Opinie: Obţinerea numărului de TVA în 2016: Ce întreabă inspectorii ANAF în timpul controlului?

Asta e mai nou ceea ce noi, contabilii, trebuie să “vindem clienţilor”, acele explicații, și sincer nu mă miră când clienți mai noi sau mai vechi încep să ridice din sprânceană și să se îndoiască de competența ta, a omului care stă cu tupeu în fața lor și le spune: poate luna viitoare. Nu știu exact ce mănânci luna asta sau din ce mă plătești, dar așa stă situația.
 
Noroc că în cadrul acestor controale este necesară și prezența administratorului, căci altfel nu cred că m-ar crede cineva că eu chiar încerc, mă zbat zilnic să fac ceva să-i aduc controlul la ușă. Pentru că și controlul ăsta, contrar aparențelor, e bun. Este tot ce ți-ai putea dori. Înseamnă că ai trecut de faza de așteptare, fază în care dosarul tău zace pe biroul unui inspector. Înseamnă că ai trecut de prima verificare, ai făcut o primă impresie bună și “te-ai calificat” pentru control. Puteai să fii respins din start, deci ai avut noroc.
 
Din experiența proprie relatez mai jos lucrurile care contează atunci când depui formularul 088, ce întreabă inspectorii, de ce anume le pasă și care sunt cauzele pentru care sunt înclinați să îți respingă cererea de număr de TVA. Nu am zis că sunt corecte față de contribuabil, dar logice sunt. Nici măcar nu trebuie să fii contabil să le înțelegi. Nu știu de ce nu le pun în scris, ca niște instrucţiuni, să știe toți care-s temerile Agenției Naționale de Adminsitrare Fiscală (ANAF) vizavi de afacerea lor.

Fiecare control e diferit

Opinia mea este că ANAF are un șablon, un set de reguli pentru fiecare obiect de activitate. Dacă faci prestări servicii, vor avea niște pretenții de la firma ta și un anume set de întrebări, dacă faci import de bunuri, total alte îngrijorări. Pentru că, în funcție de domeniul tău de activitate, vei fi predispus să faci evaziune în moduri diferite.
 
Totodată, contează dacă asociații tăi sunt persoane fizice române sau străine, contează dacă acei asociați au mai fost asociați și în alte firme, iar acele firme au avut sau încă mai au datorii la stat. De asemenea, atenție la cazierul fiscal al asociaților/administratorului firmei pentru care depuneți formularul 088. Dacă respectivii au fost asociați/administratori: 

• într-o firmă cu datorii sau care nu și-a îndeplinit toate obligațiile declarative;
• o firmă suspendată care și-a reluat activitatea din oficiu și nimeni nu s-a obosit să depună declarații pe zero; sau
• (cazul meu) firma se mută dintr-un județ în altul cu fișa impecabilă, absolut nicio datorie sau declarație lipsă, dar la transmiterea între județe programul informatic dă eroare, în noul județ nu ajung toate declarațiile, firma intră în inactivitate, administratorul se alege cu cazier fiscal (durează două luni să îi curăț cazierul fiscal, deși omul nu făcuse nimic și nici nu știa că îl are),

nici nu te obosi să depui declaraţia 088. Verifică întâi cazierele fiscale ale oamenilor implicați în firma respectivă. Verifică dacă firma ta apare inactivă la ANAF din nu știu ce motiv legitim sau pur și simplu dintr-o eroare.
 
Prezența administratorului este obligatorie. Este specificat acest lucru atât în invitația trimisă, cât și faptul că dacă administratorul nu poate fi prezent, se poate cere o amânare a interviului, o singură dată, pentru motive temeinice, iar amânarea nu se dă din oficiu, este posibil să se aprobe sau nu. Din ce am constatat, lipsa administratorului înseamnă din start o bilă neagră foarte mare.

