Ghid practic pentru cheltuielile de protocol: documente, regim fiscal, tratament contabil

În cadrul acestor cheltuieli se cuprind și cheltuielile înregistrate cu taxa pe valoarea adăugată colectată potrivit prevederilor titlului VII din Codul Fiscal, pentru cadourile oferite de contribuabil, având o valoare mai mare de 100 lei. 

Cheltuielile de protocol pot fi:

• mese,
• transport parteneri de afeceri,
• dineuri,
• închirieri de săli,
• fotografii,
• cadouri sub forma bunurilor,
• cocktailuri de primire,
• servicii (de ex., manifestări cultural artistice).

Astfel de tipuri de cheltuieli, dar și altele sunt precizate și prin acte normative emise de Guvern, Parlament, sau alte instituții pentru organizarea activităților necesare protocolului de stat.

După cum se poate observa, nu există o definire clară a acestor tipuri de cheltuieli, acestea fiind totuși asimilate cadourilor/meselor/etc. oferite partenerilor de afaceri. În acest sens, ar trebui ca, alăturat documentelor prin care s-a efectuat cheltuiala, să existe un document aprobat de administratorul/directorul societății prin care sunt identificați beneficiarii și/sau scopul acestor cheltuieli.

Deductibilitatea protocolului - cum calculăm

Astfel, din punctul de vedere al impozitului pe profit, baza de calcul la care se aplică cota de 2% (art. 25 alin. (3) lit. a) din Codul Fiscal) se calculează dupa formula:

Venituri totale – Cheltuieli totale + Cheltuiala cu impozitul pe profit +  Cheltuiala de protocol (care trebuie sa cuprindă și taxa pe valoarea adăugată colectată, dacă e cazul).

TVA aferentă cheltuielor de protocol poate fi dedusă în baza art. 297 din Codul Fiscal. Totuși la aliniatul 7 al acestui articol se precizează că nu se poate deduce TVA pentru achizițiile de băuturi alcoolice și produse din tutun, cu excepția cazurilor în care aceste bunuri sunt destinate revânzării sau pentru a fi utilizate pentru prestări de servicii.

Cadourile de protocol și TVA-ul. Reguli diferite la bunuri vs. servicii

Din punctul de vedere al TVA,  conform art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul Fiscal, nu constituie livrare de bunuri acordarea de bunuri de mică valoare, în mod gratuit, în cadrul acțiunilor de protocol dacă valoarea fiecărui cadou oferit este mai mică sau egală cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Prin cadou se înțelege unul sau mai multe bunuri oferite gratuit unui partener de afaceri. Dacă societatea a oferit și cadouri care depășesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, însumează valoarea depășirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plată, și colectează taxa, dacă taxa aferentă bunurilor respective este deductibilă total sau parțial.

Normele metodologice date în aplicarea Codul Fiscal precizează că în cazul depășirii plafonului de 100 de lei, de la art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal, societatea trebuie să întocmească autofactura. Autofactura este emisă având la rubrica cumpărător tot numele societății emitente, iar în loc de denumirea și descrierea bunurilor livrate se poate menționa textul: depășire plafon protocol.

Dacă în schimb e vorba de cheltuieli de protocol reprezentând servicii, conform art. 271 alin. (5) lit. a) din Codul Fiscal, nu constituie prestare de servicii efectuată cu plată utilizarea bunurilor care fac parte din activele folosite în cadrul activității economice a persoanei impozabile sau prestarea de servicii în mod gratuit, în cadrul acțiunilor de protocol.

Înregistrarea în contabilitate

Potrivit Ordinului M.F.P. nr. 1802 / 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, cheltuielile de protocol se inregistrează în debitul contului 623 „Cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate”. Începând din acest an acest cont are 2 conturi sintetice de gradul 2: 6231 "Cheltuieli de protocol" și 6232 "Cheltuieli de reclamă şi publicitate".

De reținut că orice cheltuială efectuată de către societate poate fi reinterpretată fiscal de către organul fiscal. Codul Fiscal precizează la art. 11 că „la stabilirea sumei unui impozit, a unei taxe sau a unei contribuții sociale obligatorii, autoritățile fiscale pot să nu ia în considerare o tranzacție care nu are un scop economic, ajustând efectele fiscale ale acesteia, sau pot reîncadra forma unei tranzacții/activități pentru a reflecta conținutul economic al tranzacției/activității.” Tranzacțiile fără scop economic sunt cele care nu produc efecte economice sau profituri, ci determină o situație fiscală mai favorabilă.

Acest articol face parte dintr-o campanie de informare despre banii companiei tale și cum poți dispune de ei legal, pe care o vom derula pe parcursul următoarelor luni. Toate articolele din seria CASH-OUT: CUM SCOȚI BANI DIN FIRMĂ publicate până acum sunt disponibile aici.