Situațiile financiare pe 2015: Recomandări și sfaturi pentru o raportare corectă

Persoanele juridice au obligația să depună situațiile financiare anuale la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor Publice în termen de 150 de zile de la încheierea exerciţiului financiar, potrivit Ordinului MFP nr. 123/2016. 

În această situație se regăsesc societăţile comerciale, societăţile sau companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice care au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară, așa cum se precizează în art. 28 din Legea contabilității nr. 82/1991.

În plus, această obligație trebuie să fie îndeplinită chiar și în situația fuziunii, divizării sau lichidării.

Același termen-limită pentru depunerea situațiilor financiare anuale îl au și subunitățile din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate, cu excepția subunităților deschise în România de societăți rezidente în state aparținând Spațiului Economic European.

Mai precis, anul acesta, termenul-limită de depunere a situațiilor financiare anuale se împlinește pe 29 mai, dar cum această zi pică într-o duminică, termenul se mută în următoarea zi lucrătoare, care este 30 mai.

Situațiile financiare conțin mai multe documente, în funcție de mărimea entității

Entitățile se grupează în trei categorii – microentități, entități mici, respectiv entități mijlocii și mari – în funcție de anumite criterii de mărime, prevăzute în Ordinul MFP nr. 123/2016. Încadrarea se face pe baza balanței de verificare la data de 31 decembrie 2015 pentru entitățile al căror exercițiu financiar coincide cu anul calendaristic.

În schimb, entitățile care au ales un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic trebuie să determine criterii pe baza balanței de verificare întocmite la finele exercițiului financiar ales, care se încheie la o dată ulterioară datei de 1 ianuarie 2016.

A. Conform Ordinului MFP nr. 123/2016, microentitățile, cu alte cuvinte entităţile care la data bilanţului nu depăşesc limitele a cel puţin două dintre următoarele trei criterii de mărime:

• totalul activelor: 1.500.000 lei;
• cifra de afaceri netă: 3.000.000 lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 10,

întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ prescurtat (cod 10);
• cont prescurtat de profit şi pierdere (cod 20);
• formularul „Date informative” (cod 30) și formularul „Situația activelor imobilizate” (cod 40);

Atenție! Deși microentitățile nu au obligația să întocmească note explicative, potrivit specialiștilor de la EY, acestea trebuie să prezinte totuși informații despre politicile contabile adoptate, angajamentele financiare, garanțiile sau activele și datoriile contingente neincluse în bilanț, avansurile și creditele acordate membrilor organelor de administrație, de conducere și de supraveghere, achizițiile propriilor acțiuni.

B. Entitățile mici sau, altfel spus, entităţile care la data bilanţului nu se încadrează în categoria microentităţilor şi care nu depăşesc limitele a cel puţin două dintre următoarele trei criterii de mărime:

• totalul activelor: 17.500.000 lei;
• cifra de afaceri netă: 35.000.000 lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 50,

întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ prescurtat (cod 10),
• cont de profit şi pierdere (cod 20),
• note explicative la situaţiile financiare anuale.
• situaţia modificărilor capitalului propriu şi/sau situaţia fluxurilor de trezorerie (opțional).
• formularul "Date informative" (cod 30) şi formularul "Situaţia activelor imobilizate" (cod 40).

C. Entităţile mijlocii și mari sau, mai precis, entitățile care la data bilanţului depăşesc limitele a cel puţin două dintre următoarele trei criterii de mărime:

• totalul activelor: 17.500.000 lei;
• cifra de afaceri netă: 35.000.000 lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 50,

precum şi entităţile de interes public întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ (cod 10),
• cont de profit şi pierdere (cod 20),
• situaţia modificărilor capitalului propriu,
• situaţia fluxurilor de trezorerie,
• notele explicative la situaţiile financiare anuale.
• formularul "Date informative" (cod 30) și formularul "Situaţia activelor imobilizate" (cod 40).

Notă: Ordinul MFP nr. 123/2016 prevede că, pentru o raportare unitară a informațiilor, bilanțul/bilanțul prescurtat poată simbolul „cod 10”, în timp ce contul de profit și pierdere/contul prescurcat de profit și pierdere, simbolul „cod 20”.

În cazul entităților nou-înființate, acestea pot să întocmească pentru primul exercițiu financiar de raportare situații financiare anuale prescurtate sau situații financiare anuale cu cinci componente, precum și situații financiare anuale în formatul aplicabil microentităților.

De asemenea, indiferent de mărimea entitatilor, toate situatiile financiare anuale încheiate la 31 decembrie trebuie semnate de persoanele abilitate potrivit legii și de către administratorul sau persoana care gestionează entitatea, se mai arată în regulile emise de Finanțe.

Mai mult decat atât, situațiile financiare anuale trebuie să fie însoțite, ca și până acum, de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, după caz, și de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.

Situatiile financiare anuale trebuie să fie însoțite de o declarație scrisă a administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unitatii, prin care acesta îşi asumă răspunderea pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale şi confirmă că:

• politicile contabile utilizate la întocmirea situaţiilor financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;
• situaţiile financiare anuale oferă o imagine fidelă a poziţiei financiare, performanţei financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată;
• persoana juridică îşi desfăşoară activitatea în condiţii de continuitate.

Contribuabilii trebuie să constituie rezerva legală

Radu Georgescu, Managing Partner la CFOnetwork, îi avertizează pe contribuabili că, potrivit art. 26 alin (1) din Codul fiscal, este obligatorie constituirea rezervei legale în cuantum de 5% din profitul contabil. Mai mult, trebuie să fie adăugate și „cheltuielile cu impozitul pe profit, până ce rezerva va atinge 20% din valoarea capitalului social subcris și vărsat”.

