Cum trebuie sa procedezi pentru a emite facturi electronice?

Factura in forma electronica
Persoana fizica sau juridica ce emite facturi, poate sa opteze pentru emiterea acestora in forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si integritatii continutului. Factura in forma electronica va respecta continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii. Certificatul aferent semnaturii electronice va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice (MFP).

Emiterea facturilor se face in una dintre urmatoarele doua modalitati, la alegerea exclusiva a emitentului:
- in forma electronica;
- pe suport hartie.

Emitentul poate opta pentru schimbarea modalitatii de emitere, cu notificarea MFP.

Conditii pentru emiterea facturilor in forma electronica

Persoanele care emit facturi in forma electronica trebuie:
- sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
- sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare,
- sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
- sa utilizeze sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

Externalizarea serviciilor de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronica

Activitatile de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronica pot fi realizate si de catre alte persoane decat emitentul de drept al acestora, in urmatoarele conditii:
- sa indeplineasca conditiile mentionate mai sus;
- sa existe un contract valabil incheiat intre emitentul de drept si un furnizor de servicii de emitere a facturilor in forma electronica.

Certificatul aferent semnaturii electronice a persoanelor care presteaza servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor in forma electronica va contine informatii privind calitatea de furnizor de servicii si datele sale de identificare.

Furnizorii de servicii pot sa presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport hartie in factura in forma electronica, la cererea beneficiarului. Conversia se poate realiza numai dupa factura in original. Factura in forma electronica rezultata va dobandi calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii:” prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport hartie avand seria... nr....din data de..., emisa de .....” si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand momentul conversiei.

Chitanta in forma electronica

Chitanta in forma electronica respecta conditiile privind continutul obligatoriu, stabilite de actele normative in vigoare si contine marca temporala si semnatura electronica a emitentului acesteia.

Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la MFP.

Prevederile privind emiterea, transmiterea, stocarea, arhivarea, conversia si utilizarea facturilor mentionate mai sus sunt aplicabile si chitantelor in forma electronica, cu exceptia acelor prevederi care din punct de vedere financiar-fiscal nu le sunt aplicabile.

Regimul documentelor in forma electronica aferente tranzactiilor inregistrate prin intermediul caselor de marcat si terminalelor automate bancare

Bonurile fiscale emise de casele de marcat si bonurile emise de terminalele automate bancare, in forma electronica, stocate la emitent, au acelasi regim juridic ca si cele emise pe suport hartie.

Persoanele care au obligatia emiterii acestora pot pastra in forma electronica documentul generat in forma electronica in urmatoarele conditii: sa indeplineasca cerintele privind asigurarea conformitatii informatiilor inregistrate in forma electronica cu cele inscrise pe documentul de hartie precum si sa le arhiveze si sa asigure accesul la bonurile emise in forma electronica. Persoanele care pastreaza in forma electronica bonurile au obligatia de a notifica organul fiscal competent din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

Bonurile emise in forma electronica vor respecta conditiile privind continutul obligatoriu stabilite prin actele normative in vigoare. Termenul de arhivare al acestora va fi acelasi cu cel prevazut pentru cele emise pe suport hartie.

Casele de marcat utilizate pentru emiterea bonurilor fiscale in forma electronica se vor aviza cu respectarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.

Cheltuieli amortizabile

Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma electronica.

Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei, aprobata cu hotararea administratorului, respectiv a consiliului de administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, iar in cazul persoanelor fizice, prin declaratie pe propria raspunderii.