Reminder: PFA 2021: Ce registre contabile sunt obligatorii pentru persoanele fizice autorizate

Ordinul Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 170/2015 este temeiul legislativ care cuprinde reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă. Potrivit actului normativ, acestea se aplică de către următoarele categorii de persoane:

• persoanele fizice şi asocierile fără personalitate juridică ale căror venituri sunt supuse impozitului pe venit, al căror venit net anual este determinat în sistem real, pe baza datelor din contabilitate, fiind obţinut din următoarele surse:
  • activităţi independente (aici fiind incluse şi PFA, întreprinderile individuale/ familiale și profesiile liberale);
  • cedarea folosinţei bunurilor;
  • activităţi agricole, silvicultură şi piscicultură.
• persoanele sau entităţile care, prin actul normativ de înfiinţare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligaţia ţinerii contabilităţii în partidă simplă, cu excepţia persoanelor juridice fără scop patrimonial.

Persoanele enumerate la primul punct de mai sus, implicit PFA-urile, au însă posibilitatea să opteze pentru contabilitatea în partidă dublă, aşa cum vom arăta în partea a doua a articolului.

Cât despre contabilitatea în partidă simplă, aceasta reprezintă ansamblul registrelor şi documentelor financiar-contabile, legal reglementate, care servesc la evidenţierea în contabilitate, în mod cronologic şi sistematic, a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative.

Potrivit Ordinului MFP nr. 170/2015, pentru evidenţierea în contabilitatea în partidă simplă a operaţiunilor efectuate se utilizează următoarele registre contabile:

• Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b);
• Registrul-inventar (14-1-2/b).

În ceea ce priveşte registrul-jurnal de încasări şi plăţi, acesta serveşte la înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate şi plătite, atât în numerar, cât şi prin conturi bancare, iar sumele înregistrate în acesta se totalizează lunar. De cealaltă parte, registrul inventar serveşte la înregistrarea elementelor de natura activelor şi datoriilor inventariate.

Alături de aceste două registre, printre documentele care trebuie constituite se mai numără:

• fișa mijlocului fix (14-2-2);
• factura (care se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal);
• avizul de însoțire a mărfii (14-3-6A);
• lista de inventariere (14-3-12);
• chitanța (14-4-1);
• chitanța pentru operațiuni în valută (14-4-1/a);
• dispoziția de plată/încasare către casierie (14-4-4);
• statul de salarii (14-5-1/k).

Actul normativ citat stabileşte că PFA, la fel ca celelalte entităţi ce conduc contabilitatea în partidă simplă, pot utiliza formularele financiar-contabile prevăzute în prezentele reglementări sau numai o parte din acestea, în funcţie de elementele specifice activităţii desfăşurate, astfel încât acestea să permită determinarea informaţiilor necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de legislaţia în vigoare.

În plus, în funcţie de necesităţi, persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot folosi şi alte formulare financiar-contabile prevăzute în Normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile sau în alte acte normative care reglementează activităţi economice specifice (agricultură, exploatarea masei lemnoase, jocuri de noroc etc).

Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să efectueze inventarierea la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, precum şi la încetarea activităţii, fără a avea însă şi obligaţia întocmirii situaţiilor financiare anuale.

Important! Completarea registrului de evidență fiscală este, de asemena, obligatorie pentru PFA-uri. Informații mai multe sunt aici.

Informaţiile cuprinse în registrele obligatorii

Potrivit normelor în vigoare, contabilitatea în partidă simplă se ţine în limba română şi în moneda naţională. Orice operaţiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza evidenţierii în contabilitatea în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Registrele de contabilitate se folosesc în strictă concordanţă cu destinaţia lor şi se prezintă în mod ordonat şi completate astfel încât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor economico-financiare efectuate.

1. Registrul-jurnal de încasări şi plăţi

Aşa cum am precizat deja, Registrul-jurnal de încasări şi plăţi este documentul contabil care serveşte la înregistrarea încasărilor şi plăţilor aferente activităţii persoanelor care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă simplă.

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se întocmeşte într-un exemplar, înregistrarea operaţiunilor pe baza documentelor justificative făcându-se distinct, pe fiecare operaţiune de încasare/plată.

În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează atât operaţiunile în numerar, cât şi cele efectuate prin contul curent de la bancă, la valoarea prevăzută în documentele justificative, inclusiv taxa pe valoarea adăugată. Mai exact, încasările in Registrul-jurnal de încasări şi plăţi cuprind:

• sumele încasate din desfăşurarea activităţii;
• aporturile în numerar şi prin conturi bancare aduse la începerea activităţii ori în cursul desfăşurării acesteia;
• sumele primite sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi;
• sumele primite ca despăgubiri;
• sumele primite sub formă de sponsorizări, mecenat sau donaţii;
• sumele primite reprezentând forme de sprijin cu destinaţie specială din fonduri nerambursabile (subvenţii);
• alte sume încasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalităţi).

