Registrul furnizorilor de servicii de certificare, actualizat. Iata lista completa a firmelor de unde poti lua semnatura electronica!

Ministerul pentru Societatea Informationala a prelungit acreditarea furnizorului de servicii de certificare pentru semnatura electronica, Alfatrust Certification, pana pe 4 noiembrie 2017, se arata intr-un document publicat recent pe site-ul ministerului. Acest lucru vine in conditile in care firmei respective i-a expirat acreditarea marti, 4 noiembrie 2014.

Ca urmare a acestei modificari, Ministerul Comunicatiilor a publicat recent pe pagina sa de internet Registrul furnizorilor de servicii de certificare pentru semnatura electronica actualizat (disponibil in fisierul atasat). Conform acestui document, iata pana cand sunt valabile acreditarile firmelor care ofera semnatura electronica:

• Trans Sped – 2 iulie 2017;
• Digisign – 23 iulie 2017;
• Certsign – 31 iulie 2017;
• Alfatrust Certification – 4 noiembrie 2017;
• Centrul de Calcul – 14 martie 2015.

Primele trei firme din lista de mai sus, Trans Sped, Digisign si Certsign, si-au reinnoit acreditarile in vara acestui an. Despre acest subiect AvocatNet.ro a scris AICI.

Atentie! In cazul in care se emit certificate dupa expirarea acreditarii acestea pot fi folosite ca certificate calificate, dar nu au valoare juridica in instanta, ne-au explicat recent reprezentantii Ministerului pentru Societatea Informationala. In schimb, un certificat eliberat in perioada de valabilitate a acreditarii furnizorului de servicii de certificare este valabil in instanta, au adaugat sursele citate.

Ce este semnatura electronica si cum se obtine?

Potrivit Legii nr. 445/2001, semnatura electronica reprezinta date in forma electronca, care sunt atasate sau logic asociate cu alte date in forma electronica si care servesc ca metoda de identificare.

O persoana fizica sau juridica care doreste sa utilizeze o semnatura electronica trebuie sa consulte Registrul furnizorilor de servicii de certificare pentru semnatura electronica si sa aleaga, din acest document, un furnizor de servicii de certificare, dupa care sa semneze un contract cu respectivul furnizor, se precizeaza in reglementarile in vigoare. Astfel, persoanei fizice sau juridice i se elibereaza un certificat (creat pe baza datelor din formularul de solicitare a certificatului) si dispozitivul de creare a semnaturii electronice.

Odata parcurse aceste etape, persoana fizica sau juridica va putea sa transmita online documente, avand atasata o semnatura electronica.

Destinatarul, cel care va receptiona documentul semnat electronic, va folosi cheia publica a expeditorului din certificatul acestuia. Suplimentar, pentru o mai mare siguranta, destinatarul va putea consulta si Registrul furnizorilor de servicii de certificare pentru semnatura electronica pentru a obtine cheia publica a furnizorului de servicii de certificare, necesara verificarii semnaturii furnizorului de pe certificatul expeditorului, se arata in legislatia in vigoare.

Important! Inscrisul in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica, recunoscut de catre cel caruia i se opune, are acelasi efect ca actul autentic intre cei care l-au subscris si intre cei care le reprezinta drepturile, se mentioneaza in Legea nr. 445/2001.

Semnatura electronica se utilizeaza la depunerea online a declaratiilor fiscale

Pentru a transmite o declaratie fiscala prin internet contribuabilii trebuie sa aplice o semnatura electronica obtinuta printr-un certificat digital de la furnizorii de astfel de servicii, inscrisi in Registrul furnizorilor de servicii de certificare, se precizeaza pe site-ul ANAF.

Cu un singur certificat pot fi semnate declaratii fiscale pentru mai multi contribuabili, daca exista imputernicire din partea acestora. Daca o firma de contabilitate, care tine evidentele fiscale ale unor clienti, doreste sa foloseasca mai multi angajati pentru semnarea electronica a declaratiilor fiscale, atunci fiecare angajat va avea un certificat digital pe o adresa proprie de e-mail (nu adresa unica a firmei), se mentioneaza pe site-ul ANAF.

Pentru siguranta transmiterii datelor, conform Fiscului, trebuie ca certificatul digital calificat sa fie confirmat de cel care l-a eliberat. In acest sens, contribuabilii vor descarca un document de confirmare de pe portalul ANAF. Apoi acestia vor trebui sa completeze documentul de confirmare, aplicand semnatura digitala in casuta Semnatura utilizator.

Mai departe, fisierul va trebui trimis prin e-mail la firma care l-a eliberat, care va verifica datele din document si va aplica semnatura electronica in casuta Semnatura autoritate de certificare, dupa care va inapoia pe adresa de e-mail a solicitantului documentul confirmat.

Cu acest document contribuabilii se vor inregistra la ANAF, dupa care vor trebui sa citeasca lista de termeni si conditii si apoi sa apese butonul obtinere formular 150/152. Pe ecran se va afisa formularul 150 Cerere pentru utilizarea unui certificat digital calificat, iar mai departe trebuie apasat butonul Tipareste cererea pentru a obtine un formular pe hartie.

