Control ITM în 2016: Ce documente solicită inspectorii de muncă în timpul verificărilor la firme

Inspecția muncii este un organ de specialitate al administrației publice centrale aflat în subordinea Ministerului Muncii, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice. Concret, instituția asigură respectarea și prevenirea încălcării dispozițiilor legale referitoare la securitate și sănătate în muncă, relațiile de muncă, protecția salariaților care lucrează în condiții deosebite și supravegherea pieței, se arată pe site-ul oficial al instituției.

Inspectorii de muncă au dreptul, potrivit Legii nr. 108/1999 pentru înființarea și organizarea Inspecției Muncii, să aibă acces liber, permanent și fără vreo înștiințare prealabilă, în sediul oricărui angajator și în orice loc de muncă organizat de persoane fizice sau juridice.

Conform actului normativ menționat, aceștia trebuie să poarte asupra lor o legitimație și o insignă care să ateste funcția pe care o îndeplinesc în cadrul Inspecției muncii.

Inspecția Muncii poate să efectueze trei tipuri de controale

În domeniul relațiilor de muncă, Inspecția muncii poate să realizeze trei feluri de controale diferite: de fond, tematice sau tip campanie, se arată pe pagina de internet a instituției.

În mare, un control de fond are ca obiectiv verificarea modului în care un angajator aplică sau nu prevederile legislației muncii. De asemenea, tot în cadrul acestui tip de control, inspectorii pot să realizeze o analiză de ansamblu a activității în domeniul relațiilor de muncă, în vederea eliminării deficiențelor constatate și conștientizării angajatorului cu privire la respectarea legislației din domeniu.

Cel de-al doilea fel de control, cel tematic, acoperă un număr restrâns de domenii din cele reglementate de legislația muncii și se poate desfășura într-o perioadă scurtă de timp.

Inspecția Muncii menționează pe site-ul oficial că acest controal poate să ofere doar „o imagine parțială a modului de organizare și desfășurare a activității angajatorului, concludentă însă asupra problemei care constituie tema controlului”.

În fine, controlul de tip campanie este cel de-al treilea și ultimul tip de control care poate fi realizat de inspectorii de muncă. Acesta constă în verificarea inopinată a unui aspect sau a unui număr limitat de aspecte reglementate de legislația muncii. O caracteristică a controlului tip campanie este aceea că se poate desfășura pe domenii de activitate, fie pe zone geografice, fie chiar la nivel național.

Ce verifică inspectorii de muncă în cazul unui control

Potrivit unui document postat de Inspecția Muncii pe site-ul propriu, în cazul unui control organizat de către inspectorii de muncă, printre actele solicitate se numără registrul unic de control, actele constitutive al angajatorului (contractul de societate, statutul, certificatul de înmatriculare la Registrul comerțului, hotărârea judecătorească de înființare, autorizația de funcționare,  actele adiționale de modificare, procura notarială de împuternicire pentru reprezentantul angajatorului, autorizația de funcționare din punct de vedere al protecției muncii și organigrama sau numărul salariaților, respectiv structura de personal aprobată).

Un alt element inspectat în cadrul unui control este registrul general de evidență a salariaților, iar printre actele care vor fi verificate se numără :

• documentele de plată care atestă efectuarea plății salariilor;
• actele ce atestă plăţile către bugetul asigurărilor sociale de stat, de sănătate, de constituire a fondului pentru plata ajutorului de şomaj;
• balanţa de verificare contabilă pentru verificarea fondului de salarii;
• foaia colectivă de prezenţă a salariaţilor;
• documente justificative privind acordarea concediilor de odihnă, concediilor medicale, concedii pentru îngrijirea copilului, concediilor fără plată, concedii de studii, acordarea orelor suplimentare;
• pentru dovedirea existenţei unui raport juridic de muncă: facturi fiscale, avize de însoţire a mărfii, monetare etc;
• registrul de procese verbale de predare-primire in cazul societăţilor de pază;
• normative de plată în acord în cazul societăţilor care practică acest tip de salarizare.

