Gazduirea sediului social al firmei la biroul unui avocat: Ce oportunitati si ce riscuri exista pentru societate?

Conform Legii nr. 51/1995 pentru organizarea si exercitarea profesiei de avocat, avocatii pot sa stabileasca temporar sediul unei firme reglementate de Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale la sediul lor profesional.

Cu alte cuvinte, avocatii pot sa gazduiasca sediul social al firmelor, iar acest lucru se poate realiza in baza unui contract de asistenta juridica incheiat intre cele doua parti.

Gazduirea sediului social al unei societati comerciale la sediul avocatului este recomandabila pentru toate tipurile de societati comerciale, pentru care legislatia in vigoare prevede posibilitatea stabilirii temporare a sediului la sediul profesional al avocatului, a declarat pentru AvocatNet.ro Gabriel Vasii, Avocat senior al Tuca Zbarcea & Asociatii.

Este vorba despre societatile care functioneaza in baza Legii nr. 31/1990 si aici avem in vedere in special societatile de tip S.R.L. sau S.A, a continuat acesta.

In schimb, sunt excluse de la functionare prin stabilirea sediului la sediul profesional al avocatului reprezentantele, sucursalele sau persoanele fizice autorizate (PFA), a adaugat specialistul.

Gazduirea se realizeaza in baza unui contract incheiat pe maximum un an

Primul pas pe care trebuie sa il faca o firma care doreste sa-si stabileasca sediul la biroul unui avocat este, conform lui Gabriel Vasii, contactarea unui avocat, care sa fie dispus sa gazduiasca temporar societatea la sediul sau profesional. In acest sens, avocatul va intocmi si semna cu reprezentantul societatii un contract separat de asistenta juridica avand acest obiect, a subliniat sursa citata.

Perioada pentru care sediul societatii in cauza este stabilit la sediul profesional al avocatului nu poate depasi un an, iar dovada sediului se face cu contractul de asistenta juridica, potrivit art. 105 din Statutul profesiei de avocat, ne-a precizat reprezentantul Tuca Zbarcea & Asociatii.

Contractul de asistenta se va incheia cu plata unui onorariu, pentru gazduire sediului, iar in acest sens dispozitiile legale nu prevad un cuantum minim sau maxim al onorariului, astfel ca acesta difera, potrivit lui Gabriel Vasii, in functie de intelegerea intre avocat si client.

Mai departe, cu aceste documente, reprezentantul societatii sau avocatul pot merge la registrul comertului din cadrul ONRC, pentru inregistrarea noului sediu social, ne-a declarat avocatul contactat de noi.

"Dosarul in cauza, pe langa diverse documente societare, de exemplu hotararea AGA sau Actul Constitutiv actualizat al societatii, va contine si contractul de asistenta juridica pentru gazduirea sediului social al societatii si o copie a autorizatiei de inregistrare a cabinetului de avocatura", ne-a explicat Gabriel Vasii.

Stabilirea sediului social la biroul unui avocat presupune costuri reduse fata de inchirierea unui spatiu

Firmele care aleg sa isi stabileasca sediul social la sediul profesional al unui avocat vor beneficia de cateva lucruri. Un prim avantaj, enumerat de reprezentantul Tuca Zbarcea & Asociatii, este reprezentat de modalitatea rapida in care se poate face inregistrarea sediului societatii la registrul comertului, in conditiile in care de multe ori, identificarea unui spatiu ideal pentru sediul profesional al societatii necesita timp si rabdare.

De asemenea, stabilirea sediului social intr-un apartament sau o cladire de birouri poate crea mai multe probleme. Astfel, pe langa dificultatile care apar pentru obtinerea acordului vecinilor si al asociatiei de locatari, dispozitiile legale prevad faptul ca numarul societatilor comerciale inregistrate intr-un apartament nu poate depasi numarul de incaperi obtinute prin procesul de partajare, a atras atentia Gabriel Vasii. Mai mult, cerintele prezentate in Ordinul ANAF nr. 108/2012 ii obliga pe intreprinzatori sa indeplineasca anumite conditii legale inainte de a obtine inregistrarea sediului de functionare pentru societatea lor.

