Ce registre contabile trebuie să ai dacă entitatea ta ține contabilitatea în partidă dublă

Registrele de contabilitate obligatorii pentru entităţile care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă dublă sunt reglementate în prezent prin Ordinul Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Practic, actul normativ stabileşte registrele pe care trebuie să le întocmească o entitate, inclusiv PFA, pentru a evidenţia operațiunile contabile efectuate de la înfiinţare şi până în prezent. De altfel, între contabilitatea în partidă simplă, reglementată de Ordinul MFP nr. 170/2015, şi cea în partidă dublă, există anumite diferenţe, legate în principal de numărul şi structura registrelor folosite la înregistrarea datelor contabile şi tehnica de înregistrare a acestora.

Concret, registrele obligatorii pentru persoanele care conduc evidența contabilă pe baza contabilității în partidă dublă sunt:

• Registrul-jurnal (cod 14-1-1); 
• Registrul-inventar (cod 14-1-2);
• Cartea mare (cod 14-1-3).

Potrivit Ordinului MFP nr. 2634/2015, registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi completate astfel încât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.

Acestea se pot prezenta sub forma clasică de registru, foi volante sau listări informatice, în funcţie de politica contabilă a societăţii sau PFA. Paginile se numerotează crescător şi se îndosariază, volumele numerotându-se în ordinea completării lor.

În ceea ce priveşte Registrul-jurnal, acesta reprezintă un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare efectuate de respectiva entitate. Actul se editează la cererea organelor de control şi pentru necesităţile entităţii, iar operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.

Înregistrările din Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente referitoare la:

• felul, numărul şi data documentului justificativ;
• explicaţii privind operaţiunile respective;
• conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.

În altă ordine de idei, jurnalele auxiliare pot fi utilizate, printre altele, pentru operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor, iar entităţile care folosesc astfel de jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale. 

Cel de-al doilea document obligatoriu pentru entităţile care ţin contabilitatea în partidă dublă este Registrul-inventar, acel act contabil obligatoriu în care se înregistrează elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate în funcţie de natura lor şi inventariate de entitate.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică natura acestor elemente existente la sfârşitul exerciţiului financiar.

De asemenea, trebuie precizat că acest document se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi, respectiv, în procesele-verbale de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se efectuează astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.

În fine, Cartea mare este acel document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, la un moment dat. Cartea mare reprezintă un act contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine:

• simbolul contului şi al conturilor corespondente (debitoare sau creditoare); 
• rulajul debitor şi creditor, precum;
• soldul contului.

Registrul Cartea mare poate conţine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de entitate. Acest registru stă la baza întocmirii balanţei de verificare.

Totodată, Cartea mare poate fi înlocuită cu fişa de cont pentru operaţiuni diverse, iar listarea sa se face la cererea organelor de control, precum şi pentru necesităţile entităţii.

Atât Registrul-jurnal, cât şi Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de zece ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite, de principiu, în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Trecerea de la contabilitatea simplă la cea dublă

Aşa cum am precizat la începutul articolului, evidenţa contabilă a unei entităţi se poate ţine atât în partidă simplă, cât şi dublă. De altfel, inclusiv persoanele care își desfășoară activitatea ca PFA și care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă pot trece la contabilitatea în partidă dublă de la începutul exerciţiului financiar ulterior celui în care au decis această trecere.

De asemenea, persoanele fizice care optează pentru conducerea contabilităţii în partidă dublă organizează şi conduc contabilitatea proprie în baza reglementărilor contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, până la nivel de balanţă de verificare, fără să aibă și obligația de a întocmi situaţii financiare anuale: „Evidenţa contabilă astfel ţinută trebuie să permită determinarea informaţiilor necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de legislaţia în vigoare”, scrie în Ordinul MFP nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă.

Astfel, PFA trebuie să preia, pe baza inventarului şi a informaţiilor privind creanţele şi datoriile, ca solduri iniţiale, la începutul exerciţiului financiar pentru care au optat să treacă la conducerea contabilităţii în partidă dublă, sumele din documentele întocmite pentru ţinerea contabilităţii în partidă simplă, respectiv din Registrul-inventar, Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, fişa mijlocului fix, extras de cont și alte documente.

Normele în vigoare stabilesc că deschiderea conturilor de imobilizări, stocuri, creanţe, disponibilităţi băneşti şi datorii, în vederea preluării în contabilitatea în partidă dublă a acestor elemente, se efectuează cu ajutorul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor". Prin excepţie de la funcţiunea contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" prezentată în reglementările contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, la trecerea de la contabilitatea în partidă simplă la contabilitatea în partidă dublă se efectuează următoarele înregistrări:

• în creditul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se înregistrează soldurile conturilor de natura activelor (imobilizări, stocuri, creanţe, disponibilităţi băneşti);
• în debitul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se înregistrează soldurile conturilor de natura datoriilor.

Diferenţa dintre valoarea activelor şi valoarea datoriilor din contul 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se va reflecta în soldul acestuia, astfel:

• sold creditor - când valoarea activelor este mai mare decât valoarea datoriilor;
• sold debitor - când valoarea activelor este mai mică decât valoarea datoriilor.

Notă: Mai multe informaţii despre documentele pe care trebuie să le întocmească persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă găsiţi aici. 

Elementele obligatorii cuprinse în documentele justificative

Documentele justificative sunt acele acte în care sunt consemnate operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, şi care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, ca de exemplu: jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz.

Ordinul MFP nr. 2634/2015 stabileşte şi principalele elemente pe care trebuie să le cuprindă documentele justificative. Mai precis, actul normativ citat aminteşte de:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

Totodată, ordinul menţionat stabileşte că în cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz.

Notă: Mai multe informaţii despre elementele pe care trebuie să le cuprindă în prezent documentele justificative sunt aici. De asemenea, în acest articol aveţi detalii despre arhivarea electronică a documentelor financiar-contabile, posibilă şi ea din 2016.