Care sunt principalele obligații ale firmei tale atunci când ai angajați?

Articol scris de Andrei Ene, managing partner - Accountable.

1. Obținerea avizului medical pentru angajați. O persoană poate fi angajată numai în baza unui certificat medical (fișă de aptitudini eliberată de un medic specialist în medicina muncii), prin care se constată faptul că cel în cauză este apt pentru prestarea respectivei munci. Certificatul este, deci, personalizat pentru fiecare angajat și funcția deținută. De exemplu, o persoană considerată aptă pentru munca de birou poate fi considerată inaptă pentru munca de șantier. Avizul medical se obține anterior primei zile de muncă și ulterior se reînnoiește periodic.

2. Întocmirea documentelor de relații de muncă. Cel mai important document este contractul individual de muncă (împreună cu actele adiționale aferente), dar pe lângă acesta mai trebuie întocmite cel puțin următoarele: fișa postului; informarea anterioară angajării; procesul-verbal de predare-primire a contractului de muncă. În funcție de specificul de activitate (deplasări în străinătate, detașări, ore suplimentare, ore de noapte etc.), se mai pot adăuga și alte documente de întocmit.

3. Înființarea, completarea și transmiterea Registrului General de Evidență a Salariaților (REGES). Acesta este un registru electronic care se înființează și se ține de către fiecare angajator în parte și se transmite la inspectoratul teritorial de muncă (ITM), pe măsură ce se încheie contracte individuale de muncă sau se operează modificări asupra lor. Registrul cuprinde următoarele informații: elementele de identificare ale angajaților; data angajării; perioada detașării și denumirea angajatorului la care se face detașarea; funcția conform Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative; tipul contractului individual de muncă; durata normală a timpului de muncă și repartizarea acestuia; salariul de bază lunar brut și sporurile; perioada și cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale; data încetării contractului individual de muncă.

4. Notificarea ITM privitor la prestatorul de servicii ce completează REGES. Registrul de evidență poate fi completat de un angajat al societății, conform unei decizii interne. În acest caz, nu există obligativitatea notificării ITM. Dar dacă pentru completarea și transmiterea registrului se contractează un serviciu extern, este obligatoriu să se notifice ITM cu privire la încheierea acestui contract de prestări servicii, menționându-se cel puțin următoarele informații: data și numărul contractului și datele de identificare ale prestatorului.

5. Asigurarea sănătății și securității angajaților în muncă. Angajatorul este responsabil de sănătatea și securitatea salariaților săi pe toată durata programului de muncă al acestora. În sarcina sa cade și luarea de măsuri pentru prevenirea și protecția la riscurile profesionale, acordarea de prim ajutor, stingerea incendiilor, evacuarea lucrătorilor etc. De regulă, firmele mici contractează un serviciu extern pentru îndeplinirea acestei obligații legale.

6. Întocmirea și popularizarea unui Regulament intern. Acesta este un document intern obligatoriu, care specifică regulile generale ce guvernează desfășurarea activității în cadrul firmei. Regulamentul se întocmeşte de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz. Regulamentul intern cuprinde cel puțin următoarele categorii de dispoziții: reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității; reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității; drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților; procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților; reguli concrete privind disciplina muncii în unitate; abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile; reguli referitoare la procedura disciplinară; modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice; criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților. Regulamentul intern se aduce la cunoştinţă salariaţilor prin grija angajatorului şi îşi produce efectele faţă de aceștia din momentul încunoştinţării lor.

7. Demararea procedurii de încheiere a unui contract colectiv de muncă. Atunci când o societate are minimum 21 de angajați, este obligată de lege să demareze procedura de negociere și încheiere a contractului colectiv de muncă. Această procedură se poate finaliza cu sau fără semnarea contractului, dar demararea ei este obligatorie.

8. Întocmirea și transmiterea formularului 112. Acesta este o declarație privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate (salariaților) unei societăți. Formularul 112 se depune exclusiv prin mijloace electronice de transmitere la distanță, cu frecvență lunară sau trimestrială.

9. Întocmirea pontajului. Acesta este un document intern prin care se ține evidența orelor lucrate de către salariați și în baza căruia aceștia își primesc drepturile salariale. Pontajul este important și din perspectiva urmăririi respectării anumitor drepturi ale salariaților, cum ar fi dreptul la repaus, recompensarea orelor suplimentare etc.

10. Întocmirea documentelor de plată a beneficiilor salariale. Statul de salarii și “fluturașii” de salariu sunt documentele de bază pentru calcularea și virarea drepturilor salariale.

Cele zece elemente de mai sus sunt cele mai importante obligații ce apar odată cu atragerea de angajați, dar pe lângă ele mai pot exista și altele. Înțelegerea și cunoașterea lor este utilă, deoarece atrag costuri suplimentare ce trebuie bugetate adecvat. În principiu, pe lângă plata salariilor, existența angajaților atrage costuri cu contractarea unui serviciu extern de administrare a personalului, a unui serviciu extern de sănătate și securitate în muncă și majorări de tarife la contractul de ținere a evidențelor contabile, datorită creșterii volumului de muncă.

Util de știut: Accountable și Avocatnet pun la dispoziția întreprinzătorilor un serviciu dedicat în mod special celor aflați la început de drum, care au nevoie de suport și consultanță. Prin acest serviciu puteți beneficia de ÎNFIINȚAREA FIRMEI GRATUIT dacă alegeți să semnați un contract de prestări servicii cu Accountable. Pentru cei interesați, studierea detaliilor și solicitările se pot face aici.