Conform avocatului contactat de noi, firmele care opteaza pentru varianta gazduirii ar trebui sa aiba in vedere si costurile, care pot fi mult mai mari in cazul inchirierii unui spatiu ca sediu social, fata de stabilirea sediului la sediul profesional al avocatului.

Potrivit ofertelor birourilor de avocatura care presteaza aceste servicii, taxele pentru gazduirea sediului sunt de aproximativ 500 lei pentru sase luni si 800 lei pentru un an.

In plus, persoanele solicita asistenta unui avocat pentru infiintarea unei firme si in plus, doresc si serviciul de gazduire, ar putea beneficia de o reducere a onorariului pe care trebuie sa il plateasca avocatului, dupa cum se arata in ofertele disponibile pe internet.

Un alt avantaj mentionat de Gabriel Vasii il poate constitui siguranta circuitului comunicarilor primite la sediul avocatului, fiind inlaturat astfel riscul de a rataci ori pierde corespondenta.

Fiscul depuncteaza societatile care au sediul la cabinetul unui avocat

Desi stabilirea sediului social al firmelor la biroul unui avocat prezinta unele avantaje, totusi aceasta varianta are si unele dezavantaje, care decurg din perioada limitata pentru care se incheie contracte in acest sens.

In plus, firmele stabilite la biroul unui avocat vor intampina dificultati daca vor dori sa devina platitoare de TVA.

Potrivit lui Gabriel Vasii, stabilirea temporara a sediului unor societati comerciale la sediul profesional al avocatului presupune utilizarea sediului profesional al avocatului pentru scopul limitat al constituirii legale si autorizarii functionarii societatii comerciale sau, dupa caz, pentru mutarea sediului ori pentru stabilirea unui sediu secundar al societatii in cauza.

"Ca un prim dezavantaj care se poate retine este durata maxima de functionare de doar un an. Asadar, durata maxima pentru care se poate incheia contractul de asistenta juridica pentru stabilirea sediului social la avocat este de maximum 12 luni. Desigur, prin acordul partilor, durata poate fi mai mica, spre exemplu sase luni. Dupa expirarea perioadei de un an, durata contractului nu poate fi prelungita, fiind necesara schimbarea sediului social la o alta adresa", ne-a declarat specialistul.

Un alt dezavantaj poate fi reprezentat de imposibilitatea folosirii efective a spatiului de catre societate. Mai exact, sediul social constituit la sediul avocatului nu poate fi utilizat efectiv ca loc de desfasurare a unei activitati economice, ci doar in scop limitat, pentru a primi corespondenta si a functiona legal, a punctat sursa citata.

De aceeasi parere este si Bogdan Costea, expert contabil si consultant fiscal in cadrul Viboal Findex, care a declarat, intr-un articol recent publicat de AvocatNet.ro, ca aceasta este o solutie temporara pentru societatile nou infiintate.

"O astfel de alternativa ar fi de folos doar acelor companii care desfasoara activitati de intermediere sau activitati economice care nu necesita detinerea unui spatiu. De regula, cam orice activitate economica presupune existenta unui spatiu fizic de unde aceasta se desfasoara (fie ca vorbim de un spatiu proprietatea societatii, de un spatiu inchiriat, sau de un spatiu luat in comodat chiar de la asociatii companiei)", ne-a precizat consultantul fiscal.

In plus, lipsa unui sediu fizic poate afecta credibilitatea societatii, a continuat acesta.

Mai mult decat atat, o alta mentiune demna de luat in considerare, potrivit lui Gabriel Vasii, se refera la situatia in care o societate doreste sa devina platitoare de TVA.

Astfel, conform Ordinului nr. 2795/2011 privind stabilirea criteriilor pentru conditionarea inregistrarii in scopuri de TVA, ANAF depuncteaza societatile care isi au sediul la cabinetul unui avocat, a continuat aceeasi sursa.