În acelaşi timp, plăţile din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi cuprind:

• plăţile efectuate în cadrul activităţii desfăşurate în scopul realizării de venituri;
• sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar şi prin conturi bancare;
• sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;
• alte plăţi efectuate (de exemplu: penalităţi, amenzi plătite).

Din punct de vedere al informaţiilor pe care le conţine, documentul trebuie să cuprindă cel puţin următoarele:

• data efectuării operaţiunii de încasare/plată;
• denumirea şi numărul documentului justificativ care stă la baza înregistrării operaţiunii;
• explicaţii privind natura operaţiunii;
• suma încasată în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ;
• suma plătită în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ.

2. Registrul-inventar

În ceea ce priveşte registrul-inventar, acesta serveşte ca document contabil de înregistrare a elementelor de natura activelor şi datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanţele şi datoriile). Documentul se întocmeşte de către persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, într-un exemplar, şi trebuie completat la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar, precum şi cu ocazia încetării activităţii.

Registrul-inventar se completează prin înscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate după natura lor, potrivit opţiunii persoanei respective. În acest caz, listele de inventariere trebuie să fie anexate la Registrul-inventar.

În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, Registrul-inventar se editează anual sau la cererea organului de control.

În legătură cu modul de completare al registrului-inventar, Ordinul MFP nr. 170/2015 stabilește câteva reguli care trebuie să fie respectate de PFA-uri. Astfel, în coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică. Apoi, în coloana 2 se trec elementele inventariate, fie element cu element, fie denumirea grupei de elemente inventariate preluată din lista de inventariere. În cele din urmă, în coloana 3 trebuie să apară valoarea de inventar, respectiv:

• valoarea de intrare a elementelor patrimoniale inventariate, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din listele de inventariere a elementelor patrimoniale grupate după natura lor;
• valoarea rămasă de încasat, respectiv de plată, rezultată în urma inventarierii creanţelor şi a datoriilor.

Cum să treci de la contabilitatea simplă la cea dublă

După cum spuneam, legislaţia fiscală oferă persoanelor fizice autorizate dreptul de a opta pentru contabilitatea în partidă dublă. 

Concret, persoanele care își desfășoară activitatea ca persoană fizică autorizată și care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă pot trece la contabilitatea în partidă dublă de la începutul exerciţiului financiar ulterior celui în care au decis această trecere.

De asemenea, persoanele fizice care optează pentru conducerea contabilităţii în partidă dublă organizează şi conduc contabilitatea proprie în baza reglementărilor contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, până la nivel de balanţă de verificare, fără să aibă și obligația de a întocmi situaţii financiare anuale. „Evidenţa contabilă astfel ţinută trebuie să permită determinarea informaţiilor necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de legislaţia în vigoare”, se arată în ordinul MFP.

A. Registrul-jurnal (cod 14-1-1)

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare. El se editează la cererea organelor de control şi pentru necesităţile entităţii.

Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă informații despre felul, numărul şi data documentului justificativ care stă la baza operaţiunii economice, precum și explicaţii în legătură cu operaţiunea respectivă.

Sumele debitoare şi sumele creditoare se totalizează lunar.

B. Registrul-inventar (cod 14-1-2)

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Registrul-inventar se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi, respectiv, în procesele-verbale de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.

Documentul se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în Registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.

Alte aspecte pentru trecerea la contabilitatea dublă

Potrivit actului normativ citat, PFA trebuie să preia, pe baza inventarului şi a informaţiilor privind creanţele şi datoriile, ca solduri iniţiale, la începutul exerciţiului financiar pentru care au optat să treacă la conducerea contabilităţii în partidă dublă, sumele din documentele întocmite pentru ţinerea contabilităţii în partidă simplă, respectiv din Registrul-inventar, Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, fişa mijlocului fix, extras de cont și alte documente.

Prevederile în vigoare stabilesc că deschiderea conturilor de imobilizări, stocuri, creanţe, disponibilităţi băneşti şi datorii, în vederea preluării în contabilitatea în partidă dublă a acestor elemente, se efectuează cu ajutorul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor". Prin excepţie de la funcţiunea contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" prezentată în reglementările contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, la trecerea de la contabilitatea în partidă simplă la contabilitatea în partidă dublă se efectuează următoarele înregistrări:

• în creditul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se înregistrează soldurile conturilor de natura activelor (imobilizări, stocuri, creanţe, disponibilităţi băneşti);
• în debitul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se înregistrează soldurile conturilor de natura datoriilor.

Diferenţa dintre valoarea activelor şi valoarea datoriilor din contul 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se va reflecta în soldul acestuia, astfel:

• sold creditor - când valoarea activelor este mai mare decât valoarea datoriilor;
• sold debitor - când valoarea activelor este mai mică decât valoarea datoriilor.