privește unitățile fără personalitate juridică, adresa de înaintare trebuie să fie însoțită de următoarele documente:

• Delegarea de competență pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
• Delegarea de competență pentru înființarea și completarea ReviSal în format electronic;
• Certificatul de înmatriculare al angajatorului;
• Certificatul fiscal al unității fără personlitate juridică.

Cu ce amenzi sunt sancționate contravențiile?

Situațiile considerate contravenții potrivit HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor stabilește 10 situații considerate contravenții, după cum urmează:

a) netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de muncă prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g), cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză.

Concret, potrivit art. 3 alin (2) din HG nr. 500/2011, registrul trebuie să fie completat în ordinea angajării și trebuie să cuprindă mai multe elemente:

• elementele de identificare a tuturor salariaţilor: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, non-UE, Spaţiul Economic European – SEE;
• data angajării;
• perioada detaşării şi denumirea angajatorului la care se face detaşarea;
• funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative;
• tipul contractului individual de muncă;
• durata normală a timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
• salariul de bază lunar brut şi sporurile, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă;
• perioada şi cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale;
• data încetării contractului individual de muncă.

În caz contrar, contravenția este sancționată cu o amendă de 10.000 lei pentru fiecare persoană primită la muncă fără transmiterea la ITM a registrului completat cu toate elementele contractului individual de muncă, fără ca amenda totală cumulată să depășească suma de 50.000 lei.

b) refuzul de a pune la dispoziţie inspectorului de muncă registrul în format electronic, precum şi dosarul personal al salariaţilor - amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei;

c) necompletarea elementelor contractului individual de muncă conform art. 3, respectiv netransmiterea registrului în termenele prevăzute la art. 4; 

HG nr. 500/2011 stabilește la art. 4 alin (1) anumite reguli în ceea ce privește completarea, înregistrarea elementelor obligatorii, respectiv transmiterea registrului, după cum urmează:

• la angajarea  fiecărui salariat, elementele obligatorii se înregistrează cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activității de către salariatul în cauză;
• perioada şi cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale se înregistrează în registru în termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data suspendării;
• data încetării contractului individual de muncă se înregistrează în registru la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoștință a evenimentului ce a determinat, în condițiile legii, încetarea contractului individual de muncă;
• pentru salariații detașați, angajatorul de bază completează perioada detașării și denumirea angajatorului la care se face detașarea, anterior începerii detașării.

În acest caz, amenda este de la 5.000 lei la 8.000 lei.

Reglementările în vigoare stabilesc că orice modificare a datelor menționate mai sus se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară termenului de 20 de zile lucrătoare prevăzut la art. 17 alin (5) din Legea nr. 53/2003 (Codul muncii). Pe de altă parte, atunci când modificările au loc ca urmare a unei hotărâri judecătorești sau ca efect al unui act normativ, înregistrarea în registru se face în ziua în care angajatorul se prezumă, conform legii, că a luat cunoștință de conținutul acestora.

Orice corecție a erorilor apărute în completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoștință de acestea.

d) completarea registrului de către alte persoane decât cele prevăzute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6) - amendă de la 3.500 lei la 5.000 lei;

Conform art. 2 alin (5) din HG nr. 500/2011, doar una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajator pot completa și transmite registrul.

Angajatorul poate contracta serviciul de completare și transmitere a registrului prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori înregistrați la ITM.

e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete - amendă de la 3.500 lei la 5.000 lei;

f) alterarea sau ştergerea datelor din registru, precum şi intervenţia neautorizată asupra aplicaţiei informatice a registrului - amendă de la 3.500 lei la 5.000 lei;

g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de muncă cu privire la prestatorii de servicii - amendă de la 2.000 lei la 5.000 lei;

Angajatorul este obligat să informeze, în scris, inspectoratul teritorial de muncă despre încheierea contractului de prestări servicii. Această informare trebuie să fie efectuată în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului.

h) refuzul angajatorului de a elibera copii după documentele prevăzute la art. 8 alin. (3), solicitate de către salariat - amendă de la 300 lei la 1.000 lei;

Angajatorul este obligat să îi elibere salariatului, la solicitarea scrisă a acestuia, copii ale documentelor existente în dosarul personal, copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind înscrierile referitoare la persoana sa şi/sau un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate, astfel cum rezultă din registrul general de evidenţă şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7) - amendă de la 3.500 lei la 5.000 lei;

Prestatorii înregistrați la ITM menționați mai sus nu au voie să subcontracteze, la rândul lor, serviciile de completare și transmitere a registrului încredințate de angajator.

j) nerespectarea prevederilor art. 7 din HG nr. 500/2011 - amendă de la 300 lei la 1.000 lei.

Mai precis, reglementările în vigoare stabilesc că registrul se păstrează în formă electronică la sediul angajatorului și, după caz, la sediul sucursalei, agenției, reprezentanței sau al altor asemenea unități fără personalitate juridică, care au delegată competența înființării registrului.

Notă: Inspectorii de muncă sunt cei care constată contravențiile și aplică sancțiunile corespunzătoare.

Aplicația ReviSal nu a fost actualizată de cinci ani

Registrul de evidență a salariaților (ReviSal) nu a mai fost actualizat de cinci ani, astfel că, în prezent, angajatorii nu pot să pună în aplicare modificările făcute recent în legislație, cum ar fi modificările aduse în cazul Clasificării Ocupațiilor din România (COR), despre care AvocatNet.ro a scris pe larg AICI. 

Actualizarea aplicației ReviSal revine Inspecției Muncii, însă, așa cum reiese din informațiile de pe site-ul acesteia, cea mai recentă versiune a fost publicată în decembrie 2011. Conform unui punct de vedere al instituției, care a fost trimis de curând la solicitarea redacției noastre, trecerea la o nouă versiune ReviSal este încă în curs de desfășurare.

„O nouă versiune a aplicației REVISAL – aplicație informatică gratuită pusă la dispoziția angajatorilor de către Inspecția Muncii, în vederea gestionării Registrului General de Evidență al Salariaților (denumit în continuare registru) este în prezent în lucru, urmând ca pe site-ul www.inspectiamuncii.ro, să fie publicate informațiile necesare angajatorilor: kitul de instalare a aplicației, precum și specificațiile tehnice aferente sistemului registru, pentru angajatorii care utilizează aplicații proprii de gestiune a salariaților, altele decât aplicația REVISAL.”, au precizat, pentru AvocatNet.ro, reprezentanții Inspecției Muncii.

Astfel, angajatorii nu pot opera nicio modificare -- dintre cele introduse în ultimii ani -- până la actualizarea softului.