Controlul inițial (să-i zicem faza I) se desfășoară la sediul ANAF, ca un interviu, o discuție, în cadrul căreia inspectorul de la ANAF te întreabă detalii despre activitatea ta, iar tu dai aceste răspusuri. Unele lămuriri sunt date doar verbal, unele se consemnează în scris. Administratorul completează o declarație pe propria răspundere în care detaliază atât întrebarea, cât și răspunsul. Administratorul poate fi însoțit de contabilul care este înregistrat la ANAF ca fiind contabilul firmei (prin acea procură notarială, sau, după caz, poate fi reprezentantul firmei de contabiliate al cărui contract a fost anexat la declarația 088 sau poate fi contabilul angajat al firmei respective în baza contractului de muncă), poate de avocat, dar cam atât. În cadrul unuia dintre aceste controale, am mers împreună cu o colegă, iar inspectoarea ne-a rugat să rămână doar contabilul reprezentant al firmei de contabilitate și administratorul firmei pentru interviu.
 
Întrebările pot fi:

• despre sediu: unde ai autorizată activitatea (apartament de bloc și tu zici că vrei să faci comerț de sute de mii de euro? Vor strâmba din nas);
• codurile CAEN autorizate la sediu/punctul de lucru corespund cu activitatea efectiv desfășurată;
• vor să vadă contracte, oferte, documente din care să reiasă că tu deja ai clienții (filozofia este: nu îți dăm numărul de TVA decât în momenul în care ai o strategie clară și o poți demonstra cu acte. Aşadar, întâi găsești clienții, dovedești Fiscului că ai nevoie de numărul de TVA (în funcție de cine sunt acești clienți), dovedești că ai contracte ferme cu ei sau măcar sunt în curs de concretizare și apoi ai pretenție la sfântul gral - numărul de TVA. De asemenea, contează și cine sunt acești clienți, îți justifică în vreun fel nevoia numărului de TVA?);
• vor să vadă și contracte de furnizori și analizează cine sunt acești furnizori, respectiv din România, UE sau non-UE;
• vor să vadă că ai salariați, pentru că e puțin probabil să poți presta majoritatea activităților singur (acest lucru se corelează și cu cifra de afaceri, dacă cifra de afaceri este considerabilă, e greu de crezut că o duce în spate un sigur om. Sigur, sunt și excepții (de exemplu în IT), dar ca regulă de bază,ANAF strâmbă din nas la firmele fără salariați sau chiar cu unul sau doi salariați);
• vor să știe unde vei depozita bunurile - le vei depozita undeva sau marfa merge direct la client (lucru specificat în contractele pe care le prezinți, că doar nu te crede pe cuvânt și pe ochi frumoși)? Dacă da, acel depozit trebuie să fie declarat deja ca punct de lucru și activitatea respectivă autorizată acolo. Asta înainte să depui 088 și să ajungi în faza de control;
• se uită cu atenție la studiile administratorului, dar mai ales la veniturile lui. Dacă are venituri și din alte activități/surse, ANAF consideră că, în cazul în care firma nu se descurcă pe cont propriu, se poate interveni din afară cu o creditare pentru susținerea activității. Dacă nu poți face dovada deținerii unor fonduri, Fiscul devine sceptic mai ales dacă corelează și cu faptul că nu ai prezentat contracte ferme, semnate cu clienți.

Ideea de bază din spatele tuturor întrebărilor este că tu trebuia să faci toate demersurile: contracte, acreditări, autorizări de sedii și puncte de lucru, angajări etc. înainte să ceri numărul de TVA. Pe banii tăi.
 
Dacă treci de faza I, urmează un control la sediu de la Antifraudă. Acest control are ca scop verificarea existenței fizice a sediului și a faptului că firma chiar activează în acel loc declarat. Din nou, dacă activați într-un apartament de bloc, vor consemna asta în raportul lor. Dar să o luăm cu începutul.
 
Faza a II-a controlului se întâmplă la firme care au solicitat numărul de TVA prin depășirea plafonului (cel puțin așa s-a întâmplat la mine). Când depășești plafonul sunt obligați să îți dea numărul de TVA, dar nu sunt și obligați să te lase să îl păstrezi. Așa că treci prin faza I de control și, dacă promovezi interviul, ajungi la faza a II-a, respectiv controlul antifraudă, realizat la sediul social declarat al firmei și/sau la punctele de lucru declarate.
 
Inspectorii antifraudă consemnează în procesul-verbal absolut toate amănuntele observate la sediu. De exemplu: “societatea își desfășoară activitatea într-o clădire de birouri, într-un birou compartimentat/deschis care este mobilat conform cu activitatea de birou declarată; în jur se pot observa: mobilier de birou (patru birouri, şase scaune), imprimantă, dulapuri, videoproiector etc.; obiectele aparțin societății, așa cum se dovedește de către societate prin prezentarea fișei de cont a obiectelor de inventar/registrul mijloacelor fixe etc.”.
 
