De ce ai nevoie de un plan de comunicare internă? E o prostie sau un lucru util?

Apoi, odată cu schimbările dramatice de pe piața muncii din ultimii ani, puțini oameni își mai proiectează o slujbă ca pe locul de unde se văd ieșind la pensie. Iar supărările, ei bine, atunci când sunt spuse în social media, sunt auzite de un cerc extrem de larg de oameni, cu efecte majore pentru comunitatea în privința căreia sunt spuse.

Astăzi, Alin Popescu, fondator avocatnet.ro, ne vorbește despre cum să contruiești armonie în echipă și punți de legătură cu managementul prin realizare unui plan de comunicare.

Așa cum v-am obișnuit deja, cursurile pe care le scriu nu sunt o reluare teoretică a unor concepte pe care le-aș fi învățat undeva, la o facultate ori un curs intensiv. Nu. Ele sunt expresia experiențelor prin care am trecut în anii în care am organizat afaceri, ani în care am lucrat cu sute de oameni și am intrat în legătură cu multe milioane de cititori prin intermediul avocatnet.ro.

Și, dacă e să fi învățat ceva în toți acești ani, atunci am învățat cum să comunic. Nu puține au fost situațiile în care o comunicare bună m-a salvat din momente neplăcute. Și invers, nu puține au fost situațiile în care am înțeles că, dacă aș fi comunicat mai bine, probabil că aș fi reușit să preîntâmpin probleme ori să le diminuez efectele. Dar, despre toate astea, îți voi povesti pe parcursul acestui curs.

Până atunci, să îți arăt de ce ai nevoie să comunici, pentru binele organizației tale, al familiei tale și al persoanei tale. Nu contează ce poziție ai în organizația din care faci parte și nici care e modul în care se raportează ceilalți oameni la tine. Dacă urmezi niște reguli minimale de comunicare, ai putea ajunge, în timp, să schimbi atât poziția ta din organizație, cât și modul cum te privesc oamenii din jur.

Primul lucru pe care l-am descoperit eu e că, prin comunicare, poți crea într-o companie o cultură specială, a transparenței și încrederii reciproce.

Noi nu ascundem situații financiare în companie, definim ținte palpabile pe care oamenii le pot înțelege și urmări ușor etc. Nu există birouri speciale pentru manageri, dar există săli în care poți merge oricând, oricine ai fi, dacă vrei să dai telefon cuiva și vrei să ai intimitate. Comunicarea internă devine, astfel, un flux continuu, în care oamenii interacționează pe măsură ce apar probleme și le rezolvă ușor, integrându-le în programul lor obișnuit de lucru.

Ai putea spune că o astfel de abordare e posibilă doar în companii mici, cu puțini oameni. Eu cred că, dimpotrivă, e o abordare utilă în orice formă de companie, indiferent de mărimea ei. De multe ori, șeful se izolează într-un birou nu pentru că ar avea nevoie tot timpul de intimitate, ci pentru că își urmărește orgoliul, care îi spune că ar fi util să se distanțeze de ceilalți oameni, doar e special. Și cred că, la nivel de comunicare, asta e o greșeală. Poate că oamenii cred în Dumnezeu sau alți zei, dar nu vor crede niciodată într-un șef. Pe șef, trebuie să îl respecte. Și diferența dintre un șef respectat și un șef căruia oamenii doar i se supun e dată tocmai de comunicare.

Al doilea lucru care accentuează puterea comunicării ține de flow. Ce e flow-ul? 

E starea aceea în care lucrurile bune și rele curg spre echipă, într-un mix constant, iar echipa învață să le facă față fără să se gândească prea mult că sunt lucruri rele sau bune. Atunci când într-o echipă există o comunicare sănătoasă, când oamenii sunt concentrați pe mers înainte și nu pe eschivă, stins focuri interne și bârfă, echipa intră în acest flow. Și, asemeni unei bărci care coboară pe un rău, echipa învață doar să țină barca departe de maluri, fără să se opună vreodată forței răului. Eu cred că viața unei companii, ca și viața unui om, e construită în jurul acestei idei, de folosire a situațiilor bune sau rele în care ne aflăm pentru a merge mai departe, sper scopurile pe care ni le-am stabilit. E singurul scop primar al vieții noastre.

Apoi, prin comunicare oamenii pot primi acel ceva care să îi facă să trăiască totul la capacitate maximă: sentimentul de apartenență la un scop mai mare decât persoana lor.

Cu toții avem nevoie de un astfel de scop în viață. Și, atunci când vorbim despre viața unor companii, scopul e mai important decât banii. Noi am testat asta, de mai multe ori, cu mai multe echipe de oameni de la avocatnet.ro, și întotdeauna sentimentul că lucrează la ceva mare, mai mare decât propria lor pesoană, a fost primul în rândul mulțumirilor care motivează oamenii. Salariul a fost abia pe locul 3. Pe doi se află tot un aspect legat de comunicare, și anume respectul.

Atunci când comunici cu oamenii, le arăți că îi respecți.

Eu, cel puțin, cred că asta e ideea principală într-o relație, fie ea personală ori de afaceri. Comunicarea continuă ține oamenii în priză și îi ajută să înțeleagă încotro mergi. Chiar și atunci când critici pe cineva, dacă reușești să o faci constructiv, lucrul în cauză e tot o formă de respect.

Comunicarea are un impact major asupra productivității muncii, asupra înțelegerii direcției și valorilor companiei și așa mai departe.

Ca o consecință directă a implementării ideilor prezentate în paragrafele anterioare, se vor întâmpla cu siguranță și aceste lucruri. Pentru că, într-o formă sau alta, o organizație care știe să comunice intern e o organizație în care oamenii se respectă reciproc, se ajută reciproc și trag în aceeași direcție, fiind motivați de scopul pentru care muncesc.

În finalul, o singură mențiune. Comunicarea nu e un plan pe care cineva îl face și îl trimite, scris, altor oameni. Nu e un plan pentru persoanele X și Y din companie. E ceva ce trebuie practicat zilnic, mai ales de cei din management, ceva ce, în timp, intră în ADN-ul acelei organizații. Atunci când oamenii înțeleg că acel comportament e acolo să rămână, se vor adapta cu toții, în timp. Și asta e alt lucru important.

Un plan de comunicare are nevoie, în primul rând, de timp, pentru a fi implementat. Oamenii trebuie să înceapă să creadă în acel plan, să considere că e o formă de respect să îl urmeze, nu să îl privească la fel ca pe o nouă corvoadă impusă de un management hain. Dacă vei construi un plan intern de comunicare, încearcă să n-ai așteptarea că se va aplica de mâine în toată echipa.

Bate-te pentru acest plan, promovează-l și îngrijește-l, pentru că îți garantez că merită. Orice poziție ai avea în companie, implementarea unui astfel de plan îți va asigura o slujbă mai plăcută în viitor.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de productivitate, afaceri, drept, vânzări și multe alte materii, în ritmul ales de tine.