MCSI: Noi norme privind facturile in forma electronica

Ordinul MCSI nr. 488/2009 a fost emis in aplicarea Legii nr. 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice si a fost publicat marti, in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 487.

Actul normativ abroga Decizia presedintelui Autoritatii Nationale pentru Comunicatii nr. 888/2008 privind procedura de verificare si omologare a sistemelor informatice destinate operatiunilor de emitere a facturilor in forma electronica, precum si normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 699 din 14 octombrie 2008.

Potrivit Ordinului nr. 488/2009, emitentul facturii in forma electronica are obligatia sa foloseasca un sistem informatic omologat de MCSI. In acest sens, acesta va inainta MCSI o cerere scrisa prin care va solicita inceperea procedurii de omologare a sistemului informatic.

Emitentul facturii in forma electronica ce solicita omologarea sistemului informatic are obligatia sa transmita MCSI urmatoarele documente:
a) cererea de omologare;
b) raport de audit - auditul va fi realizat de catre un auditor independent fata de emitentul facturii in forma electronica si fata de producatorul sistemului informatic a carui omologare se solicita. Raportul de audit poate fi realizat de o persoana fizica sau juridica, certificata ca auditor de sisteme informatice.
c) descrierea functionala a sistemului informatic;
d) planul de securitate a sistemului informatic;
e) certificari privind securitatea sistemului informatic, acolo unde acestea exista;
f) declaratia pe propria raspundere a auditorului, prin care este exprimata independenta sa fata de emitentul facturii in forma electronica si producatorul sistemului informatic auditat;
g) daca este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizarii procesului de conversie, in situatia in care emitentul de drept al facturii in forma electronica are un contract valabil incheiat in baza caruia beneficiaza de servicii de conversie a facturilor emise pe suport hartie in facturi in forma electronica;
h) dovada achitarii tarifului de omologare - 9.000 de lei.

Potrivit actului normativ, emitentul facturii in forma electronica poate utiliza propria autoritate de marcare temporala, implementata in cadrul organizatiei sale, daca indeplineste urmatoarele conditii:
a) foloseste o baza de timp sincronizata cu Furnizorul unic de baza de timp, desemnat in conformitate cu Legea nr. 451/2004 privind marca temporala;
b)indeplineste conditiile stabilite de Legea nr. 451/2004, cu exceptia celor referitoare exclusiv la furnizarea de servicii de marcare temporala pentru terti.

De asemenea, persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi in forma electronica pot externaliza aceste servicii in temeiul unui contract valabil incheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronica, cu respectarea conditiilor prevazute de Legea nr. 260/2007.

Legea nr. 260/2007 stabileste regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri sau servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica.

Emiterea facturilor in forma electronica reprezinta operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica, utilizand un sistem informatic omologat.

Conform legii, facturile, bonurile fiscale si chitantele in forma electronica constituie documente justificative in intelesul Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata.