UPDATE: Registrul de încasări și plăți în 2016: cum se va completa documentul

Ministerul Finanțelor a lansat un proiect de ordin prin care revizuiește normele metodologice privind întocmirea și utilizarea registrelor și formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă.

Acestea sunt reglementate, în prezent, prin Ordinul ministrului economiei și finanțelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. 

Noul proiect de act normativ urmărește actualizarea și simplificarea normelor de întocmire și utilizare a acestor documente, după cum se precizează în referatul de aprobare al proiectului de ordin.

Registrul de încasări și plăți, obligatoriu la contabilitatea în partidă simplă

Registrul jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) este un document reglementat în prezent prin două Ordine ale ministrului finanțelor publice: Ordinul ministrului economiei și finanțelor nr. 3512/2008 și Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 170/2015 pentru aprobarea reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă. 

Recentul proiect de ordin al MFP prevede eliminarea acestui registru din nomeclatorul documentelor financiar-contabile prevăzut în Ordinul MFP 3512/2008.

Documentul va fi însă folosit în continuare de persoanele fizice care desfășoară activități independente și care conduc contabilitatea în partidă simplă, întrucât acesta va fi reglementat numai de Ordinul MFP nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, în vigoare de la 1 martie 2015.

Important! Ordinul MFP nr. 170/2015 stabilește faptul că reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă se aplică pentru persoanele fizice și asocierile fără personalitate juridică care plătesc impozit pe venit și al căror venit net anual este determinat în sistem real, pe baza datelor din contabilitate.

În cazul acestora, venitul net este obținut din:

• activități independente,
• cedarea folosinței bunurilor,
• activități agricole, silvicultură și piscicultură.

Prin venituri din activități independente se înțeleg venituri din:

• activități economice (persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale),
• profesii libere (medici, avocați, notari, auditori financiari, consultanți fiscali, experți contabili, arhitecți și alte profesii reglementate),
• drepturi de proprietate intelectuală ( în conditiile în care optează pentru determinarea venitului net în sistem real).

Având în vedere aceste aspecte, persoanele fizice, adică persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale, medicii, avocații, notarii etc., sunt obligate în baza Ordinului MFP nr. 170/2015 să conducă contabilitatea în partidă simplă sau pot să opteze pentru contabilitatea în partidă dublă. Excepție de la această regulă fac doar persoanele în al căror act normativ de înființare există prevederi exprese privind ținerea contabilității în partidă simplă.

Ce informații cuprinde registrul jurnal de încasări și plăți

Structura Registrului jurnal de încasări și plăți a fost modificat prin Ordinul MFP nr. 170/2015. Astfel, normele de întocmire și utilizare a documentului cuprind, începând de la 1 martie 2015, conținutul încasărilor și conținutul plăților aferente operațiunilor desfășurate.

Încasările din Registrul-jurnal de încasări și plăți cuprind:

• sumele încasate din desfășurarea activității;
• aporturile în numerar și prin conturi bancare făcute la începerea activității ori în cursul desfășurării acesteia;
• sumele primite sub forma de credite bancare sau de alte împrumuturi;
• sumele primite ca despăgubiri;
• sumele primite sub forma de sponsorizări, mecenat sau donații;
• sumele primite reprezentând forme de sprijin cu destinație specială din fonduri externe nerambursabile (subvenții);
• alte sume iîcasate (de exemplu restituiri de impozite, taxe și penalități).

În ceea ce privește plățile, acestea cuprind:

• plățile efectuate în cadrul activității desfășurate în scopul realizării de venituri;
• sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar și prin conturi bancare;
• sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;
• alte plăți efectuate (de exemplu penalități, amenzi plătite).

Sumele înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează lunar. În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operaţiune economico- financiară se înregistrează în ordine cronologică, în funcţie de data efectuării operaţiunii de încasare/plată.

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se editează anual sau la cererea organului de control. El se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii sale. 

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al Registrului- jurnal de încasări şi plăţi este următorul:

• data efectuării operaţiunii de încasare/plată;
• denumirea şi numărul documentului justificativ care stă la baza înregistrării operaţiunii;
• explicaţii privind natura operaţiunii;
• suma încasată în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ;
• suma plătită în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ.

10 formulare pentru cei care conduc contabilitatea în partidă simplă

Dispozițiile introduse de Ordinul MFP nr. 170/2015 au redus numărul de formulare folosite de persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, de la 15 la 10. Concret, Nomenclatorul registrelor si formularelor financiar-contabile cuprinde:

• Registrul-jurnal de încasări și plăți;
• Registrul-inventar;
• Fișa mijlocului fix;
• Factura;
• Aviz de însoțire a mărfii;
• Lista de inventariere;
• Chitanța;
• Chitanța pentru operațiuni;
• Dispoziția de plată/încasare către casierie;
• Statul de salarii.

Ce formulare sunt eliminate de recentul proiect de ordin al MFP?

Proiectul de ordin lansat recent în dezbatere publică de Ministerul Finanțelor prevede și eliminarea din Nomenclatorul documentelor financiar-contabile a acelor formulare care se pot întocmi de către entități numai în funcție de necesități și conform procedurilor stabilite (proces-verbal de plăți, fișă de cont analitic pentru cheltuieli de producție, fișă de cont analitic pentru cheltuieli etc.).

Procesul-verbal de plăți este un document justificativ pentru sumele predate de casierul unității mandatarului plătitor, în vederea efectuării plăților. În același timp, cu ajutorul său sunt justificate sumele primite de mandatarul plătitor, dar se și înregistreaza în contabilitate salariile și alte drepturi neachitate.

Acesta se întocmește într-un singur exemplar și se reține la casieria unității ori de câte ori se fac plăți prin casierii plătitori. Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:

• Denumirea unității,
• Denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului,
• Numele și prenumele casierului și ale mandatarului formularului,
• Suma predată/primită (în cifre și litere), cu menționarea actelor de plăți,
• Semnătura casierului și a mandatarului plătitor pentru suma predată/primită, precum și pentru suma primită/restituită.

Un alt formular care va dispărea din nomenclatorul documentelor financiar-contabile este fișa de cont analitic pentru cheltuieli. Aceasta este un document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale secției, a cheltuielilor „generale de administrație, pe secții și feluri de cheltuieli, după natura lor”, conform prevederilor art. 96 și 97 din Regulamentul privind aplicarea Legii contabilității, a cheltuielilor de desfacere, a cheltuielilor de circulație (cheltuieli de desfacere a produselor la export) sau a cheltuielilor cu activitatea de „service” în perioada de garanție.

Fișa de cont analitic pentru cheltuieli se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli, și se completează pe baza documentelor justificative referitoare la operațiile intervenite. La sfârșitul fiecărei luni, se totalizează rulajele, în vederea întocmirii balanței analitice de verificare a operațiilor înregistrate în contabilitatea de gestiune. Această fișă se arhivează la compartiment financiar-contabil; ea nu circulă, fiind un document de înregistrare contabilă.