Documentele contabile ale firmei tale au fost distruse? Iată cum le poți reconstitui

Modalitatea prin care documentele financiar-contabile pot să fie reconstituite este cuprinsă în Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor Publice (MFP) nr. 2634/2015.

În situația în care constată pierderea, sustragerea sau distrugere unor documente justificative sau contabile, persoana respectivă are obligația să aducă acest fapt la cunoștința conducătorului unității, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare. Acesta poate fi administratorul entității, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligația gestionării entității respective, se arată în documentul citat.

În cel mult trei zile de la primirea sesizării, conducătorul entității trebuie să încheie un proces-verbal, document ce va cuprinde în mod obligatoriu datele de identificare ale documentelor dispărute, numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, precum și data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Potrivit normelor legale aflate în vigoare, procesul-verbal trebuie să fie semnat de către:

• conducătorul entității;
• conducătorul compartimentului financiar-contabil al entității sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție;
• persoana responsabilă cu păstrarea documentelor;
• șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz.

„Când dispariția documentelor se datorează însuși conducătorului entității, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz”, mai stabilește actul normativ citat.

Cum are loc reconstituirea documentelor financiar-contabile

Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, stabilesc că, în condițiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

Prevederile legale stabilesc că, în prezent, reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire. Acesta trebuie să conțină elementele care au legătură cu constatarea și reconstituirea documentelor dispărute. Mai exact, trebuie incluse:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentelor;
• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
• dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor;
• o copie a documentelor reconstituite.

În situația în care documentul dispărut a fost emis de o altă entitate, reconstituirea se face de entitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la acea entitate. În această situație, unitatea emitentă trebuie să trimită entității solicitante, în cel mult zece zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Totodată, vă reamintim că orice document reconstituit trebuie să poarte în mod obligatoriu și la loc vizibil mențiunea „duplicat”, cu specificarea numărului și a datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

„Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate”, precizează Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile.

Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se termină, potrivit normelor citate, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.

În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal și se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire.

Important! Cu toate acestea, trebuie subliniat faptul că nu toate documentele financiar-contabile pot fi reconstituite. Concret, Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile arată că nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.

Cum procedăm pentru reconstuirea facturilor

Codul fiscal stabilește că, în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al unei facturi, beneficiarul trebuie să solicite emitentului un duplicat al facturii, pe care se menționează că înlocuiește factura inițială.

În cazul facturilor emise pe suport hârtie, duplicatul poate fi:

• o factură nouă emisă de furnizor/prestator, care să cuprindă aceleași date ca factura inițială și pe care să se menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială;
• o fotocopie a facturii inițiale, pe care furnizorul/prestatorul menționează că este duplicat și că înlocuiește factura inițială.

Notă: Același act normativ arată că, în situația pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al declarației vamale pentru import ori al documentului pentru regularizarea situației, persoana impozabilă trebuie să solicite un duplicat certificat de organele vamale.

Cum și cât păstrezi actele firmei în 2016

Din acest an, când regulile privind arhivarea documentelor au fost modificate prin ordin al MFP, firmele au posibilitatea de a păstra arhiva documentelor financiar-contabile pe suport electronic. Totodată, lista actelor ce trebuie păstrate timp de cinci ani a fost completată, după cum AvocatNet.ro a explicat aici.

Astfel, societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice au obligația să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate, precum și documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Alături de acestea, mai au această obligație și:

• instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
• subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil .

Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile prevăd că documentele financiar-contabile se păstrează timp de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Concret, documentele justificative, registrele de contabilitate și celelalte documente financiar-contabile se păstrează la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare.

Notă: În prezent, documentele pot să fie arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic. Potrivit reglementările incluse în Ordinul MFP nr. 2634/2015, documentele se pot păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, cu condiția ca acestea să poate fi printate în orice moment.

În același timp, legislația aflată în vigoare stabilește că documentele financiar-contabile pot fi păstrate, în baza unor contracte de prestări servicii, și de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.