Noul regulament al școlilor: Secretariatele trebuie să aibă un program flexibil, astfel încât părinților să le fie mai ușor să ajungă la școala copiilor

Regulamentul-cadru de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar, valabil începând cu anul școlar 2024-2025, se găsește în Ordinul Ministerului Educației nr. 5.726/2024, ce a apărut spre sfârșitul verii.

Printre altele, regulamentul școlilor stabilește că, “pentru a asigura legătura părinților/ reprezentanților legali ai beneficiarilor primari cu unitatea de învățământ, directorul și consiliul de administrație decid un program flexibil al compartimentului secretariat, astfel încât să asigure activitatea cu părinții/ reprezentanții legali al acestuia în intervalul orar 8-9, respectiv 16-18, cel puțin două zile pe săptămână”.

Așadar, secretariatele școlilor trebuie să aibă acum program atât dimineața, cât și după-amiaza în unele zile din săptămână, astfel încât părinții să poată ajunge la școală înainte sau după programul lor de lucru.

Potrivit regulamentului școlar, compartimentul secretariat este subordonat directorului școlii și funcționează în program de lucru cu elevii, părinții sau reprezentanții legali sau alte persoane interesate din afara instituției de învățământ, aprobat de director, în baza hotărârii consiliului de administrație.

Principalele atribuții ale secretariatului școlar sunt:

• transmiterea informațiilor la nivelul unității de învățământ;
• întocmirea, actualizarea și gestionarea bazelor de date;
• întocmirea și transmiterea situațiilor statistice și a celorlalte categorii de documente solicitate de către autorități, precum și a corespondenței unității;
• înscrierea copiilor/ beneficiarilor primari pe baza dosarelor personale, păstrarea, organizarea și actualizarea permanentă a evidenței acestora și rezolvarea problemelor privind mișcarea elevilor;
• rezolvarea problemelor specifice pregătirii și desfășurării examenelor și evaluărilor naționale, ale concursurilor de ocupare a posturilor vacante, conform atribuțiilor prevăzute de legislația în vigoare sau de fișa postului;
• completarea, verificarea, păstrarea în condiții de securitate și arhivarea documentelor referitoare la situația școlară a elevilor și a statelor de funcții;
• primirea, întocmirea, anularea, eliberarea, arhivarea și casarea actelor de studii și a documentelor școlare, în conformitate cu prevederile regulamentului privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare gestionate de unitățile de învățământul preuniversitar;
• întocmirea și/ sau verificarea, respectiv avizarea documentelor/ documentațiilor;
• întocmirea statelor de personal;
• întocmirea, actualizarea și gestionarea dosarelor de personal ale angajaților unității de învățământ;
• calcularea drepturilor salariale sau de altă natură în colaborare cu compartimentul financiar - contabil;
• gestionarea corespondenței unității de învățământ; înregistrarea tuturor sesizărilor, petițiilor sau memoriilor primite de la elevi, părinți/ reprezentanți legali, alte persoane.

Ca structură, compartimentul secretariat cuprinde, după caz, posturile de secretar-șef, secretar și informatician, analist programator.