Arhivarea documentelor: Cum și cât păstrezi actele firmei?

Arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, și în 2018, în conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Ca regulă generală, registrele de contabilitate şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva entităților timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Există şi o excepție de la această regulă, şi anume statele de salarii, al căror termen de păstrare este de 50 de ani. 

În acelaşi timp, documentul citat reglementează peste 20 de documente a căror perioadă obligatorie de păstrare este de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Mai exact, este vorba despre următoarele:

• notă de recepție și constatare de diferențe;
• bon de predare, transfer, restituire;
• bon de consum;
• bon de consum (colectiv);
• lista zilnică de alimente;
• dispoziție de livrare;
• fișă de magazie;
• listă de inventariere;
• listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• chitanță;
• chitanță pentru operațiuni în valută;
• dispoziție de plată/încasare către casierie;
• borderou de achiziție;
• borderou de achiziție (de la producători individuali);
• decont pentru operațiuni în participație;
• ordin de deplasare (delegație);
• ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
• decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
• decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• notă de debitare/creditare;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
• decizie de imputare;
• angajament de plată.

Obligaţia păstrării documentelor amintite revine, practic, societăților comerciale, societăților/companiilor naționale, regiilor autonome, institutelor naționale de cercetare-dezvoltare, societăților cooperatiste etc. În plus, trebuie să arhiveze actele financiar-contabile şi alte entităţi, astfel:

• instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
• subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor menționate anterior, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil.

De asemenea, este important să precizăm că documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

În plus, în caz de încetare a activității unei societăți, actele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la arhivele statului.

>> Testeaza aplicatie de facturare online

Arhivarea pe suport hârtie sau în format electronic

Pe lângă arhivarea pe suport hârtie, Ordinul MFP nr. 2634/2015 a introdus şi posibilitatea păstrării documentelor în format electronic. Astfel, companiile au libertatea de a alege una dintre cele două metode, dar fiecare dintre acestea implică respectarea unor reguli.

Mai precis, în cazul în care o firmă alege să păstreze documentele financiar-contabile în format hârtie, arhivarea lor trebuie să respecte două reguli esenţiale, astfel:

• documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite;
• gruparea documentelor în dosare să fie făcută cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea.

Aceste dosare trebuie păstrate în spații special amenajate, unde pot fi asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

În ceea ce privește evidența documentelor în arhivă, aceasta se ține, potrivit Ordinului MFP nr. 2634/2015, cu ajutorul unui Registru de evidență, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea lor în decursul timpului.

În schimb, dacă evidenţa contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, firmele pot păstra documentele pe suporturi tehnice, cu o condiţie: actele să poată fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control competente.

În fine, documentele financiar-contabile pot fi păstrate, în baza unor contracte de prestări servicii, și de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice. Într-un asemenea caz, răspunderea în ceea ce privește păstrarea documentelor revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.

>> Program de facturare online

Amenzi importante pentru firmele ce nu respectă termenul de păstrare a documentelor

Regulile pentru conducerea evidențelor contabile și fiscale, printre care se numără și obligația ca evidențele contabile și fiscale să fie păstrate, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/ plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, sunt prevăzute la art. 109 din Codul de procedură fiscală.

Totodată, în actul normativ scrie că aceste evidențe pot fi păstrate inclusiv pe suport electronic sau că pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate să presteze servicii de arhivare.

În schimb, evidenţele contabile şi fiscale ale exerciţiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/ plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1-25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declaraţiilor fiscale.

În cazul în care evidenţele contabile şi fiscale sunt ţinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul/ plătitorul este obligat să păstreze şi să prezinte aplicaţiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

Contribuabilul/ plătitorul este obligat să utilizeze pentru activitatea desfăşurată documente primare şi de evidenţă contabilă stabilite prin lege şi să completeze integral rubricile formularelor, corespunzător operaţiunilor înregistrate.

Nerespectarea obligației de a păstra, precum și a obligației de a prezenta organului fiscal datele arhivate în format electronic și aplicațiile informatice cu ajutorul cărora acestea au fost generate este considerată contravenţie şi se sancţionează cu amendă, în conformitate cu prevederile art. 336 alin. (2) lit. c) din actualul Cod de procedură fiscală.

Concret, sancțiunea aplicabilă contribuabililor mari și mijlocii este cuprinsă între 12.000 şi 14.000 de lei, în timp ce, pentru contribuabilii mici şi persoanele fizice, normele în vigoare stabilesc pentru nerespectarea obligaţiei amintite anterior o amendă de la 2.000 la 3.500 de lei. Totuşi, persoanele sancţionate au posibilitatea achitării a jumătate din valoarea minimă a amenzii, în primele 48 de ore de la comunicarea procesului verbal de contravenţie.