De asemenea, specialistul contactat de redacția noastră a evidențiat faptul că neconstituirea rezervei legale se pedepsește cu închisoare de la 6 luni la 3 ani pentru fondatorul, administratorul, directorul sau reprezentantul legal al societății, conform art. 272 alin. (1) lit. d din Legea societăților nr. 31/1990.

Concret, sumele care reprezintă rezerve legale constituite din profitul contabil brut trebuie să fie înregistrate prin articolul contabil 129 „Repartizarea profitului” = 1061 „Rezerve legale”.

Repartizarea profitului

Potrivit managing partner-ului CFOnetwork, importantă este și repartizarea profitului, care se face în cadrul hotărârii asociaților/acționarilor.

„Cu excepția sumelor reprezentând rezerve legale constituite din profitul contabil brut, toate celelalte repartizări efectuate din profit nu trebuie recunoscute ca datorie la data bilanțului”, a explicat Radu Georgescu.

Concret, destinațiile profitului net de repartizat pot fi, potrivit lui Georgescu, următoarele:

• Sume repartizate la rezerve;
• Sume repartizate pentru acoperirea pierderilor contabile din anii precedenți;
• Dividende;
• Participarea salariaților la profit;
• Alte repartizări.

Important! Nu este obligatorie repartizarea integrală a profitului. În cazul în care adunarea generală a acționarilor sau asociaților amână repartizarea rezultatului, evidența acestor sume se ține cu ajutorul contului 117.

„Închiderea conturilor 121 "Profit sau pierdere" și 129 "Repartizarea profitului" se efectuează la începutul exercitiului financiar următor celui pentru care se întocmesc situatiile financiare anuale. Ca urmare, cele două conturi apar cu soldurile corespunzătoare, în bilantul întocmit pentru exercițiul financiar la care se referă situațiile financiare anuale”, a explicat Radu Georgescu.

Acoperirea pierderilor contabile

Pierderea contabilă reportată se acoperă din profitul exercițiului financiar și cel reportat, din rezerve, prime de capital și capital social, potrivit hotărârii adunării generale a actionarilor sau asociaților, cu respectarea prevederilor legale.

Potrivit specialistului citat, „în lipsa unor prevederi legale exprese, ordinea surselor din care se acoperă pierderea contabilă este la latitudinea adunării generale a acționarilor sau asociaților, respectiv a consiliului de administrație”.

Totodată, Radu Georgescu este de părere că asociații au posibilitatea să lase pierderea contabilă ca și neacoperită, „neexistând un termen limită de acoperire a pierderii contabile”.

Distribuirea de dividende

În opinia lui Radu Georgescu, acționarii nu pot să decidă distribuirea de dividende, chiar dacă au într-un an profit contabil, până nu se acoperă pierderile contabile anterioare.

„Singura distribuire din profitul contabil al unui an, atunci când societatea are pierdere contabilă neacoperita, este cea pentru rezervele legale”, a subliniat specialistul de la CFOnetwork.

Specialistul contactat de redacţia noastră ne-a explicat că divindele se pot acorda doar după aprobarea situațiilor financiare. 

„Acordarea de dividende înainte de aprobarea situațiilor financiare poate duce la inculparea administratorilor și acordarea de pedepsește cu închisoarea între 1 și 5 ani, dacă societatea nu avea posibilitatea de a acorda dividende (nu avea profit nerepartizat). Aceeași pedeapsă există și în cazul în care compania distribuie dividende fictive generate de o evidență incorectă a contabilității”,  ne-a detaliat Georgescu, Managing Partner la CFOnetwork.

Atenție! Dividendele repartizate deținătorilor, propuse sau declarate după data bilanțului, precum și celelalte repartizări similare efectuate din profit, nu trebuie să fie recunoscute ca datorie la data bilanțului.

Plata dividendelor nete cuvenite acționarilor este supusă prevederilor generale în materia prescripției, astfel încât dividendele neîncasate în termen de trei ani de la data la care a început procesul de plată nu se mai plătesc.

De asemenea, potrivit lui Radu Georgescu, în situația în care cheltuielile de constituire precum și cele de dezvoltare nu au fost integral amortizate, trebuie avută în vedere valoarea neamortizată a acestor cheltuieli.

„Dacă la sfârșitul exercițiului financiar, compania are cheltuieli de dezvoltare neamortizate, se pot face distribuiri de dividende doar suma din profit ce depășește valoarea cheltuielilor de constituire neamortizate”, este de părere specialistul contactat de AvocatNet.ro.

Mai mult, Radu Georgescu atrage atenţia că, în cazul corectării de erori care generează pierdere contabilă reportată, aceasta trebuie acoperită înainte de efectuarea oricărei repartizări de profit.

De exemplu, o societate înregistrează la sfârșitul anului 2015 un profit net de 50.000 lei, din care trebuie constituite rezerve legale în valoare de 500 lei. Din anii precedenți se înregistrează pierderi de 8.000 lei, iar asociații decid în luna aprilie ca tot profitul disponibil să fie repartizat pe dividende.

La sfârșitul lunii decembrie 2015

constituire rezervă legală

129  =  1061  500
„Repartizarea profitului” „Rezerve legale”

Ianuarie 2016

închidere cont 129

121  =  129  500
„Profit și pierdere”  „Repartizarea profitului”

profit rămas de repartizat

121  =  1171.2015  49.500 (50.000 -500)
„Profit și pierdere”  „Rezultat reportat” 

Aprilie 2016 – data aprobării hotărârii adunării generale a asociaților privind repartizarea profitului

acoperirea pierderii contabile din anii precedenți:

1171.2015   =  1171.2014  8.000
„Profit reportat an 2015”  „Pierdere reportată 2014”

profit repartizat la dividende

1171.2015   =  457  41.500
„Profit reportat an 2015”   „Dividende de plată”