Cum să-ți protejezi datele contabile în șase pași simpli

Pentru că nu vrem ca și tu să te confrunți cu o situație similară, noi, echipa CIEL România, îți propunem câteva modalități simple, care te vor ajuta să-ți securizezi datele contabile împotriva unor potențiale atacuri informatice.

1. Mută-ți datele și clienții în cloud

Software-ul cloud este alegerea potrivită pentru a-ți ține evidențele, clienții și alte informații importante. Serviciile sunt updatate mereu și sunt invizibile în cazul unui atac.

În mod similar, dacă datele tale despre clienți sunt stocate în cloud, atunci nu trebuie să mai ai grijă de securitatea propriului server, ceea ce poate fi o responsabilitate destul de importantă și consumatoare de timp, deoarece implică, de cele mai multe ori, angajarea unei persoane.

Desigur, dacă faci trecerea la cloud, nu trebuie să ignori nici securitatea calculatorului. Trebuie să știi, de exemplu, noțiunile de bază ale securității parolei. De asemenea, trebuie să te asiguri ca rețeaua ta de internet și cea Wi-Fi sunt sigure.

2. Protejează-ți parolele

Da. Atât de simplu. O parolă poate fi o vulnerabilitate în configurația ta de securitate, deci este important să creezi o parolă puternică și să o securizezi.

Mulți hackeri folosesc instrumente sofisticate pentru a ghici parola ta, așa că nu utiliza cuvinte ușor de ghicit. Nu folosi parole inspirate de afacerea ta sau a detaliilor tale personale, a cuvintelor generice sau a secvențelor “parola” sau “1234”.

Te poți proteja împotriva unor potențiale atacuri asigurându-te că folosești numai softuri care dezactivează datele de conectare după prea multe încercări de autentificare eșuate.

3. Implementează autentificarea cu mai mulți factori (multi-factor)

Adăugarea de niveluri de autentificare la conectările tale poate crește securitatea, iar multe sisteme de operare, site-uri Web și aplicații includ acum această caracteristică, de care este bine să profiți. De asemenea, poți adăuga acest tip de autentificare la dispozitivele existente și la spațiul de stocare în cloud.

Multi-factorul de autentificare necesită utilizatorilor să treacă unul sau mai multe niveluri suplimentare de verificare după ce te loghezi cu ajutorul unei parole, cum ar fi introducerea unui cod pe care îl primești pe telefonul mobil sau pe e-mail.

Este important să ai parole diferite pentru fiecare cont pe care îl ai. Dacă parolele atât pentru computer, cât și pentru contul tău de autentificare sunt aceleași, atunci autentificarea multifactoriala este inutilă în momentul în care un hacker a spart una din dintre ele.

4. Criptează conținutul de pe hard-drive

Criptarea amestecă datele într-un cod care este indescifrabil pentru oricine nu are acces la parola de la hardware. Chiar dacă cineva va intra în rețeaua ta sau accesează computerul de la distanță, informațiile pe care le găsește vor fi inutile. Să știi că multe aplicații vin cu criptare încorporată sau poți cumpără un soft care să facă acest lucru.

Dacă utilizezi computerul pentru a stoca documente, baze de date, rapoarte, analize, atunci trebuie să iei în considerare criptarea întregului hard-drive, astfel încât toate situațiile financiare și documentele justificative să fie în siguranță.

5. Colectează și păstrează numai informațiile de care ai nevoie

În cazul unui atac informatic este foarte bine să nu ai multe informații lăsate la îndemână. O modalitate simplă de a proteja datele clienților tăi este de a colecta și de a stoca numai ceea ce ai nevoie.

Roagă-ți clienții să elimine detalii care nu te ajută la desfășurarea activității tale de contabil, dar care ar putea fi tentante pentru hackeri, cum ar fi numerele cărților de credit și alte date personale sensibile.

De asemenea, poți șterge și înregistrări vechi de rapoarte sau bilanțuri de care nu mai ai nevoie. Deși este important să păstrezi evidența muncii tale, în cazul în care va trebui să ajungi în instanță pentru a apăra un audit, păstrarea tuturor datelor crește riscul de expunere.

6. Păstrează-ți software-urile actualizate

Instrumentele de furt informatic evoluează în mod constant, astfel încât software-urile de securitate pe care le utilizezi sunt utile numai dacă sunt actuale. Verifică în mod frecvent dacă au apărut versiuni actualizate pentru a te asigura că protocoalele de securitate sunt updatate și gata să te protejeze.

Nu uita că nu este vorba doar de software-ul contabil pe care trebuie să îl monitorizezi, ci trebuie să te asiguri că întregul tău sistem de operare are update-uri la zi. Unele fotocopiatoare și imprimante, de exemplu, sunt conectate la internet, așa că ai grijă că și ele trebuie să aibă actualizări.

Prin menținerea actualității securității datelor și prin securizarea doar a acelora de care ai nevoie cu parole puternice, autentificare multi-factor și criptare, îi poți asigura pe clienți că informațiile despre activitatea financiară a business-urilor acestora sunt în siguranță.

Notă: Articolul a fost publicat inițial pe blogul CIEL România.