Ai o mașină pe firmă? Când trebuie să prezinți Fiscului foile de parcurs

Deducerea cheltuielilor auto pentru mașinile firmei poate deveni problematică atunci când autoturismele sunt folosite și în scop personal de angajați. În funcție de modul de utilizare al autoturismelor, cheltuielile pot fi deductibile pentru firmă sau nu, așa cum, în anumite situații, salariații pot fi obligați să plătească taxe și impozite pentru folosirea automobilelor.

Neîntocmirea corespunzătoare a foilor de parcurs este un risc fiscal pe care și-l asumă firmele atunci când au autoturisme și vor să își deducă cheltuielile pe care le implică folosirea mașinilor.

Regulile generale în privința deducerii cheltuielilor cu mașina firmei

Regula generală este că valoarea cheltuielilor auto și a taxei pe valoarea adăugată (TVA) aferent sunt deductibile 100%, atât timp cât vehiculele sunt folosite exclusiv în scopul activității economice.

Autoturismele cărora li se aplică această regulă sunt vehiculele cu o masă totală maximă autorizată care să nu depășească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de nouă scaune de pasageri, incluzând și cel al șoferului.

Pentru vehiculele folosite de agenții de vânzări, agenții de achiziții și taxiuri, sunt acceptate și deplasări în scop personal, dar fără să aibă un caracter abuziv. Mai precis, sunt acceptate drumurile de la domiciliu la locul de muncă.

Foile de parcurs, obligatorii dacă firma deduce 100% din cheltuieli

Companiile care optează pentru deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA-ului pentru achizițiile și cheltuielile aferente vehiculelor trebuie să justifice folosirea exclusivă în interesul activității economice a vehiculelor, prin întocmirea foilor de parcurs.

Foaia de parcurs trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii:

• categoria de vehicul utilizat;
• scopul şi locul deplasării, kilometrii parcurşi;
• norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

În scopul activității sunt cuprinse următoarele, fără a se limita la ele:

• deplasări în ţară sau în străinătate la clienţi/furnizori, pentru prospectarea pieţei;
• deplasări la locaţii unde se află puncte de lucru;
• deplasări la bancă, la vamă, la oficiile poştale, la autorităţile fiscale.

Cheltuielile cărora li se aplică această regulă sunt cheltuieli direct atribuibile vehiculelor:

• impozite locale;
• RCA;
• reparații;
• asigurări;
• chirii aferente leasingului operațional.

Cheltuielile cu amortizările nu intră sub incidența acestei reguli.

Foile de parcurs dacă mașinile firmei sunt folosite și în scop personal

Pentru autoturismele cărora li se deduc doar 50% din cheltuielile și TVA-ul aferente, nu trebuie întocmite foile de parcurs.

Regula generală este ca valoarea cheltuielilor auto și TVA-ul aferent sunt deductibile 50%, dacă vehiculele sunt folosite și în scop personal.

Întâi se aplică limitarea de 50% pentru TVA. Partea de 50% de TVA nedeductibilă intră la calculul limitării deductibilităţii pentru cheltuieli.

Se limitează și deducerea TVA-ului aferent achizițiilor interne, achiziții intracomunitare, importuri.

Regula limitării cu 50% nu se aplică vehiculelor rutiere motorizate având o masă totală maximă autorizată care depășește 3.500 kg sau mai mult de nouă scaune, inclusiv cel al șoferului.