Totodată, în cazul unui control organizat de Inspecția muncii, din dosarele de personal ale salariaților nu ar trebui să lipsească nici curriculum-ul vitae, actele de stare civilă, actele de studii şi de calificare sau fișa de aptitudini.

Mai mult, este important ca fiecare contract individual de muncă să cuprindă salariul şi elementele constitutive ale acestuia potrivit legii, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor de muncă.

Inspectorii de muncă mai au dreptul să solicite și actele de identitate, avizul medical, actele de studii, fişa postului, acte privind cercetarea şi aplicarea sancţiunilor disciplinare, permisul de muncă (în cazul salariaţilor cetăţeni străini) și certificatul de cazier judiciar (unde este cazul).

Ce documente se cer într-un control privind securitatea și sănătatea în muncă

Potrivit Inspecției muncii, în domeniul securității și sănătății în muncă (SSM), instituția folosește cinci metode de control:

• Metoda de inspecție sistem;
• Metoda de inspecție prin control tematic propriu-zis;
• Metoda de inspecție prin impunerea de măsuri cu direcție specială;
• Metoda de inspecție prin sondaj;
• Metoda de inspecție tip campanie.

În ceea ce privește activitatea de control în domeniul SSM, aceasta se materializează prin procese verbale de control, procese verbale de constatare și sancționare a contravențiilor, procese verbale de sistare parțială sau totală a activității sau de oprire din funcționare a echipamentelor tehnice, după caz, când se constată o stare de pericol de accidentare sau de îmbolnăvire profesională.

Printre cele peste 70 de documente care trebuie să fie prezentate la controlul realizat de inspectorii de muncă se numără certificatul de înmatriculare la Registrul Comerțului cu anexele aferente, autorizația de funcționare din punct de vedere al protecției muncii, precum și anumite decizii interne ale firmelor, cum ar fi:

• Decizii pentru personalul cu atribuții în domeniul SSM;
• Decizii pentru componența serviciului de SSM;
• Decizii pentru conducătorii locurilor de muncă;
• Decizii pentru personalul cu responsabilități conform NSSM (de exemplu: manipulare - depozitare recipiente cu oxigen; deservire instalații aer comprimat).

Inspectorii mai pot controla, de asemenea, și documentele Comitetului de Securitate și Sănătate în Muncă (CSSM). Conform Inspecției muncii, acestea sunt:

• Decizia de înființare;
• Raportul anual al conducătorului unității în CSSM cu privire la situația securității și sănătății în muncă;
• Raportul medicului care asigură supravegherea stării de sănătate a salariaților;
• Planul anual de măsuri în domeniul SSM și fondul de cheltuieli necesare;
• Programul de activitate al serviciului de SSM.

Mai mult decât atât, inspectorii de muncă au dreptul să analizeze și contractul colectiv de muncă întocmit la nivelul unității (fiind verificate clauzele referitoare la protecția muncii, munca în schimburi și intensitatea acesteia), Regulamentul de Organizare și Funcționare și Regulamentul Intern al entității, menționează aceeași sursă.

În același timp, conform Inspecției Muncii, în cazul unui control, firmele trebuie să aibă pregătite și măsurile tehnice și/sau organizatorice luate pentru protecția împotriva electrocutării prin atingere directă și indirectă, determinările de noxe (în cazul unităților cu tehnologii care degajă noxe chimice în vederea stabilirii unor măsuri specifice de protecția muncii), determinarea limitelor de zgomot la locurile de muncă (dacă sunt sub cele admise pentru protecția neuropsihică și psihosenzorială a executanților), regulile proprii pentru aplicarea normelor de protecție a muncii corespunzător condițiilor în care se desfășoară activitatea la locurile de muncă, autorizarea din punct de vedere al protecției muncii pentru salariații care exercită meserii ce trebuie autorizate (electrician, sudor, liftier), evidența locurilor de muncă în condiții deosebite (vătămătoare, grele și periculoase).

