Facturarea electronica a fost reglementata

Inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice a fost reglementata prin Legea nr. 260 din 19 iulie 2007. Noul act normativ creeaza cadrul legal pentru facturarea electronica si stabileste reguli privind asigurarea securitatii emiterii
si transmiterii facturilor in forma electronica. O noutate este posibilitatea furnizarii serviciilor de facturare electronica, acest lucru insemnand noi posibilitati de afaceri in sectorul IT&C, cum ar fi extinderea softurilor de planificare a resurselor intreprinderii.
Atat factura în forma electronica, cat si bonul fiscal sau chitanta in forma electronica trebuie sa intruneasca toate conditiile impuse de lege, ca si cele de pe suport de hartie, dar trebuie sa poarte marca temporala, care certifica momentul emiterii, si sa fie semnate cu semnatura electronica. 

Emiterea facturilor se face exclusiv într-una dintre urmatoarele doua modalitati, la alegerea emitentului: în forma electronica sau pe suport de hârtie. Emitentul poate opta pentru schimbarea modalitatii de emitere, cu notificarea Ministerului Economiei si Finantelor. Acesta mai este obligat sa tina evidenta facturilor electronice emise într-un registru electronic de evidenta si sa mentioneze existenta unui exemplar pe suport de hârtie, daca este cazul.
Transmiterea facturilor emise în forma electronica se face fie prin mijloace electronice, în conditiile prevazute de Legea nr. 571/2003, fie pe suport de hârtie.

Conditii privind emitentul facturii electronice
Emitentul facturii în forma electronica trebuie sa îndeplineasca urmatoarele conditii:
a) sa utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare în Comunicatii si Tehnologia Informatiei, în conditiile cap. VIII;
b) sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor în forma electronica;
c) sa foloseasca personal care are cunostinte de specialitate în domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta în ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
d) sa fie în masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura în forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale în vigoare;
e) sa utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea de facturi în forma electronica în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura în forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege. Arhivarea facturilor în forma electronica se poate face si de alte persoane decât emitentul acestora, în conditiile în care acestea sunt autorizate în acest sens si îndeplinesc conditiile tehnice si de personal prevazute la lit. b) si c).

Externalizarea serviciilor
Activitatile de emitere, transmitere a facturilor în forma electronica, precum si cele de arhivare a facturilor în forma electronica pot fi realizate, prin contract, si de catre alte persoane decât emitentul de drept al facturii în forma electronica. Furnizorii de servicii de emitere a facturilor în forma electronica pot sa presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport de hârtie în factura în forma electronica, la cererea beneficiarului.

Omologarea sistemelor informatice
Sistemele informatice destinate operatiunilor de emitere a facturilor în forma electronica pot fi utilizate numai daca sunt omologate în prealabil de catre Autoritatea Nationala pentru Reglementare în Comunicatii si Tehnologia Informatiei.
În termen de 90 de zile de la publicarea legii, Autoritatea Nationala pentru Reglementare în Comunicatii si Tehnologia Informatiei va elabora reglementarile referitoare la normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale în forma electronica.

Amortizarea cheltuielilor
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale în forma electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima înregistrare ca utilizator de factura în forma electronica.
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale în forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate în activitatea de facturare electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, începând cu data initierii investitiei, probata cu hotarârea administratorului, respectiv a Consiliului de Administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, iar în cazul persoanelor fizice, prin declaratie pe propria raspundere. 

Monica Cercelescu