Conform ANAF, trebuie pregatite urmatoarele documente:

• formularul 150 listat, pe care este semnatura si stampila contribuabilului pentru care se vor depune declaratiile;
• documentul de identitate al titularului certificatului calificat, in original si in copie;
• documentul, in original si copie, care atesta calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legalal contribuabilului, sau documentul de imputernicire, autentificat de notarul public, din care rezulta dreptul titularului certificatului calificat de a semna declaratiile fiscale pentru contribuabil. Acest document se depune in situatia in care titularul certificatului calificat nu are calitatea de reprezentant legal al contribuabilului reprezentat.
• documentul, in original si copie, care atesta calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului (acest document poate fi Hotararea Adunarii Generale a Actionarilor sau Statutul societatii comerciale); sau, in situatia in care titularul certificatului calificat nu are calitatea de reprezentant legal al contribuabilului reprezentat, se prezinta documentul de imputernicire, autentificat de notarul public, din care rezulta dreptul titularului certificatului calificat de a semna declaratiile fiscale pentru contribuabil.

Pe site-ul ANAF se precizeaza ca aceste documente trebuie prezentate la orice unitate fiscala, iar pe baza lor organul fiscal verifica realitatea datelor inscrise in cerere.

Important! De regula, serviciul Depunere declaratii on-line poate fi utlizat dupa 4-7 zile lucratoare de la depunerea documentatiei la organul fiscal, chiar daca nu s-a primit confirmarea prin e-mail. Chiar daca nu s-a primit confirmarea, acest lucru nu reprezinta un obstacol procedural, tehnic sau de alta natura, pentru depunerea declaratiilor. Recipisa primita in urma depunerii este o confirmare a posibilitatii tehnice de utilizare a serviciului "Depunere declaratii".

Semnatura electronica versus semnatura electronica extinsa

Spre deosebire de semnatura electronica, care reprezinta date in forma electronca, atasate sau logic asociate cu alte date in forma electronica si care servesc ca metoda de identificare, semnatura electronica extinsa trebuie sa indeplineasca mai multe conditii.

Concret, Legea nr. 455/2001 stabileste ca semnatura electronica extinsa reprezinta acea semnatura electronica care indeplineste cumulativ urmatoarele conditii:

• este legata in mod unic de semnatar;
• asigura identificarea semnatarului;
• este creata prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
• este legata de datele in forma electronica, la care se raporteaza in asa fel incat orice modificare ulterioara a acestora este identificabila.

Semnatarul este acea persoana care detine un dispozitiv de creare a semnaturii electronice si care actioneaza fie in nume propriu, fie ca reprezentant al unui tert, se arata in actul normativ.

Inscrisul in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice, este asimilat, in ceea ce priveste conditiile si efectele sale, cu inscrisul sub semnatura privata, se mentioneaza in legislatia in vigoare.

De asemenea, in cazurile in care, potrivit legii, forma scrisa este ceruta ca o conditie de proba sau de validitate a unui act juridic, un inscris in forma electronica indeplineste aceasta cerinta daca i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat si generata prin intermediul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii.

Din luna septembrie, semnatura electronica extinsa se aplica unor noi documente, dupa cum se mentioneaza in Ordinului ANAF nr. 2781/2014, publicat in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 672 din 12 septembrie 2014 si care a intrat in vigoare pe 15 septembrie. 

Mai exact, semnatura electronica extinsa se utilizeaza la derularea formalitatilor vamale pentru marfurile introduse in si scoase din Uniunea Europeana prin birouri vamale din Romania.

Noile dispozitii stabilesc ca folosirea semnaturii electronice extinse este implementata in faza pilot pentru declaratiile sumare de intrare depuse in aplicatia ICS-RO pentru marfurile ce urmeaza a fi introduse in Uniunea Europeana pe baza unei declaratii sumare de intrare.

"Transmiterea de catre declarant/reprezentant a declaratiei sumare de intrare, a cererii de rectificare sau a cererii de rerutare, prin intermediul aplicatiei ICS-RO, la biroul vamal se realizeaza cu semnatura electronica extinsa", se mentioneaza actul normativ.

Aplicatia ICS-RO transmite, conform noilor prevederi, mesaje de raspuns catre declarant/reprezentant, avand atasata semnatura electronica extinsa. In cazul in care declaratia sumara de intrare a fost selectata de unul sau mai multe criterii de risc comunitare/nationale sau pentru control, mesajul "eliberare pentru intrare", transmis de catre lucratorul vamal, are atasata o semnatura electronica extinsa.

Utilizarea semnaturii electronice extinse in aplicatia ICS-RO este facultativa pentru o perioada de sase luni de la data intrarii in vigoare a ordinului ANAF, respectiv pana in martie 2015. Dupa expirarea acestui termen utilizarea semnaturii electronice extinse va deveni obligatorie.