Aceeași sursă mai menționează că inspectorii de muncă pot să controleze și certificatele medicale cu diagnostic „accident”, dar au voie să solicite și implementarea noilor prescripții minime pentru semnalizarea de securitate și/sau sănătate în muncă, documentul privind protecția la explozie și evaluarea riscurilor de explozie.

În aceeași categorie, cea a actelor verificate de inspectorii de muncă, intră și fișa postului, permisul de lucru cu foc, permisul gass gree, în situațiile de lucrări în spații închise unde există pericol de explozie, planul tehnic de exploatare și planul de evacuare în caz de urgență.

Mai mult, inspectorii au dreptul să controleze și registrele pe care angajatorii le dețin. Potrivit Inspecției muncii, acestea sunt:

• Registre de evidență a accidentărilor în muncă;
• Registre de evidență a accidentelor ușoare;
• Registre de evidență a incidentelor periculoase;
• Registre de evidență a îmbolnăvirilor profesionale;
• Raportare semestrială a accidentelor de muncă;
• Registrul de serviciu la bordul navelor;
• Registrul pentru substanțe toxice;
• Registrul de evidență a materialelor explozive.

De asemenea, angajatorilor le pot fi solicitate formularul comandă și îndeplinirea comenzii pentru utilizarea materialelor explozive, cartea tehnică a utilajului, instrucțiunile de lucru, procesul-verbal de punere în funcțiune a schelei, convențiile de lucru, măsurile preventive și metodele de lucru stabilite de angajator, procesul-verbal de control propriu din punct de vedere al protecției muncii, materialele necesare informării și educării angajaților, precum și fișele tehnice de securitate pentru substanțe toxice.

Pe lângă acestea, inspectorii de muncă mai au dreptul să solicite contractele de lucrări, modul de acordare a materialelor igienico-sanitare, fișa de expunere la riscuri profesionale, evidența nominală a angajaților cu handicap și a celor cu vârsta sub 18 ani, dosarele de cercetare a accidentelor cu ITM și registrul unic de control.

Proces de constatare a contravențiilor sau proces-verbal de control?

La finalizarea unui control care privește relațiile de muncă angajat-angajator, un inspector de muncă poate să întocmească două tipuri de documente: procese de constatare a contravențiilor sau procese-verbale de constatare a contravențiilor.

A. Potrivit Inspecției muncii, activitatea de control în domeniul relațiilor de muncă se termină fie prin întocmirea unui proces-verbal de control, fie prin redactarea unui proces de constatare a contravențiilor.

În cazul în care inspectorul de muncă decide să scrie un proces verbal de control, în document vor fi consemnate constatările privind nerespectarea prevederilor legale de către angajator.

Cu ajutorului acestuia, inspectorii de muncă pot să le impună angajatorilor ca abaterile constatate să fie remediate într-un timp limitat. De asemenea, ei pot dispune măsuri obligatorii, cu termene concrete de realizare.

Vă reamintim că, având în vedere că procesul verbal de control este un act oficial de la data încheierii lui, angajatorii sunt obligați să îndeplinească măsurile dispuse prin acesta.

Totodată, este bine de reținut că angajatorul este obligat să informeze, într-o formă scrisă, inspectoratul teritorial de muncă cu privire la modalitatea în care sunt îndeplinite măsurile stabilite.

„Realizarea măsurilor stabilite prin procesele verbale de control se asigură prin verificarea punctuală a îndeplinirii măsurilor dispuse, prin controale ulterioare efectuate de către inspectorii de muncă”, explică Inspecția Muncii.

B. De cealaltă parte, procesele verbale de constatare a contravențiilor sunt acele documente prin care sunt aplicate sancțiuni pentru faptele de încălcare a prevederilor legislației muncii.

În practică, pot fi întâlnite situații în care pentru aceeași neconformitate constatată de inspectorii muncii să fie dispuse atât măsuri obligatorii, cât și sancțiuni contravenționale.