Iau din nou la puricat contractele și facturile de vânzare - pentru a determina dacă între faza I a controlului și faza a II-a firma a prosperat, și-a păstrat măcar clienții declarați în faza I, i-a facturat, cu alte cuvinte, a făcut ce a zis la interviu?
 
Se discută despre salariați și activitatea acestora, ce face fiecare. Adică băbeşte, pe românește. Așa, și zici că Cutărescu e manager? Și ce face, mai exact? Și X lucrează în producție/vânzări/etc.? Singur? Face el toate lucrările astea? Patru ore pe zi? Pe viitor ce planuri de angajare aveţi? Cumva subcontractați lucrări? De ce nu le realizați singuri prin angajați proprii? Cui subcontractați, ce relații aveți cu ei? A, e a soţiei/sorei/socrului? etc. 

De precizat că ei vin cu lecția învăţată, adică ştiu dinainte dacă rudele asociaților/administratorului dețin părţi sociale în alte firme şi dacă firma verificată are relații comerciale cu una dintre firmele respective. Daca există, cu siguranţă vor fi întrebări despre acest aspect. Neapărat să aveți registrul unic de control, pentru a se putea consemna controlul.

Apoi așteptați vreo două-trei săptămâni. Din fericire, eu am primit o veste bună, şi anume că inspecţia a fost finalizată şi putem păstra numărul de TVA. Aștept răspuns şi pentru restul de firme.

În loc de concluzie

Per total, controalele se desfășoară mai mult decât civilizat, inspectorii vor să ajute contribuabilul. Ba mai mult, ajută contribuabilul explicând punctele forte și punctele slabe din spatele fiecărei aplicații (declarații 088), iar când spun explică nu mă refer la faptul că îți țin un curs despre cum să îți conduci firma, ci îți explică în trei cuvinte direcția pe care ar trebui să te concentrezi, ca să devii în ochii legii un bun candidat la numărul de TVA.
 
Problema nu este la inspectorul de la ANAF sau la cei de la Antifraudă care vin să verifice sediul. Problema este legislația în sine, pe care inspectorii o respectă de frica sancțiunilor, chiar dacă și lor li se pare, cel puțin pe alocuri, absurdă. Trag de fiecare hârtie pe care o prezinți, să o facă favorabilă în ochii șefului și șeful, la rândul lui, în ochii oricui e deasupra lui. Și zici că n-ai contract semnat încă cu clientul? Hai, domnule, o ofertă, acolo, să poți dovedi că ești în negocieri, un draft de contract, chiar nefinalizat? N-ai mijloace fixe? Nici măcar o imprimantă sau un calculator? Ia uită-te în balanța aia mai bine, că altfel eu ce scriu în raport? N-ai decât un salariat? Explică-mi, să înțeleg cum realizezi tu activitatea asta cu un salariat, să consemnăm aici în raport să se vadă că activitatea se poate realiza cum zici dumneata.

Până la urmă, mie, personal, întrebările puse mi se par legitime. Sunt întrebări pe care orice antreprenor ar trebui să și le pună înainte să se arunce cu capul înainte și să înființeze o firmă, că vede el după de unde face rost de clienți. Și vede el ce activitate prestează efectiv, momentan autorizează o societate cu coduri CAEN după ureche, într-un apartament, fără să apeleze la ajutor specializat, ajungând să aibă trecute niște coduri CAEN în actul constitutiv, dar nicio activitate autorizată efectiv la sediu.

Este adevărat că măsură de a nu da numere de TVA este extremă. Și mai extrem mi se pare să anulezi numărul de TVA unei firme perfect funcționale. Este adevărat că îndeplinirea tuturor criteriilor este imposibilă, mai ales că criteriile nu sunt publice. Dar întrebările nu mi se par deloc absurde.
 
Părerea mea, după aceste controale, este că și ei, ca și noi, încearcă doar să supraviețuiască. Problema este când încercăm să supraviețuim de părți diferite ale baricadei, ceea ce ne transformă automat în oponenți. Nu știu cine o duce mai rău, ei, care depind de un singur loc de muncă, sau noi, contabilii care depindem de clienți.