Cum poate MS Excel să economisească timpul pentru manageri și angajați?

Fără să ne dăm seama, astfel de obiceiuri ne încarcă activitatea profesională și ne fac să pierdem inutil timpul. Urâm să facem rapoarte pentru că ne ia o zi să le facem și doar cam o oră să le interpretăm pentru a găsi informațiile utile. Ajungem în situații în care nu facem rapoartele suficient de des tocmai pentru că durează prea mult.

Soluția cea mai folosită în astfel de situații este un software de calcul tabelar. Cel mai popular este Microsoft Excel. Deși cursul este aplicat pe Microsoft Excel, majoritatea softurilor de calcul tabelar oferă funcții similare (vezi Google Sheets, Libre Office, Open Office).

Lucrurile pot părea complicate (funcții și formule greu de înțeles), dar vom începe cu noțiunile simple și vom învăța formule și abordări din ce în ce mai complexe.

Să luăm o listă cu câteva zeci de comenzi (vânzătorul, ziua comenzii, valoarea comenzii, județul din care s-a făcut comanda). Cu câteva formule simple putem calcula o serie de indicatori:

• suma totală, numărul de facturi și valoarea medie a unei facturi (folosim funcții de bază)
• suma comenzilor, numărul de facturi și valoarea medie a unei facturi dintr-o anumită zi sau dintr-un interval de timp (la funcțiile de bază se adaugă o condiție)
• suma comenzilor, numărul de facturi și valoarea medie a unei facturi dintr-un anumit județ
• suma comenzilor, numărul de facturi și valoarea medie a unei facturi pentru fiecare vânzător
• câte comenzi dintr-un anumit județ au fost realizate de un anumit vânzător (la funcția de bază se adaugă 2 condiții)
• dacă avem și o listă cu produsele aferente fiecărei comenzi, putem calcula și numărul total de produse comandate din fiecare tip (se folosesc date dintr-un alt sheet)
• pe lângă lista de produse aferente fiecărei comenzi, avem și o listă cu profitabilitatea fiecărui produs – vom putea calcula profitabilitatea tuturor comenzilor (se folosesc date din mai multe sheet-uri și funcții condiționale)

Important! Întocmirea unui astfel de raport (pentru prima oară) n-ar trebui să dureze mai mult de 45-60 de minute. Raportul și toți indicatorii săi se pot actualiza ușor (în 5-10 minute) când se introduce o listă nouă sau se completează cea existentă (să zicem comenzile din luna curentă față de comenzile din luna precedentă).

Nu contează dacă lista are 100, 1.000, 10.000 sau 100.000 de intrări, calculele se actualizează automat.

Astfel, se pot actualiza rapoartele chiar și zilnic, putându-se dedica mult mai mult timp pentru analiza datelor. În plus, erorile se pot identifica și corecta mult mai ușor.

La finalul cursului, veți putea întocmi rapoarte mult mai complexe decât cel atașat, dar vom discuta și despre:

• cum putem construi sheet-uri centralizatoare cu care să putem urmări evoluția indicatorilor (de exemplu de la săptămână la săptămână sau de la lună la lună);
• cum să generăm și să formatăm grafice relevante;
• cum să verificăm formulele și să eliminăm erorile;
• o serie de trucuri utile care ne pot ajuta în diverse activități legate de procesarea datelor.

Chiar dacă am vorbit până acum despre rapoarte (care țin de activitatea de monitorizare), noțiunile se aplică, la fel de bine, și pentru planificare și estimare.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de productivitate, afaceri, drept, vânzări și multe alte materii, în ritmul ales de tine.