Ordinul MCSI nr. 488/2009 - procedura de verificare si omologare a sistemelor informatice destinate operatiunilor de emitere a facturilor in forma electronica

In temeiul prevederilor art. 4 alin. (1) pct. 59 si ale art. 6 alin. (6) din Hotararea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale art. 26 si ale art. 30 alin. (1) din Legea nr. 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice,
ministrul comunicatiilor si societatii informationale emite prezentul ordin.

Art. 1. — Prezentul ordin stabileste procedura de verificare si omologare de catre Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale, denumit in continuare MCSI, a sistemelor informatice destinate operatiunilor de emitere a facturilor in forma electronica, precum si normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica.

Art. 2. — In intelesul prezentului ordin, urmatorii termeni se definesc astfel:
a) emitent al facturii in forma electronica — persoana fizica sau juridica ce emite facturi in forma electronica, in nume propriu ori in numele unor terti;
b) sistem informatic — dispozitivul ori ansamblul de dispozitive interconectate sau aflate in relatie functionala, dintre care unul sau mai multe asigura prelucrarea automata a datelor cu ajutorul unui program informatic si care este destinat operatiunilor de emitere a facturilor in forma electronica;
c) omologare — procesul de evaluare a sistemului informatic, care are ca rezultat emiterea de catre ministrul comunicatiilor si societatii informationale a ordinului de omologare;
d) ordin de omologare — ordinul emis de ministrul comunicatiilor si societatii informationale care atesta conformitatea sistemului informatic cu normele de securizare a
informatiei prelucrate sau arhivate, precum si cu prevederile Legii nr. 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice;
e) plan de securitate a sistemului informatic — documentul ce descrie totalitatea masurilor tehnice si administrative care sunt aplicate sistemului informatic de catre emitentul facturii in forma electronica in vederea oferirii serviciului in conditii de siguranta.

Art. 3. — Emitentul facturii in forma electronica are obligatia sa foloseasca un sistem informatic omologat de MCSI. In acest sens, acesta va inainta MCSI o cerere scrisa prin care va solicita inceperea procedurii de omologare a sistemului informatic. Forma si continutul cererii sunt prevazute in anexa nr. 1.

Art. 4. — (1) Emitentul facturii in forma electronica care solicita omologarea sistemului informatic are obligatia sa transmita MCSI urmatoarele documente, redactate in limba romana:
a) cererea prevazuta la art. 3;
b) raportul de audit intocmit in conditiile art. 5;
c) descrierea functionala a sistemului informatic;
d) planul de securitate a sistemului informatic;
e) certificari privind securitatea sistemului informatic, acolo unde acestea exista;
f) declaratia pe propria raspundere a auditorului, prin care este exprimata independenta sa fata de emitentul facturii in forma electronica si producatorul sistemului informatic auditat;
g) daca este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizarii procesului de conversie, in situatia in care emitentul de drept al facturii in forma electronica are un contract valabil incheiat in baza caruia beneficiaza de servicii de conversie a facturilor emise pe suport hartie in facturi in forma electronica;
h) dovada achitarii tarifului de omologare prevazut la art. 12.
(2) Pe parcursul procedurii de omologare, MCSI poate
solicita completarea documentatiei, acolo unde este necesar. In acest caz, cererea prevazuta la art. 3 este considerata realizata la data transmiterii catre MCSI a documentelor solicitate.
(3) Documentele prevazute la alin. (1) si (2) se transmit la sediul MCSI in limba romana in unul dintre urmatoarele moduri:
a) prin depunere, personal sau de catre reprezentantul legal al solicitantului, sub luare de numar de inregistrare de la registratura MCSI;
b) printr-un serviciu postal;
c) ca inscris in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat ori nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice.
(4) Este considerata data a transmiterii, dupa caz, data inregistrarii in registrul general de intrare-iesire a corespondentei al MCSI, data confirmarii primirii documentelor la sediul MCSI printr-un serviciu postal cu confirmare de primire sau data confirmarii primirii inscrisului in forma electronica.

Art. 5. — (1) Auditul este realizat de catre un auditor independent fata de emitentul facturii in forma electronica si fata de producatorul sistemului informatic a carui omologare se solicita.
(2) Conditiile care trebuie indeplinite de catre auditori, obiectivele auditului, continutul minimal al raportului de audit si setul minimal de teste care sunt aplicate sistemului informatic in cursul procesului de audit sunt prevazute in anexa nr. 2.
(3) Raportul de audit poate fi realizat de o persoana fizica sau juridica, certificata ca auditor de sisteme informatice.
(4) In cazul in care sistemul informatic este situat in alt stat, auditarea acestuia se va face prin una dintre urmatoarele metode:
a) auditorul auditeaza in mod nemijlocit sistemul informatic din strainatate;
b) auditorul isi bazeaza raportul de audit pe certificari similare emise sau pe teste efectuate in statul in care se afla sistemul informatic si care au un grad de asigurare corespunzator, acoperind obiectivele si ariile de control prevazute in anexa nr. 2.