Inspectorii de muncă pot să dea amenzi de până la 10.000 de lei

Potrivit Legii nr. 108/1999, împiedicarea în orice mod a inspectorilor de muncă să exercite, total sau parțial, controlul prin orice acțiune sau inacțiune a conducătorului unității, a reprezentantului legal, a unui angajat, prepus sau a altei persoane aflate în locațiile supuse controlului constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 de lei la 10.000 de lei.

Aceeași amendă de până la 10.000 de lei poate fi aplicată și celor care sunt găsiți la fața locului, în momentul unui control, care refuză să dea informații despre evenimentul cercetat de inspectorii de muncă, precum și în cazul în care aceștia refuză să completeze fișa de identificare.

Tot cu o sumă cuprinsă între 5.000 și 10.000 de lei sunt amendate, în prezent, și entitățile care nu îndeplinesc sau îndeplinesc parțial măsurile dispuse de inspectorii de muncă, la termenele stabilite de aceștia.

De asemenea, ca urmare a constatărilor rezultate din activitatea de control, Inspecția muncii poate să decidă fie retragerea autorizației de funcționare, din punct de vedere al protecției muncii, fie sesizarea organelor de urmărire penală, atunci când apar indicii referitoare la săvârșirea unor infracțiuni sau chiar solicitarea radierii persoanei juridice din Registrul Comerțului, în situația în care angajatorul săvârșește în mod repetat abateri grave de la prevederile legislației muncii sau de la normele de securitate și sănătate în muncă.

Care sunt faptele sancționate cel mai des cu amendă

Steluța Anton, Payroll Accountant la Accace, a explicat într-un articol mai vechi publicat de AvocatNet.ro că printre cele mai frecvente contravenții sancționate de inspectorii de muncă cu amendă, potrivit HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților și Codului muncii se numără netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de muncă:

• elementele de identificare a salariaților,
• data angajării,
• funcția,
• tipul și durata contractului,
• durata normală a timpului de muncă și repartizarea acestuia,
• salariul și sporurile,
• perioada detașării și denumirea angajatorului la care se face detașarea, p
• erioada și motivele de suspendare a contractului de muncă,
• data încetării contractului de muncă.

Specialistul Accace a mai arătat că angajatorul poate fi amendat cu 10.000 de lei pentru fiecare persoană primită la muncă fără transmiterea la ITM a registrului general de evidență a salariaților completat cu toate elementele contractului individual de muncă, fără ca amenda totală cumulată să depășească suma de 50.000 de lei.

Cu o amendă cuprinsă între 5.000 și 8.000 de lei poate fi sancționat refuzul de a pune la dispoziţia inspectorului de muncă registrul în format electronic, precum şi dosarul personal al salariaţilor, în timp ce nerespectarea prevederilor privind informarea ITM-urilor cu privire la prestatorii de servicii (pentru companiile care și-au externalizat serviciul de înregistrare în Revisal) se sancționează cu amendă de la 2.000 la 5.000 de lei.

În ceea ce privește netransmiterea registrului în termenele prevăzute de lege, amenda pe care o pot acorda inspectorii de muncă se încadrează între 5.000 și 8.000 de lei. Totodată, merită amintită și amenda de la 1.500 la 3.000 de lei pe care o pot primi cei care nu respectă prevederile legale privind acordarea repausului săptămânal. 

În fine, angajatorii care încalcă prevederile legale referitoare la munca de noapte pot fi sancționați cu până la 3.000 de lei, amenda plecând însă de la 1.500 de lei.

La nivel practic, a declarat Steluța Anton, finalizarea unui control ITM depinde foarte mult de interpretarea legislației de către inspectori. „Spre exemplu, am întâlnit cazuri în care, la o companie care își desfășoară activitatea în centre comerciale deschise inclusiv în timpul sărbătorilor legale, inspectorii ITM au mers la magazin în control și nu au întâmpinat nicio problemă, iar într-un alt magazin compania a fost penalizată cu amendă de 5.000 de lei, deoarce salariații lucrau în timpul sărbătorii legale, deși aceste zile se compensau cu zile libere în următoarele 30 de zile, conform legii”, a precizat specialistul Accace.