Art. 6. — (1) Ordinul de omologare este emis in termen de 30 de zile de la data transmiterii documentatiei in conditiile art. 4 alin. (1) sau (2), in urma verificarii conformitatii sistemului informatic cu cerintele stabilite in anexa nr. 2 alin. (2). Forma si
continutul ordinului de omologare sunt prevazute in anexa nr. 3.
(2) Ordinul de omologare este valabil pe o perioada de un an, procedura de reinnoire fiind similara cu cea de emitere.
(3) Pe intreaga perioada de valabilitate a ordinului de omologare, MCSI are dreptul de a efectua verificari ale sistemului informatic omologat.

Art. 7. — (1) Emitentul facturii in forma electronica este obligat sa notifice MCSI orice modificare a sistemului informatic care afecteaza documentatia prezentata in conformitate cu art. 4 alin. (1) lit. c), d) si g), in conditiile prevazute la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 260/2007.
(2) MCSI avizeaza modificarile aduse in maximum 30 de zile de la data transmiterii notificarii, in conditiile art. 4 alin. (4).
(3) In cazul in care MCSI considera ca modificarile aduse sistemului informatic afecteaza performantele acestuia in ceea ce priveste cerintele stabilite in anexa nr. 2 alin. (2), va solicita emitentului facturii in forma electronica declansarea procedurii de reinnoire a omologarii.

Art. 8. — MCSI are obligatia de a pastra confidentialitatea tuturor informatiilor primite de la emitentul facturii in forma electronica care solicita omologarea sistemului informatic.

Art. 9. — (1) Emitentul facturii in forma electronica poate utiliza propria autoritate de marcare temporala, implementata in cadrul organizatiei sale, daca indeplineste urmatoarele conditii:
a) foloseste o baza de timp sincronizata cu Furnizorul unic de baza de timp, desemnat in conformitate cu Legea nr. 451/2004 privind marca temporala;
b)indeplineste conditiile stabilite de Legea nr. 451/2004, cu exceptia celor referitoare exclusiv la furnizarea de servicii de marcare temporala pentru terti.
(2) Indeplinirea conditiilor prevazute la alin. (1) se atesta prin raportul de audit.

Art. 10. — Persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi in forma electronica pot externaliza aceste servicii in temeiul unui contract valabil incheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronica, cu respectarea conditiilor prevazute la art. 13 din Legea nr. 260/2007.

Art. 11. — (1) MCSI poate retrage omologarea, in urmatoarele situatii:
a) in cazul in care, in urma verificarilor efectuate in conditiile art. 29 alin. (2) din Legea nr. 260/2007, constata neindeplinirea de catre emitentul facturii in forma electronica a obligatiei de notificare a modificarilor efectuate asupra sistemului informatic;
b) in cazul in care, in urma verificarilor efectuate in conformitate cu art. 6 alin. (3), constata faptul ca sistemul informatic nu mai indeplineste normele de performanta si securitate prevazute in anexa nr. 4.
(2) In cazul in care constata una dintre situatiile prevazute la alin. (1), MCSI va comunica emitentului facturii in forma electronica deficientele constatate, acordandu-i un termen de 30 de zile pentru remedierea acestora.
(3) Daca deficientele constatate in conditiile alin. (1) nu sunt remediate in termenul prevazut la alin. (2), MCSI va retrage omologarea, prin emiterea unui ordin.

Art. 12. — (1) Cuantumul tarifului prevazut la art. 26 alin. (5) din Legea nr. 260/2007 este de 9.000 lei.
(2) Termenul de plata a tarifului prevazut la alin. (1) este anterior transmiterii documentelor prevazute la art. 4 alin. (1) catre MCSI.
(3) Plata tarifului de omologare se poate face:
a) prin decontare bancara, in contul MCSI;
b) in numerar, la casieria MCSI, cu respectarea plafonului zilnic stabilit prin Ordonanta Guvernului nr. 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 131/1996, cu modificarile ulterioare.
(4) In vederea indeplinirii de catre emitentul facturii in forma electronica care solicita omologarea sistemului informatic, in conditiile prezentei decizii, a obligatiei prevazute la art. 4 alin. (1) lit. h), Directia economica, resurse umane si administrativa din cadrul MCSI, prin serviciul de specialitate, emite o factura fara taxa pe valoarea adaugata, dupa incasarea cuantumului tarifului de omologare. Factura emisa de MCSI va contine mentiunea expresa: „Factura a fost achitata cu O.P./Chitanta nr. .../.......”.

Art. 13. — Normele de performanta si securitate pe care trebuie sa le indeplineasca sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica sunt prevazute in anexa nr. 4.

Art. 14. — Anexele nr. 1—4 fac parte integranta din prezentul ordin.

Art. 15. — (1) La data intrarii in vigoare a prezentului ordin se abroga Decizia presedintelui Autoritatii Nationale pentru Comunicatii nr. 888/2008 privind procedura de verificare si omologare a sistemelor informatice destinate operatiunilor de emitere a facturilor in forma electronica, precum si normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 699 din 14 octombrie 2008.
(2) Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Ministrul comunicatiilor si societatii informationale,
Gabriel Sandu
Bucuresti, 15 iunie 2009.
Nr. 488.

_____
Nota Avocatnet.ro:

- Anexele vi le prezentam ca fisiere atasate.